Die Arbeitswelt hat sich stark in Richtung mobiles Arbeiten verändert. Die fortschreitende digitale Transformation ist dabei die treibende Kraft. Immer leistungsfähigere und handlichere mobile Endgeräte unterstützen diese Entwicklung. So hält heute neben Smartphone, Tablet und Laptop die Smart-Watch zunehmend Einzug in den Geschäftsalltag. Nun ist es an der Zeit, Fachanwendungen für diesen mobilen Einsatz nachzuziehen.

Besonders in Bereichen wo viele Personen mit unterschiedlichen Arbeitsumgebungen an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, ist es wichtig auf Anwendungen zu bauen, die mobiles Arbeiten einfach ermöglichen. Ein erster Schritt dahin ist die durchgängige Digitalisierung von sämtlichen dokumentenzentrierten Arbeitsabläufen.

Die Dokumentationsanforderungen im Anlagen- und Maschinenbau sind in der Regel sehr hoch. Sie umfassen oft mehrere 100.000 Dokumente, die meist via E-Mail oder über unterschiedlichste Download-Server ausgetauscht und zusammengetragen werden. Beispiele sind neben den klassischen projekt- und produktspezifischen Dokumenten insbesondere auch Sicherheitsunterlagen, Garantien, Verträge, Zertifizierungs-, Zulassungs- und Genehmigungsdokumente sowie Wartungsmanuals.

Um den Schritt in Richtung Digitalisierung gehen zu können, braucht es eine intelligente Lösung, die nicht nur alle Dokumente zentral verwaltet, sondern auch die damit verbundenen Prozesse über alle Unternehmensgrenzen hinweg abbilden kann. Zudem sollte sie die unterschiedlichsten Bedürfnisse in puncto mobiles Arbeiten erfüllen.

„Der Maschinenbau darf den Anschluss an die digitale Transformation der Industrie nicht verpassen. Internet-Giganten und IT-Konzerne stehen bereits in den Startlöchern, um sich mit ihren Plattformen zwischen den Maschinenbau und seine Kunden zu drängen“, sagt Wolfgang Lemb, für die Branche zuständiges geschäftsführendes Vorstandsmitglied der IG Metall. Daher sei es für Hersteller im Bereich Anlagen- und Maschinenbau notwendig, sich in der Plattformökonomie strategisch aufzustellen und stärker miteinander zu kooperieren.

Responsiv, barrierefrei und überall verfügbar

Drei Anforderungen an Business Anwendungen, die in Zukunft immer wichtiger werden, sollten bei der Auswahl bedacht werden: „responsiv“, „barrierefrei“, „ständig verfügbar“. Was ist mit responsiv gemeint? Durch die unterschiedlichen Bildschirmgrößen der diversen mobilen Endgeräte, muss sich die Benutzeroberfläche einer Anwendung den jeweiligen Rahmenbedingungen automatisch anpassen können. Dies bedeutet mitunter unterschiedliche Schriftgrößen, eine angepasste Menüführung oder einfach bedienbare Formulare. Teilweise werden inhaltlich unnötige Bilder oder Symbole ausgeblendet.

Barrierefreiheit ermöglicht es nicht nur Menschen mit Behinderungen, beispielsweise durch unterschiedliche Kontrasteinstellungen, die Unterstützung von Bildschirmlesegeräten oder einer reinen Tastaturbedienung, gut und effizient arbeiten zu können. Die Praxis hat gezeigt, dass Software, die mit dem Gedanken der Barrierefreiheit entwickelt wurde, eine bessere Benutzerfreundlichkeit für alle Anwender bietet.

Verbindet man diese beiden Anforderungen mit dem Wunsch nach ständiger Verfügbarkeit, landet man bei einer cloudbasierten Webanwendung, die zusätzlich eine mobile App für Android und iOS bietet.

Maßgeschneiderte Arbeitsumgebungen

Moderne Webanwendungen haben eine responsive Benutzeroberfläche und sind perfekt an persönliche Vorlieben hinsichtlich der Arbeitsplatzstruktur anpassbar. Um auf das Beispiel Lieferantendokumentation zurückzukommen: Alle an einem Prozess beteiligten Personen erhalten in ihrer persönlichen cloudbasierten Arbeitsumgebung Aufgaben in einer digitalen To-do-Liste zugeteilt.

Diese werden entweder in der Benutzeroberfläche im Webbrowser oder über mobile Endgeräte bearbeitet. Wenn es besonders schnell gehen muss, dann wird per Smart Watch die Genehmigung erteilt. Dies spart Zeit und ist insbesondere für Vorgesetzte eine schnelle und bequeme Möglichkeit zeitkritische Genehmigungen zu erteilen.

Datenschutz und Datensicherheit und mobiles Arbeiten

Beim Thema Datenschutz und -sicherheit sollte man bei der Auswahl von cloudbasierten Anwendungen auf europäische Cloud-Anbieter setzen. Diese unterliegen den strengen Datenschutzbestimmungen. Der Zugriff auf Informationen muss u?ber ein Rechte- und Rollenkonzept geregelt sein. Somit ist klar definiert, welche Personen welche Dokumente einsehen und bearbeiten dürfen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt zudem bereits beim Login fu?r Zugriffs- und Datensicherheit – unabhängig davon mit welchem Endgerät gerade gearbeitet wird. Die Sicherheitsarchitektur besteht im Idealfall aus einer echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, das heißt, dass die Verschlüsselung am Arbeitsplatz oder am mobilen Endgerät und nicht erst in der Cloud erfolgt, wobei nur der Kunde Zugriff auf seine Daten hat.

Als weiteres Auswahlkriterium ist auf entsprechende Zertifizierungen zu achten, die ein Anbieter vorweisen kann. Ein gutes Beispiel dafür ist das C5-Testat – basierend auf dem „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“, kurz C5. Es wird vom BSI herausgegeben, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Der Anforderungskatalog des BSI legt fest, welche Mindestanforderungen Cloud-Dienstleister erfüllen und vertraglich einhalten müssen.
Moderne Business Anwendungen sind heute sowohl flexibel als auch sicher genug, um problemlos alle Anforderungen seitens mobiler Arbeitsplätze zu erfüllen. Voraussetzung ist allerdings, dass sie auf einer ordentlichen technologischen Basis aufsetzen.

Quelle: Fabasoft
Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Business Process Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.

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