Unternehmerische Abläufe optimieren, Verbesserungspotential aufdecken: Derzeit verändert unter anderem Corona die Bedingungen für Prozesse und Geschäftsmodelle und treibt allerorts die digitale Transformation noch weiter voran als dies zum Jahresbeginn auf der Agenda vieler Unternehmen stand. Immer mehr Unternehmen erkennen die Dringlichkeit, die Organisation ihrer Struktur und Kultur neu auszurichten.
Das Verständnis von Personalmanagement wandelt sich derzeit massiv und die Veränderungen eröffnen Unternehmen lange ungeahnte Möglichkeiten. Mit moderner Software bietet sich eine schlagkräftige Antwort auf die aktuelle Lage, aber auch sonst liefert sie Unternehmen die Möglichkeit, um passgenau zu reagieren. Mehr noch: Mit dem passenden Tool kann in Personalabteilungen mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben freigesetzt werden. Es entsteht die Chance für ein neues Miteinander, in dem HR die Rolle eines strategisch relevanten Partners übernimmt.
Positive Effekte für die eigene Entwicklung nutzen: Unternehmen haben jetzt die Chance, die Basis für eine zukunftsorientierte Personalarbeit zu schaffen. Die Auswirkungen werden komplette Prozesse optimieren. Denn eine digitale Transformation, die auch im HR dringend notwendig ist, entlastet die Personalabteilung und ermöglicht, dass sie sich wichtigeren Aufgaben als „hire and fire“ widmen kann.
Während in der Vergangenheit in erster Linie Lösungen für administrative Bereiche wie Bildungsmanagement, Entgelt und Zeiterfassung von HR-Software verlangt wurden, sind mittlerweile auch und besonders Werkzeuge für strategische Aspekte wie Personalentwicklung sowie Recruiting von Bedeutung. Stichwort: New Work. Generell ermöglicht HR-Software wirklich effizientes, zeitgemäßes Personalmanagement und schnellere, qualitativ bessere Entscheidungen.
Auf Höhe der Zeit bleiben
Personaler sind schon aus eigenem Interesse gefordert, ihre digitale Kompetenz auszubauen und sich als innovativer Treiber der Digitalisierung zu präsentieren. In zu vielen Unternehmen gibt es immer noch Defizite in diesem Bereich, die HR in ihrer Existenz bedrohen. Denn gelingt es nicht, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und mit ihren Mitteln zentrale Themen wie die Personalentwicklung voranzutreiben, könnte das HR-Abteilungen möglicherweise langfristig sogar überflüssig machen.
HR-Software dagegen senkt den Aufwand bei operativen und strategischen Aspekten gleichermaßen und stärkt die täglichen Arbeitsabläufe. Auf Themen, wie die sich aktuell wandelnden Strukturen der Arbeitswelt, neuen Anforderungen bezüglich Werten, Agilität, Personalentwicklung und Performance, kann im Unternehmen so zielgerichtet reagiert werden.
Wandel aktiv gestalten
Der Trend zur Technologisierung wird wohl auch über das Jahr 2020 hinaus bestehen bleiben und sich weiterentwickeln. Automatisierte Anwendungen werden mutmaßlich immer größeren Raum einnehmen und in naher Zukunft immer mehr Routine- und Verwaltungstätigkeiten übernehmen. Ohne Software kann HR nicht mehr zukunftsfähig arbeiten. Werden Personalverantwortliche beispielsweise beim Bewerbermanagement nicht in dieser Form unterstützt, kann das gerade für jüngere Fachkräfte aus der Generation Y oder Z, die der ab etwa 1985 geborenen Digital Natives, abschreckend sein.
Das kann fatale Folgen haben, denn gerade in der aktuellen Ausnahmesituation benötigen Unternehmen Mitarbeiter, die in der Lage sind, den digitalen Wandel zielführend zu gestalten. Auch um ein positives Unternehmensimage zukünftig weiter zu sichern, sind Organisationen gut beraten, rechtzeitig tiefe Digitalkompetenz aufzubauen. HR sollte sich in diesem Prozess verstärkt zum internen und externen Dienstleister entwickeln.
Digital aufrüsten
Bei vielen Unternehmen bewegt sich in Folge dieser Entwicklung auch das Bewerbungsmanagement und andere HR-Aufgaben von der Personalverwaltung immer mehr hin zu externen Dienstleistern. In vielen Fällen übernehmen schon andere Fachabteilungen, die bei der Auswahl neuer Mitarbeiter HR nicht mehr einbeziehen. Das wirft die Frage auf, ob ein Unternehmen in Zukunft überhaupt noch eine HR-Abteilung benötigt.
