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10/2016 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
dieser Veränderungsprozess muss ange-
gangen werden – nur dann lassen sich
die Potenziale ausschöpfen, die mit der
Digitalisierung einhergehen.
MM:
Das klingt alles schon sehr nach
papierlosem Büro. Einer der wichtigsten
Gründe für Unternehmen auf digitalisier-
te Verwaltungsprozesse zu setzen, liegt
ja im finanziellen Einsparpotenzial …
Friemel:
Das ist richtig. Damit sind aber
weniger die Kosten des manuellen Abla-
geprozesses gemeint – also Einsparun-
gen bei Materialien wie Papier, Ordner,
Toner, Drucker oder der Wegfall von
nicht mehr benötigtem Lagerraum. Die
wirklich tiefgreifenden Kostenvorteile
entstehen als Folge der digitalen Ver-
fügbarkeit. Das beginnt bei der Minimie-
rung von Suchkosten für die Mitarbeiter,
die kontinuierlich Zugriff auf Belege
haben müssen, bis hin zu den perma-
nenten Einsparungen durch deutlich
verschlankte Prozesse. Dies schlägt sich
in einer höheren Arbeitseffizienz der
Mitarbeiter nieder. Die freiwerdenden
Personalkapazitäten lassen sich dann
an anderer Stelle gewinnbringend ein-
setzen. Auch die mobile Verfügbarkeit
von Belegen und Daten wirkt sich positiv
aus. Mit eGECKO beispielsweise verfü-
gen Unternehmer schon heute über ein
performantes Steuerungstool, mit dem
sie relevante Unternehmenskennzahlen
ortsunabhängig abrufen können – jeder-
zeit und immer aktuell.
MM:
Wenn Abläufe digitalisiert werden
sollen, benötigen Unternehmen ja auch
Formulare und Dokumente in digita-
lisierter Form. Hinzu kommen die ge-
setzlich vorgeschriebenen Sicherheits-
anforderungen für das Datenhandling
oder die Pflicht, zahlreiche Dokumente
über Jahre und sogar Jahrzehnte aufzu-
bewahren.
Friemel:
Der Gesetzgeber hat im Um-
satzsteuergesetz genau festgelegt, wel-
che Pflichten Unternehmen haben, wenn
sie auf papierlose Rechnungslegung um-
stellen wollen. Auch gibt es grundsätzli-
che Regelungen zum Prozedere, wie Ver-
waltungs- und Buchhaltungsprozesse
auf eine rein digitale Plattform zu brin-
gen sind. Von daher ist also der Weg in
die Digitalisierung für ein Unternehmen
bereits geebnet. Auf der Anbieterseite
offerieren wir dazu die integrierte Doku-
mentenspeicherung, wie sie in unserer
eGECKO Software implementiert ist. Da-
mit haben Unternehmen die Möglichkeit,
alle Arten von anfallenden Dokumenten
rechtskonform zu archivieren – egal ob
Kundenrechnungen, Verträge oder ge-
druckte Reports. Natürlich auch einge-
hende Dokumente, wie Lieferantenrech-
nungen, Lieferscheine, Bestellungen,
Tankquittungen, Bewirtungsbelege, und
vieles mehr. Die Dokumente können di-
rekt über den Scanner, per Import aus
Speicherverzeichnissen, via Drag and
Drop oder über den Reportdruck auto-
matisch in die eGECKO Archivdatenbank
eingelesen werden. Auch für schnellen
Zugriff ist gesorgt: Über eine frei defi-
nierte Verschlagwortung lassen sich die
archivierten Dokumente in allen Dialog-
anzeigen suchen und anzeigen.
MM:
Ab welcher Unternehmensgröße
lohnt sich denn eine papierlose Rech-
nungslegung?
Friemel:
Seit für elektronische Rech-
nungen ein gemeinsames übergreifen-
des Format eingeführt wurde, das für
den Rechnungsaustausch zwischen Un-
ternehmen, Behörden und Verbrauchern
genutzt werden kann – besser bekannt
als ZUGFeRD-Standard –, spielt die
Größe eines Unternehmens keine Rolle
mehr. Denn das Format erlaubt es, Rech-
nungsdaten in strukturierter Weise in ei-
ner PDF Datei zu übermitteln und diese
ohne weitere Schritte auszulesen und zu
verarbeiten. Dieser Standard versetzt
auch kleinere Unternehmen in die Lage,
von Papierrechnungen auf standardisier-
ten, elektronischen Rechnungsversand
umzustellen. Anwender von eGECKO
können sich zu diesem Thema ohnehin
entspannt zurücklehnen: Sie sind mit ei-
ner GoBD-konformen Archivierung samt
vorangestelltem Rechnungseingangs-
workflow inklusive ZUGFeRD, Scannen
und OCR-Erkennung für alle Eingangs-
formen bestens versorgt.
MM:
Das klingt, als hätte CSS zum The-
ma Digitalisierung noch mehr in petto.
Womit dürfen Anwender von eGECKO
denn in dieser Hinsicht künftig rechnen?
Friemel:
Da haben wir Einiges zu
bieten. Insgesamt gesehen geht die
Entwicklung von eGECKO strikt in
Richtung ‚Intelligente Software’: In
Zukunft wird eGECKO erkennen, wel-
che Arbeitsbereiche in welcher In-
tensität genutzt werden und auch
den individuellen Arbeitsbereich des
jeweiligen Anwenders entsprechend
gestalten. Mehr dazu, wenn wir Anfang
Oktober das neue Review 33 vorstel-
len. Da kommt nämlich eine ganz neue
Framework-Version zum Einsatz: Neben
einer Fülle von Verbesserungen und
neuen Funktionen verfügen Anwender
von eGECKO dann über eine hochmo-
derne und frei definierbare Bedienungs-
oberfläche. Ein besonderes Highlight
wird zudem der neue Manager sein mit
seiner „Multi-Dock“ Bedienoberfläche.
Dieses „Multi-Dock“ bietet neben der
Möglichkeit, alle geöffneten Module in ei-
nem Fenster darzustellen, auch ein Dash-
board, auf dem sogenannte „Gadgets“
eingebunden werden können, beispiels-
weise Business-Grafiken oder ToDo‘s.
Und ganz besonders freue ich mich darü-
ber, dass die Markteinführung von unse-
rem neuen „Review 33“ so schön zu un-
serem nächsten Firmengeburtstag passt.
Da nämlich wird CSS als deutsches
mittelständisches Softwareunternehmen
genau 33 Jahre alt.
rhh
ó
Plädiert dafür,
Potenziale aus
zuschöpfen,
Michael Friemel:
„Digitalisierung
macht vor dem
kaufmännischen
Bereich nicht
Halt.“
Quelle: CSS AG
