Die IT-Teams stehen heute unter immensem Druck. Sie müssen ständig weitere digitale Unternehmensnetzwerke und -anwendungen sichern und den Übergang von älteren Infrastrukturen und Diensten zu Cloud-nativen Lösungen bewerkstelligen, zugleich aber auch die technologischen Anforderungen des Unternehmens erfüllen.

IT-Entscheidungsträger werden ständig aufgefordert, mehr zu leisten, und zwar schneller und mit weniger Geld. Daher ist es wenig überraschend, dass Geld, Zeit und Ressourcen für die Wartung physischer Faxserver und -infrastrukturen nicht immer die höchste Priorität genießen.

Dennoch bleibt das Fax für viele Unternehmen ein entscheidender Kommunikationskanal. Weltweit sind 43 Millionen Faxgeräte im Einsatz, die insgesamt jedes Jahr über 17 Milliarden Dokumente versenden. Viele Bereiche, darunter Recht, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Fertigung, verlassen sich auf die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Prozessintegration ihrer Faxinfrastruktur.

Mehr denn je ist es wichtig, dass die IT-Abteilungen diesen Service nicht übersehen, wenn sie ihre allgemeinen Strategien für die digitale Transformation diskutieren. Es bietet sich für sie eine besondere Gelegenheit, ihre Faxdienste auf den neuesten Stand zu bringen und nicht nur die Anforderungen des Unternehmens oder der IT, sondern auch der internen und externen Benutzer zu erfüllen. Wie? Durch die Bewertung der Vor- und Nachteile der Migration der Faxinfrastruktur in die Cloud.
Kosteneinsparungen, die Freigabe von IT-Ressourcen, die Verbesserung der Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sind nur einige der Vorteile, die eine in der Cloud gehostete Faxlösung bieten kann.

Aber wie bei jeder Migration gibt es viel zu beachten. Es gibt keine allgemein gültige Lösung, und was für eine Organisation funktioniert, könnte für eine andere eine Katastrophe sein. Daher ist es wichtig, dass IT-Manager beurteilen, was auf der Grundlage ihrer Anforderungen, der bestehenden Kostenstruktur und der IT-Aufwendungen sinnvoll ist. Den IT-Entscheidungsträgern dabei zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen und festzustellen, ob sie eine vollständig gehostete Cloud-Faxlösung benötigen und einen Service vor Ort oder eine hybride Faxinfrastruktur unterhalten wollen – dies alles sind zentrale Fragen eines optimierten Betriebs.

Eine eFax-Studie ergab, dass 60 Prozent der IT-Entscheidungsträger die Geschwindigkeit ihrer Transformationsprojekte als direkte Folge der COVID-19-Krise beschleunigen werden. Gleichzeitig durchlaufen Unternehmen jedoch eine immer schnellere digitale Transformation, was bedeutet, dass Unternehmen über Kommunikationskanäle verfügen müssen, die sich vollständig in ihre neuen, digitalisierten Abläufe integrieren lassen.

Wenn es aber um das Fax geht, müssen viele Entscheidungsträger die für ihre Anforderungen am besten geeignete Lösung in Betracht ziehen. Während jede Technologieinvestition komplex sein kann, gibt es derzeit im Großen und Ganzen drei Arten von Faxgeschäftsarten, aus denen man wählen kann: vor Ort, hybrid oder Cloud-basiert.

Wenn sie vor Ort bleibt und über die private Cloud kontrolliert wird, behält ein Unternehmen seine Faxinfrastruktur vollständig innerhalb seiner eigenen Firewall. Dies kann auf einem internen Faxserver oder auf einer virtuellen Maschine erfolgen. In beiden Fällen ist die IT-Abteilung für die Wartung, Lizenzierung, Fehlerbehebung und Aktualisierung der gesamten Faxinfrastruktur des Unternehmens verantwortlich. Dieser Ansatz hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Er konzentriert sich darauf, der IT die vollständige Kontrolle über alle Aspekte des Faxens innerhalb des Unternehmens zu geben.

Theoretisch sollte das Hybrid-Cloud-Modell für Unternehmensfax die ideale Lösung sein, bei der das Beste aus beiden Welten kombiniert wird, indem die IT die Kontrolle über lokale Faxserver behält, aber auch die Verwendung einer Cloud-basierten „Backfill“-Komponente, um beispielsweise Ausfälle oder Stoßzeiten abzudecken. Dies deutet jedoch auch darauf hin, dass es sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus produktiver Sicht Kompromisse geben wird.

Ein Cloud-Faxmodell ist technologisch gesehen die fortschrittlichste Faxlösung für Unternehmen. Es wird vollständig extern gehostet und erfordert nur eine E-Mail-Adresse und eine Internetverbindung, um Faxe zu senden und zu empfangen. Das Cloud-Faxmodell kann viele Steuerungs- und Anpassungsfunktionen der hybriden und privaten Cloud-Faxlösungen bereitstellen – wie Multifunktionsdrucker und Workflow-Integration, unabhängig davon, ob es sich um SAP- oder elektronische Patientenakten-Systeme mit flexiblen Anwendungs-Programmierschnittstellen (API) und verbesserter Transport Layer Security (TLS) zum Schutz sensibler Daten handelt. Darüber hinaus kann das Cloud-Fax mit dem richtigen Anbieter schnell nach einem Pay-As-You-Go-Modell skaliert werden, sodass die IT-Abteilungen nur für das bezahlen, was sie benötigen.

Faxen ist nach wie vor eine zuverlässige, aktuelle Kommunikationsmethode, die weltweit immer noch verwendet wird. Die Umstellung von analogen auf digitale Lösungen kann dazu beitragen, Geld zu sparen und mehr Komfort und Funktionalität bieten. Je nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen gibt es eine ideale Faxlösung für alle Formen der Geschäftskommunikation und -prozesse.

Scott Wilson ist Vizepräsident Internationaler Sales & Service bei eFax.

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