Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH (KGE) ist eine Tochtergesellschaft der Kawasaki Heavy Industries Ltd. mit Hauptsitz in Bad Homburg. Das Fertigungsunternehmen plant, produziert, installiert und wartet Gasturbinen. In Bad Homburg befindet sich auch das zentrale Warenlager in Europa: ob Wareneingang, -ausgang oder Lagerumbuchungen – alles wird in einer neuen Lagerbestandsführung erfasst und an die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung rückgemeldet. Über eine Lagerwirtschaftslösung des Herstellers HS-Lösungspartners Albos mit mobilen Apps werden sämtliche Lagerbewegungen dokumentiert, Bestände aktualisiert und die Transparenz erhöht.
„Unsere Firma hat in den letzten Jahren ein starkes Wachstum verzeichnen können. Im Vergleich zu 1998 hat sich die Anzahl der neuen Projekte vervielfacht, was das Ein- und Verkaufsvolumen stark beeinflusst.“, sagt Yasemin Türkmen, Assistant Project Department bei der Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH.
Wenn man bedenkt, dass eine tonnenschwere Gasturbine aus tausenden von Einzelteilen besteht, wundert es nicht, dass der Lagerstand mit 2,4 (nach Inventur 3,0) Millionen Euro beziffert wird. Noch bis vor zwei Jahren wurden die Artikel im Lager manuell erfasst und anschließend ins Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung eingetippt. Die Fehleranfälligkeit war recht hoch.
Vor Einführung der mobilen Lagerlösung wurde das Lager hauptsächlich mit verschiedenen Office-Lösungen und mit Unterstützung durch den Hersteller des WWS, HS – Hamburger Software geführt. Beispielsweise waren Lager und Regale durchgängig nummeriert. In den Stammdaten der Artikel waren Lager und Regal vermerkt. Zudem wurden Wareneingänge mündlich mitgeteilt und mussten dann manuell in HS Auftragsbearbeitung nacherfasst werden.
„Eine Forecast-Planung, Lagerabwicklung, Lagerhaltung und Controlling waren sehr zeitintensiv“, so Yasemin Türkmen. „Im Grunde waren wir ständig am Anpassen der Prozesse und kamen nie so richtig hinterher.“ Wenn dann eben nicht alle Bereiche durchgängig digitalisiert sind, schleichen sich Fehler ein. So wurden aufgrund der manuellen Erfassung in Wareneingang und Lager die Artikel in HS Auftragsbearbeitung teilweise doppelt angelegt, Artikelnummern waren nicht identisch oder fehlerhaft erfasst. Oder aber am Wareneingang abgelegte Ersatzteile waren nicht auffindbar, weil ein Servicetechniker diese für einen Wartungsauftrag in sein Fahrzeug gepackt hatte und niemand darüber informiert war. „Menschen machen eben Fehler und da wurden dann oft Teile doppelt bestellt, obwohl sich diese noch am Lager befanden.“
Das wollte der Direktor von Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH Thomas Himmighofen unbedingt ändern, denn, so Yasemin Türkmen: „Mit unseren alten Prozessen im Bereich der Lagerverwaltung sind wir an unsere Grenzen gestoßen. Bei mehr als 1.000 lagernden Artikeln war der Schritt der Umstellung zu einer mobilen Lageranbindung unabdingbar, um Teileplanung, Instandhaltungs- und Reparaturplanung, Lagerhaltung und Controlling künftig noch effizient durchführen zu können.“
Transparenz bis ins Regal
Anfang 2018 präsentierten Albos-Projektmanagerin Ute Rosenau und Albos-Geschäftsführer Jürgen Grabowski das Lagerwirtschaftssystem albos.lawi mit Anbindung an HS Auftragsbearbeitung. „Nach reiflicher Prüfung haben wir im August 2018 die neue Software für Lagerwirtschaft bestellt“, erinnert sich Yasemin Türkmen.
Projektstart mit Aufnahme der Anforderungen war Ende 2018. Die Gestaltung der zukünftigen Prozesse und die Anwendungskonfiguration standen dabei im Fokus. Ein klassisches Lasten- und Pflichtenheft gab es nicht. Yasemin Türkmen hatte die Anforderungen an eine neue Lagersoftware aufgrund ihrer Erfahrungen und den Bedürfnissen der Fachabteilung definiert:
- Buchung von Wareneingang/Warenausgang wie auch Rücklieferungen,
- Übersicht über die aktuellen Lagerbestände/Lagerorte und Stellplätze,
- Möglichkeit der Einlagerung und Auslagerung mit Barcode und Scanner und
- Just-in-time-Übertragung der Daten zum Lagerbestandsabgleich.