So hat schon vor einiger Zeit die Denkfabrik „2b AHEAD“ Wirtschaftsvertreter zur Zukunft der HR bis 2027 befragt. Die Ergebnisse sind vielleicht nicht repräsentativ, aber nach wie vor brisant, untermauern sie doch, dass HR-Abteilungen dringend digital aufrüsten müssen, um sich ihre „Existenzberechtigung“ zu sichern. 32 Prozent der Umfrageteilnehmer gehen davon aus, dass die HR-Abteilung eigenständig bleibt und zum Innovationstreiber wird. 33 Prozent denken, dass die HR-Abteilung und ihre Funktionen weitgehend unverändert bleiben. 28 Prozent rechnen damit, dass die HR-Aufgaben 2027 dezentral von den Mitarbeitern anderer Fachbereiche erledigt werden und sieben Prozent erwarten, dass die HR-Abteilung sich ganz auflöst und die Aufgaben von freien Mitarbeitern übernommen werden.
Zukunftsfähigkeit sichern
Unternehmen sind angesichts steigender Komplexität der Umgebung heute mehr denn je gefordert, agil zu sein und auf die Auswirkungen von Digitalisierung, Kollaboration und Disruption angemessen zu reagieren. Das betrifft auch und besonders die Personalabteilungen. Software, wie etwa die modulare HR-Software von rexx systems, soll daher in erster Linie Abläufe verbessern, Aufwand mindern und so den Mitarbeitern in HR ein effektiveres Arbeiten ermöglichen.
So unterstützt, kann die Personalabteilung aufbauen statt nur abzuwickeln. Zum Aufbauen gehört ganz zentral die Personalentwicklung oder besser Kompetenzentwicklung im Unternehmen, um die Mitarbeiter durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen in ihrer Entwicklung weiterzubringen. Die Chancen der Mitarbeiterbindung sind dabei in der Regel weit größer als die, dass der oder die somit Besserqualifizierte das Unternehmen verlässt. In diesem Prozess kann Aufbauen auch bedeuten, dass die Personaler aktiv mitwirken, innovative Strukturen zu schaffen, die in Richtung Arbeiten 4.0, New Work und einer besseren Work-Live-Balance gehen.
Eigenverantwortung fördern
Für ein erfolgreiches Personalmanagement zentral ist, dass Personalabteilungen sich weiter auf Kernaufgaben und Strategien fokussieren. Eine Softwarelösung sollte aber auch auf die Tatsache reagieren, dass traditionelle HR-Verwaltungsaufgaben häufig heutzutage nicht mehr im HR-Bereich liegen, sondern bei Führungskräften oder direkt beim Mitarbeiter.
Hier können etwa Employee Self Services mit entsprechenden Workflows zur Qualitätssicherung ihre Pluspunkte ausspielen. Urlaub, Dienstreisen oder Elternzeiten können so von den Mitarbeitern beantragt werden. Zudem ist es dann möglich, Änderung von Stammdaten wie Anschrift, Bankverbindung oder Krankenversicherung über das Mitarbeiter-Portal papierlos bekanntzugeben.
Öffnen und vernetzen
Erfolgreiche Digitalisierung in HR braucht kompetente Köpfe, die mutig sind und sich trauen, die sich bietenden neuen Möglichkeiten zu nutzen und voll auszuschöpfen. Klar ist, dass etwa HR-Analytics, Cloud-basiertes E-Recruiting, Matching-Tools oder auch Suchmaschinenoptimierung (SEO) Unternehmen dabei unterstützen, bislang ungenutztes Potential zu heben, ihnen neue Chancen eröffnen.
Um diese umsetzen zu können und alle Ziele erreichen zu können, kommen Organisationen nicht umhin, tiefe digitale Kompetenz zu erwerben und diese auch angemessen zu vermitteln. Dabei geht es natürlich auch darum, sich mit der eingesetzten Software und den KPIs auszukennen – aber HR muss darüber hinaus vor allem ihre Rolle als strategischer Partner neu definieren. Um zukunftsfähig zu werden, muss sich die Personalabteilung öffnen und sich auch die Fähigkeit aneignen, sich zu vernetzen.
Daniel Knep ist IT-Journalist für Wordfinder PR.
