Use Case: Warum bofrost bei der Archivierung auf easy setzt

Wenn in einem der etwa 3000 Auslieferfahrzeuge von bofrost in Deutschland die digitale Kasse klingelt, werden die dabei generierten Bons im Hintergrund in einer Cloud von easy gespeichert. Lars Ronge, seit 2020 Leiter der Abteilung IT/SAP bei bofrost, erklärt, wie es dazu kam und warum easy software beim Thema Archiv für bofrost seit Jahren der perfekte Partner ist.

Das Unternehmen mit Sitz in Straelen am Niederrhein versorgt allein in Deutschland über zwei Millionen Kundenhaushalte, europaweit mehr als vier Millionen. Der anhaltende Erfolg und das kontinuierliche Wachstum stellen die IT dabei vor neue Herausforderungen.

„Bei bofrost hat es sich aus der Historie so ergeben, dass sich jede Landesgesellschaft sehr stark selbst organisieren kann. Deshalb arbeiten wir derzeit daran, die Dienste stärker in Deutschland zu zentralisieren“, erklärt Lars Ronge.

Bofrost arbeitet bereits seit fast 20 Jahren mit easy zusammen. 2006 führte das Unternehmen SAP als ERP-System ein – zunächst in Deutschland und an weiteren europäischen Standorten, vor allem für den Finanzbereich. Im Zuge dieser Einführung integrierte bofrost easy archive for SAP als Archivlösung in das System, da sie sich als beste Option am Markt erwies. Seitdem läuft easy archive in der On-Premises-Version zuverlässig auf den Firmenservern.

„Es läuft einfach einwandfrei und wir müssen uns nicht großartig darum kümmern“, berichtet der SAP-Spezialist mit einem Schmunzeln.

easy archive als Lösung für den Point of Sale

Im Jahr 2018 startete bofrost mit den Planungen, die Point-of-Sale-Geräte auszutauschen, mit denen die Fahrer in den Auslieferfahrzeugen die Ware mit dem Endkunden abrechnen:

„Als größte Herausforderung erwies sich dabei die Infrastruktur in Deutschland: Es gibt hier nach wie vor große schwarze Flecken, in denen es kein ausreichend starkes Netz gibt. Deswegen musste die neue Lösung als offline-fähig implementiert werden.“

Im neuen Bezahlprozess speichern die Point-of-Sale-Geräte die Bezahldaten lokal zwischen, wenn die Verbindung unterbrochen ist. Sobald das Backend wieder erreichbar ist, senden sie die Daten automatisch weiter. Dort übernimmt easy archive die Archivierung.

„Eigentlich kommuniziert dabei nur das Backend, das permanent auf dem Server erreichbar ist, mit dem easy archive“, erläutert Ronge diesen Prozess.

Sobald das Backend die vom Endgerät übermittelten Informationen verarbeitet hat, übergibt es sie an das Archiv und speichert sie dort. Jährlich landen so rund 50?Millionen Rechnungen im Archiv – aus Transaktionen, bei denen Kunden ihre Einkäufe direkt an der Haustür bezahlen.
Um eine maximale Verlässlichkeit zu gewährleisten, ohne hohen Aufwand für die Pflege der Archivlösung zu betreiben, hat sich die IT bei bofrost dafür entschieden, easy archive als Cloud-Lösung in den Prozess einzubinden.

Das Archiv als ideales Cloud-Produkt

Die IT von bofrost arbeitet inzwischen nach der klaren Vorgabe: Cloud first. Langfristig gesehen soll deshalb auch das alte Archiv von easy in die Cloud migriert werden. „Das Archiv ist für uns ein Thema, bei dem – ehrlich gesagt – bei uns in der IT keiner sehr tief drin ist und mit dem wir hier in der täglichen Arbeit auch nur sehr wenige Berührungspunkte haben. Es funktioniert einfach äußerst zuverlässig und wir verfahren im Moment so ein bisschen nach der Devise ‚Never Change a Running System‘.“

„Wahrscheinlich wäre der Druck, in die Cloud zu gehen, größer, wenn die On-Premises-Lösung uns mehr Scherereien bescheren würde. Aber das tut sie nicht. Sie läuft und läuft und läuft und deswegen können wir das im Moment sehr gut noch auf die lange Bank schieben. Aber es steht definitiv auf der Agenda, und das wird irgendwann passieren, da bin ich mir ziemlich sicher.“

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