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10/2016 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
Die GoBD aus dem November 2014
(Gültigkeit ab 1. 1. 2015) konkretisieren
die Anforderungen des Gesetzgebers
weiter. Diese gelten für die maschinelle
Auswertbarkeit, die Verfahrensdoku-
mentation, das interne Kontrollsystem
und die elektronische Archivierung
sowie für den Datenzugriff der Finanz-
behörden. Damit wird klargestellt, dass
eine Verfahrensdokumentation Pflicht
ist. „Die Verfahrensdokumentation
beschreibt den organisatorisch und
technisch gewollten Prozess, zum Bei-
spiel bei elektronischen Dokumenten
von der Entstehung der Informationen
über die Indizierung, Verarbeitung
und Speicherung, dem eindeutigen
Wiederfinden und der maschinellen
Auswertbarkeit der Absicherung gegen
Verlust und Verfälschung und der Re-
produktion.“ Die Formulierung gibt ei-
nen kleinen Vorgeschmack auf den tat-
sächlichen organisatorischen Aufwand,
der für eine ordnungsmäßige Erfüllung
des Gesetzes zu leisten wäre. Auch der
Begriff der Unveränderbarkeit wird in
oben genanntem Schreiben unterlegt.
Im Hardware-Bereich müssen unverän-
derbare Datenträger (WORM-Medien
2
)
verwendet werden. In die Software
müssen Sicherungen, Sperren, Fest-
schreibungen und automatische Proto-
kollierungen integriert sein, die durch
Zugriffsbeschränkungen seitens der
Betriebsorganisation flankiert werden.
Klar ist, dass allein die Ablage der Da-
ten in einem Dateisystem diese Anfor-
derungen nicht erfüllt. Deshalb wird
auch die Ablage der Daten im Kassen-
system selbst nicht genügen. Sollte das
Kassensystem im Aufbewahrungszeit-
raum nämlich abgelöst werden, müss-
ten die Originaldaten unter transaktio-
naler Absicherung in einem dokumen-
tierten Verfahren in ein Archivsystem
2 WORM: „write once read many“ (engl. für
„schreibe einmal, lies vielfach“) bezeichnet
Vorkehrungen in der IT, die das Löschen,
Überschreiben und Ändern von Daten auf
einem Speichermedium dauerhaft aus-
schließen.
migriert werden, da ein einfaches Um-
kopieren nicht erlaubt ist.
Viele größere Unternehmen nutzen
heute für die Archivierung ihrer Daten
Enterprise-Content-Management-Sys-
teme (ECM-Systeme), beispielsweise
für Rechnungen und Verträge. Die Ar-
chivierung von Daten zu Bargeschäften
war davon bisher meist ausgenommen.
Aus gutem Grund: Das jährliche Daten-
volumen bei der Dokumentation aller
Informationen eines einzelnen Bons
über alle anfallenden Kassentransak-
tionen ist unvorstellbar groß und kann
bei national tätigen Handelskonzernen
schnell zu Milliarden von Datensätzen
anwachsen. Mit den vorhandenen ECM-
Systemen ist das nicht darstellbar, zum
einen, weil das benötigte Speichervolu-
men schlicht zu teuer ist, zum anderen,
weil aufgrund des klassischen ECM-Da-
tenmodells und wegen Funktionen, wie
zum Beispiel einer Volltextindizierung,
diese Systeme technisch gar nicht in
der Lage sind, die potenziell geforder-
ten Auswertungen bereitzustellen. Um
diesem Problem nicht nur Herr zu wer-
den, sondern auch noch einen Nutzen
zu generieren, dessen Mehrwert die
Kosten des Problems übersteigt, hat
die Hamburger nextevolution AG eine
Lösung auf der Basis von Big-Data-
Technologien entwickelt, die bereits bei
verschiedenen Einzelhandelsunterneh-
men erfolgreich im Einsatz ist.
Als letzte Lücke im System hat der
Gesetzgeber nun die elektronische Re-
gistrierkasse selbst ausgemacht, und
natürlich soll auch diese Möglichkeit
zum Steuerbetrug verhindert werden.
ó
A N Z E I G E