Die Implementierung erfolgte schließlich im März 2019 mit der Konfiguration von Auftragsabwicklung und Lagerbestandsverwaltung. „Wir haben einiges an Fleißarbeit leisten müssen, um konsistente Daten zu bekommen. Nicht nur die bereits erfassten Artikel mussten inventiert werden, auch der gesamte Lagerbestand wurde neu mit der Albos-Software erfasst.“
Für den Lagerarbeitsplatz wurde eigens ein neues Lagerterminal installiert. Im Lager selbst verwendet KGE mobile Handhelds von Psion Teklogix für Umlagerungen und Inventur. Darauf läuft eine von Albos entwickelte Lager-App. Mithilfe der mobilen Endgeräte wird jede Lagerbewegung erfasst und an HS Auftragsbearbeitung rückgemeldet. Im Warenwirtschaftssystem werden die Bestände automatisch gegeneinander abgeglichen und bei Bedarf nachbestellt.
„Ein großer Vorteil ist der automatisierte Bestandsabgleich zwischen albos.lawi und HS Auftragsbearbeitung“, betont Yasemin Türkmen. „Damit ist jede Lagerbewegung lückenlos im Bestand dokumentiert und nicht mehr in irgendeiner Excel-Tabelle erfasst. Die Transparenz ist heute deutlich höher.“ Ganz gleich, wo etwas gebucht wird, der Bestand ist immer aktuell. Dabei ist das führende System die HS Auftragsbearbeitung – dort werden die Stammdaten zentral erfasst und von albos.lawi übernommen. Die Anbindung zwischen Warenwirtschaft und Lagerbestandsführung erfolgt über Webservices.
Jürgen Grabowski, Geschäftsführer der Albos Computer Gmbh, ergänzt: „Für uns war die Aufsplittung des physischen Lagers in diverse digitale Lagerbereiche eine Herausforderung. Die Auftragsbearbeitung kennt nur Lager, wir mussten in den Prozessen darauf achten, dass gegebenenfalls eine Umlagerungsbuchung ausgelöst wird, falls die Ware das virtuelle Lager wechselt. Das hatten wir vor Kawasaki so noch nicht und haben diese Funktionalitäten mit der Software-Einführung umgesetzt.“ Und Klaus Stierle fügt hinzu: „Gerade weil es hier um eine neue Anforderung im Zusammenspiel von HS Auftragsbearbeitung und Albos-Lagerwirtschaft ging, waren wir während des Projekts im regelmäßigen und intensiven Austausch mit Kunde und Lösungspartner.“
Viele Wege führen ins Lager und aus dem Lager
Im Wareneingang kommt sowohl bestellte (auf Kundenauftrag) wie auch nicht bestellte Ware (regelmäßige Lieferungen von Verbrauchsteilen aus Japan (resultierend aus Long Term Service Agreements) an. Da eine Bestellung in HS Auftragsbearbeitung erfasst ist, wird automatisch ein Wareneingangsbeleg an albos.lawi übergeben. Anhand des Belegs erfolgt die Wareneingangsprüfung, werden Packstücketiketten gedruckt und der Wareneingang gebucht. Durch Scannen der Packstück-ID des Etiketts und des Stellplatzes am Regal wird anschließend die Ware auf das gewünschte Lager (Regalstellplatz) umgelagert.
Über den Wareneingangsschein wird in HS Auftragsbearbeitung die Rechnung abgerufen. Trifft Ware ohne Bestellung ein, erstellt die Lagersoftware einen Wareneingangsbeleg. Ist die Ware über eine Auswahlliste in Menge und Stückzahl erfasst und vereinnahmt, erfolgt die Rückmeldung an die Warenwirtschaft.
Für die Versandbuchungen im Warenausgang übernimmt die Albos-Software die Auftragsbestätigung an den Kunden vom Warenwirtschaftssystem. Mittels Handscanner werden die Packstücke kommissioniert und abgebucht. Über den Abruf des Lieferscheins aus der HS Warenwirtschaft erfolgt auch dort die Bestandsveränderung. Dabei schließt die Software logische Fehler aus: Passt beispielsweise ein zu buchendes Material oder ein Artikel gar nicht zum Auftrag, erkennt albos.lawi dies und lässt eine Buchung nicht zu.
