Use Case: Warum bofrost bei der Archivierung auf easy setzt

Wenn in einem der etwa 3000 Auslieferfahrzeuge von bofrost in Deutschland die digitale Kasse klingelt, werden die dabei generierten Bons im Hintergrund in einer Cloud von easy gespeichert. Lars Ronge, seit 2020 Leiter der Abteilung IT/SAP bei bofrost, erklärt, wie es dazu kam und warum easy software beim Thema Archiv für bofrost seit Jahren der perfekte Partner ist.

Allein in Deutschland beliefert das Unternehmen mit Sitz in Straelen am Niederrhein mehr als zwei Millionen Kundenhaushalte, europaweit sind es mehr als vier Millionen. Aus IT-Sicht bringt das lange Wachstum, das mit dem Erfolg zusammengeht, neue Herausforderungen mit sich:

„Bei bofrost hat es sich aus der Historie so ergeben, dass sich jede Landesgesellschaft sehr stark selbst organisieren kann. Deshalb arbeiten wir derzeit daran, die Dienste stärker in Deutschland zu zentralisieren“, erklärt Lars Ronge.

Mit easy arbeitet bofrost bereits seit fast 20 Jahren zusammen. 2006 führte bofrost für Deutschland und einige weitere europäische Standorte SAP als ERP-System ein – zunächst hauptsächlich für den Finanzbereich. Im Zuge dieser Umstellung wurde easy archive for SAP von bofrost als die beste Archivlösung auf dem Markt angesehen und für die SAP-Beleg-Archivierung in das System integriert. Seitdem verrichtet easy archive in der On-Premises-Version auf den Firmenservern von bofrost seinen Dienst:

„Es läuft einfach einwandfrei und wir müssen uns nicht großartig darum kümmern“, berichtet der SAP-Spezialist mit einem Schmunzeln.

easy archive als Lösung für den Point of Sale

Im Jahr 2018 startete bofrost mit den Planungen, die Point-of-Sale-Geräte auszutauschen, mit denen die Fahrer in den Auslieferfahrzeugen die Ware mit dem Endkunden abrechnen:

„Als größte Herausforderung erwies sich dabei die Infrastruktur in Deutschland: Es gibt hier nach wie vor große schwarze Flecken, in denen es kein ausreichend starkes Netz gibt. Deswegen musste die neue Lösung als offline-fähig implementiert werden.“

Im Ergebnis sieht der neue Bezahlprozess technisch so aus, dass die neuen Point-of-Sale-Geräte die Bezahldaten bei Konnektivitätsproblemen zwischenspeichern und an das Backend weitergeben, sobald es wieder online erreichbar ist. Im Backend werden die Daten dann ins Archiv geschrieben – und dort kommt easy archive zum Einsatz.

„Eigentlich kommuniziert dabei nur das Backend, das permanent auf dem Server erreichbar ist, mit dem easy archive“, erläutert Ronge diesen Prozess.

Sobald das Backend die Informationen, die es von dem Endgerät bekommt, verstanden hat, schickt es diese weiter an das Archiv und legt sie dort ab. Pro Jahr werden dort etwa 50 Millionen Rechnungen aus Transaktionen abgelegt, bei denen Kunden von bofrost an der Haustür Waren kaufen.

Um diese höchstmögliche Verlässlichkeit garantieren zu können, ohne selbst einen großen Arbeitsaufwand in die Pflege der Archivlösung investieren zu müssen, haben sich die IT-Verantwortlichen von bofrost dazu entschieden, das Archiv als Cloud-Lösung von easy in den Prozess zu integrieren.

Das Archiv als ideales Cloud-Produkt

Die IT von bofrost arbeitet inzwischen nach der klaren Vorgabe: Cloud first. Langfristig gesehen soll deshalb auch das alte Archiv von easy in die Cloud migriert werden. „Das Archiv ist für uns ein Thema, bei dem – ehrlich gesagt – bei uns in der IT keiner sehr tief drin ist und mit dem wir hier in der täglichen Arbeit auch nur sehr wenige Berührungspunkte haben. Es funktioniert einfach äußerst zuverlässig und wir verfahren im Moment so ein bisschen nach der Devise ‚Never Change a Running System‘.“

„Wahrscheinlich wäre der Druck, in die Cloud zu gehen, größer, wenn die On-Premises-Lösung uns mehr Scherereien bescheren würde. Aber das tut sie nicht. Sie läuft und läuft und läuft und deswegen können wir das im Moment sehr gut noch auf die lange Bank schieben. Aber es steht definitiv auf der Agenda, und das wird irgendwann passieren, da bin ich mir ziemlich sicher.“

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