Digitalisierte Unternehmensprozesse sind schneller und weniger fehleranfällig und somit kosteneffizienter als papierbasierte Vorgänge. Mehr und mehr setzt sich diese Erkenntnis auch in deutschen Unternehmen durch. Noch jedoch zögert ein Großteil, eine umfassende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Hier bleiben große Potenziale ungenutzt, was sich zum Beispiel anhand eines digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozesses zeigt.

Im Zuge einer Techconsult-Studie, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, wurden 200 deutsche Unternehmen befragt. Unter anderem sollten die Befragten die Zeitersparnis schätzen, die durch eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann. Das Ergebnis: Die Teilnehmer, Verantwortliche aus der IT, dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen, gehen davon aus, dass 40 Prozent der bisher nötigen Zeit eingespart werden kann. Ein lohnenswertes Ziel. Doch wie kann es erreicht werden?

Hierfür braucht es die Unterstützung einer leistungsstarken EIM-Lösung (Enterprise Information Management), die, eng verzahnt mit dem ERP, alle Schritte des Purchase-to-Pay-Prozesses digitalisiert. Die kaufmännischen Prozesse und die Verwaltung der Ressourcen finden, ebenso wie das Reporting, im ERP statt. Das EIM dient als zentrale Plattform, auf der über den gesamten Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden. Eine entsprechend hohe Konnektivität der Systeme sollte also ein grundlegendes Kriterium bei der Software-Auswahl sein.

EIM: Vollumfängliche Systeme wenig verbreitet

Purchase-to-Pay umfasst den Beschaffungsprozess sowie den Eingangsrechnungsprozess. Ein passendes EIM vereint folgende Einzellösungen, die in den entsprechenden Phasen des Prozesses eingesetzt werden: elektronische Akte, Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement sowie Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Vollumfängliche Systeme sind jedoch in deutschen Unternehmen noch wenig verbreitet. Lediglich 19 Prozent der Befragten gaben an, ein solches EIM einzusetzen. Am etabliertesten sind Lösungen für die elektronische Archivierung (bei 56 Prozent der Unternehmen im Einsatz) und die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (51 %). Ein digitales Vertragsmanagement wird dagegen in nur vier von zehn Unternehmen eingesetzt.

Doch wie sorgen digitale Lösungen konkret für eine Beschleunigung der einzelnen Arbeitsschritte? Die Antwort lautet: Durch einen verbesserten Überblick, größtmögliche Automatisierung und Workflows, die vom anwendenden Unternehmen erstellt werden können. Deren Wert zeigt sich etwa bei der Rechnungsprüfung. Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die durch das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann. Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Vordefinierte Workflows sorgen dafür, dass die Aufgabe an die zuständige Person weitergeleitet werden. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

Damit in Fällen von krankheits- oder urlaubsbedingten Abwesenheiten keine Verzögerungen entstehen, lassen sich im Workflow unternehmensinterne Regeln speichern: Ist Kollegin Müller nicht verfügbar, wird die Aufgabe an ihren Vertreter Herrn Schmitz weitergeleitet. Auch Compliance-Vorgaben können so umgesetzt werden: Muss eine Eingangsrechnung ab einem bestimmten Preis von der Geschäftsführung freigegeben werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden also vermieden.

Automatisierung und Transparenz

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt sich eine weitere Zeitersparnis. So läuft die formelle Rechnungsprüfung mit einer digitalen Lösung softwaregestützt ab. Bereits beim Rechnungseingang und dem Auslesen derselben findet diese softwaregestützte Prüfung statt. Rechnungen, die keine Abweichungen aufweisen, können ohne weitere menschliche Kontrolle weiterverarbeitet werden. Geht eine Rechnung auf digitalem Wege ein, kann der Vorgang gar vollständig automatisiert werden, weil das Scannen entfällt. Somit werden hier immense personelle Ressourcen gespart. Folgerichtig sehen 52 Prozent der befragten Unternehmen hier einen besonders wichtigen Vorteil digitaler Prozesse.

Zudem verbessern sich mithilfe digitaler Lösungen Überblick und Transparenz des Prozesses. Dies gründet vor allem in der automatisierten strukturierten Ablage aller zum jeweiligen Vorgang gehörender Dokumente. Beispielsweise werden die Bestellanforderung (BANF) sowie Anfragen und Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gespeichert. Gleiches gilt für Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung:
Alle Dokumente stehen leicht auffindbar und in einer gemeinsamen Bestellakte zur Verfügung. Das vermeidet in jeder Phase des Prozesses langes Suchen nach wichtigen Informationen und Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Dieser Vorteil wird von einem Großteil (60 Prozent) der Umfrageteilnehmer genannt. Zusätzlich können die Dokumente mit zum Vorgang gehörenden Informationen, auch aus dem ERP-System, angereichert werden.

Gesetzeskonforme Archivierung

Das EIM vereint also alle wichtigen Daten aus dem Bestellvorgang und stellt sie übersichtlich zur Verfügung. So werden Informationsinseln aufgelöst, die entstehen, falls ein Unternehmen Purchase-to-Pay lediglich auf Basis des ERP abbildet und dabei in separaten Abteilungen unterschiedliche Module ohne gemeinsamen Dokumentenbereich genutzt werden. Die notwendigen Informationen stehen abhängig von der jeweiligen Berechtigung allen Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung. Nachdem der Purchase-to-Pay-Prozess abgeschlossen ist, sorgt die im EIM integrierte Archivlösung für eine zuverlässige und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente. (rhh)

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