Auch für die Jahresinventur wird albos.lawi und die mobile App genutzt: Der Aufwand reduzierte sich dadurch von fünf auf drei Tage. „Nur während der Software-Einführung haben wir mehrere Inventuren testweise durchgeführt, um Fehler zeitnah aufzudecken und zu beseitigen“, sagt Yasemin Türkmen. Als KGE mit dem Projekt anfing, zeigte der Bestandsvergleich noch 18 Seiten mit abweichendem Bestand. Nachdem albos.lawi nun schon einige Monate täglich genutzt wird, sind es höchstens noch zwei bis drei abweichende Teile – und zwar ausschließlich Verbrauchsmaterialien. Im Service stimmen die Lagerbestände zu 100 Prozent.
Wenn das Servicefahrzeug zum mobilen Lager wird
Seit mehr als 20 Jahren bildet KGE den kompletten Lebenszyklus einer Gasturbine ab. Ein Fokus liegt dabei auf der After-Sales-Betreuung und der Instandhaltung. Täglich fahren Servicetechniker zu den Kunden, um geplante und ungeplante Wartungsaufgaben durchzuführen. Früher hieß es noch Management per Telefon und per Fuß. Da hat der Monteur im Lager angerufen, nach den Ersatzteilen gefragt und der Lagerist ist durch die Regale gepilgert, um die Teile zu finden.
Heute sind die Servicefahrzeuge quasi mobile Außenlager und für die Kundenaufträge spezifisch gepackt – jeweils mit einem kompletten Wartungsset sowie den benötigten Ersatzteilen. Diese werden ebenfalls mit den mobilen Handscannern im Lager ausgebucht auf das Technikerfahrzeug und sind in dieser Zeit auch nicht mehr im Bestand sichtbar. Kommt ein Monteur zurück und hat Ersatzteile nicht verbraucht, werden diese ins Lager zurückgebucht, automatisiert mit Lieferschein und Auftragsbearbeitung. Auch hierbei wird die Differenzmenge aus dem Lieferschein an HS Auftragsbearbeitung rückgemeldet, damit der Bestand jederzeit aktuell ist.
Gerade bei Ersatzteilen mit längeren Lieferzeiten, die direkt aus Japan kommen, ist Transparenz im Lagerbestand wichtig, um bei Mindestbestand frühzeitig nachzubestellen. Yasemin Türkmen: „Selbst bei ungeplanten Wartungen sind nun 95 Prozent der Ersatzteile immer vorrätig. Die Digitalisierung des Lagers mit Anbindung einer mobilen Erfassungs-App hat sehr viel erleichtert, und Transparenz gebracht, und auch den Kunden gegenüber besseren Service.“ Ebenso bietet die Neuorganisation die Möglichkeit, sowohl nicht bestandsgeführte Komponenten wie Spezialwerkzeug als auch Verbrauchsmaterialien diversen Prozessschritten zuzuordnen.
Auf Service folgt allgemeiner Einkauf
Auch das nächste Projekt wurde bereits ins Auge gefasst: Bis zum Sommer soll das Lager für den allgemeinen Einkauf auf albos.lawi nachgezogen werden. Gemeinsam mit Albos und HS – Hamburger Software ist hierfür eine solide Basis geschaffen. „Wir haben natürlich schon viel Vorarbeit geleistet, sodass wir das nächste Projekt schneller und effektiver umsetzen können. Vieles können wir dann remote bewerkstelligen“ so Yasemin Türkmen. Aufgrund der intuitiven Handhabung der Lagerbestandsverwaltung können Nutzer innerhalb kürzester Zeit eingearbeitet werden. „Wer albos.lawi einmal anschaut, weiß praktisch schon intuitiv, wie die Software und die Erfassungs-App funktionieren und kann sofort damit kommissionieren.“
Und das Fazit von Yasemin Türkmen: „Wir haben jetzt einen richtigen Wareneingang mit Wareneingangsprüfung und Scanning, einen Versand mit Versandbuchungen, die Kommissionierung erfolgt mittels mobiler Endgeräte, und das alles durchgängig digitalisiert“, zeigt sie sich sichtlich begeistert. „Früher hatten wir immer das Gefühl, dass wir gar nicht genau wussten, was am Lager ist – diese Angst ist jetzt völlig weg.“
