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AKTUELL
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MAGAZIN · 10/2016
Im Expert Talk: Elisabeth Schwendinger, eks informatik
„Standard-Tools alleine
reichen nicht aus“
Die Aufgaben eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) haben sich ausgeweitet.
Ein DMS muss weitaus mehr Funktionalität bieten als eine eigenständige Lösung für das
Versenden, Importieren und Exportieren von Dokumenten sowie deren Verwaltung im
Storage-Bereich. Wie eine ausgereifte, zeitgemäße und vor allem zukunftssichere
DMS-Lösung aussieht, skizziert Elisabeth Schwendinger, Mitglied der Geschäftsleitung
bei der eks informatik gmbh, im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM).
MM:
Welche Funktionen muss ein DMS
aufweisen, um heute dem „Stand der
Technik“ zu genügen?
Schwendinger:
Ich gehe davon aus,
dass die heute im Einsatz befindlichen
DMS-Systeme zumindest die gesetz-
lichen Anforderungen hinsichtlich der
„Grundsätze zum Datenzugriff und
zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“
(GDPdU) erfüllen. Falls dies nicht der
Fall oder gar keines im Einsatz ist, be-
steht bereits hier dringender Handlungs-
bedarf. Über diese „Grundsicherung“
hinausgehende Funktionalitäten sind
davon abhängig, wie offen ein Unterneh-
men gegenüber heute aktuellen Themen
eingestellt ist. Wir stellen beispielsweise
eine hohe Nachfrage hinsichtlich einer
Bereitstellung der Archivinhalte für mo-
bile Einsatzszenarien und bei der Moder-
nisierung des Anwender-Clients sowie
der durchgängigen Automatisierung von
Eingangsrechnungen fest.
MM:
Wie kann ein modernes DMS den
Automatisierungsgrad im Unternehmen
verbessern?
Schwendinger:
Mit den mitgelieferten
Standard-Tools und -Funktionalitäten
lässt sich dieses Vorhaben in der Regel
nicht umsetzen. Entweder sind die dafür
nötigen technischen Voraussetzungen
nicht gegeben oder können die speziellen
Kundenanforderungen nicht im Standard
abgebildet werden. In diesen Fällen sind
spezialisierte Programme wie LDOX mit
flexiblen Schnittstellen notwendig, die
sowohl die Möglichkeiten des DMS-Sys-
tems erweitern wie auch die Produktivität
und Flexibilität auf Seiten der Anwender
erhöhen. Entsprechende Migrations- und
Modernisierungsprojekte setzen daher
vielfältigeKenntnisse in .NET, Objective-C,
PHP, JAVA und ILE RPG voraus.
MM:
Wie wichtig ist die enge Integrati-
on in die unternehmensinternen Abläu-
fe und Prozesse?
Schwendinger:
Eine enge Integration
ist das A und O eines solchen Projekts.
Softwareseitig besteht die Herausfor-
derung darin, die vorhandene – und oft
historisch gewachsene – IT-Infrastruktur
über spezialisierte Tools und Anwen-
dungen performant sowie sicher anzu-
binden. Dabei muss der Blick über den
aktuellen Status quo im Unternehmen
hinausgehen und neben der Marktent-
wicklung die mittel- sowie langfristige
IT-Strategie berücksichtigt werden.
MM:
Welche Vorteile ergeben sich bei
Unternehmen aus der Integration mit
anderen Systemen – wie ERP- oder
CRM-Lösungen?
Schwendinger:
Der große Vorteil ist,
dass die im Unternehmen bereits in an-
deren Systemen vorhandenen Daten auf
diese Weise logisch zusammengeführt
und in neue oder erweiterte Prozesse
integriert werden können. Nehmen wir
als Beispiel die heute oft noch übliche
Bearbeitung von Eingangsrechnungen:
Papierbelege werden per Hand verteilt,
in den Abteilungen manuell bearbeitet
und erst zum Schluss digitalisiert. Rech-
nungen, die bereits als PDF ankommen,
werden vorher ausgedruckt. Hier setzen
wir mit LDOX an und etablieren einen
durchgängig digitalisierten, automati-
schen Eingangsrechnungs-Workflow mit
Querverbindungen ins ERP- und CRM-
System. Damit lassen sich etwa unnötige
Doppelerfassungen verhindern. Ein ho-
her Anteil der Eingangsrechnungen wird
zudem automatisch erkannt und direkt
durchgebucht. Das spart abteilungsüber-
greifend Zeit, führt zu stabilen Prozessen
und schließt Fehler aus.
Elisabeth Schwendinger,
Mitglied der
Geschäftsleitung bei der eks informatik
gmbh: „Mit unseren LDOX-Produkten
müssen Dokumente weder ausgedruckt
noch per Mail bzw. Post verschickt werden.“
Quelle: eks informatik
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