Künstliche Intelligenz (KI) ist mittlerweile ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Die Anwendungsmöglichkeiten, die sich dabei bieten, sind so vielfältig wie der KI-Bereich selbst. Auch in der zentralen Dokumenten-Verwaltung erhält KI zunehmend mehr Aufgaben – vor allem solche, die die Mitarbeitenden unterstützen und entlasten.
MIDRANGE sprach dazu mit Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq, über deren ECM-System nscale sowie zukünftige, zu erwartende Neuheiten.
Fangen wir mal ganz vorne an. Was ist ein ECM-System?
ECM steht für Enterprise Content Management und meint die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Informationen. ECM-Systeme wie nscale leisten wertvolle Unterstützung dabei, diese Aufgaben unternehmensübergreifend, digital und effizient durchzuführen.
Wo liegen heutzutage die größten Herausforderungen für Unternehmen in diesem Bereich?
In Unternehmen entstehen riesige Mengen an halb- oder unstrukturierten Informationen. Um diese bearbeiten und effektiv nutzen zu können, gilt es, sie in digitaler Form, strukturiert und zentral an einem Ort zu verwalten. Diese Aufgabe übernehmen ECM-Lösungen.
Eine weitere Herausforderung ist es, das ECM-System mit der IT-Infrastruktur im Unternehmen zu integrieren, um medienbruchfreie Prozesse zu gewährleisten. Auch die Anforderungen des „New Work“ spielen eine immer größere Rolle: Mitarbeiter möchten zu jeder Zeit, von jedem Ort und mit verschiedenen Endgeräten Zugang zu Informationen haben und Dokumente gleichzeitig mit Kollegen bearbeiten können. Zudem erwarten Nutzer von Softwarelösungen in immer stärkerem Maße, dass diese sie durch Assistenzsysteme aktiv in ihrer Tätigkeit unterstützen.
KI wird inzwischen von vielen Menschen ganz alltäglich genutzt. Worin sehen Sie grundsätzlich für Unternehmen die größten Vorteile, wenn sie diese in ihren Geschäftsalltag integrieren?
KI kann verlässlich repetitive Aufgaben übernehmen und Prozesse effizienter machen. Durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte werden Fehler reduziert und die Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben entlastet. Eine Kernherausforderung bleibt dabei, Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, schnell belastbare Entscheidungen zu treffen. Dafür ist es nötig, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten. Der Einsatz von KI eröffnet hier gewaltige neue Möglichkeiten. Anwender und Entscheider können in bisher nicht dagewesener Weise große Mengen an Daten und Informationen nutzen, wichtige Trends frühzeitig erkennen und Maßnahmen ableiten.
In einem Blog-Beitrag sprachen Sie von LLMs als Klasse von KI. Welche Klassen gibt es?
„Künstliche Intelligenz“ ist ein Sammelbegriff, der eine Vielzahl von Methoden bezeichnet. Im Kontext von Informationsplattformen ist in der Regel von sogenannter „Schwacher KI“ die Rede. Daneben existieren „Starke KI“, auf der autonome Systeme wie selbstfahrende Autos basieren, „Superintelligenz“, womit eine hypothetische, dem Menschen intellektuell überlegene KI bezeichnet wird, sowie weitere technologische Ansätze, etwa Maschinelles Lernen.
Welche Rolle erfüllen LLMs in ECM-Lösungen?
Unsere ECM-Lösung nscale nutzt ein LLM, das lange Dokumente zusammenfasst und Nutzern so einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen und damit eine Grundlage für Entscheidungen verschafft. Eine besonders innovative Funktion ist der Dokumenten-Chat: User können einem Dokument Fragen stellen und erhalten kontextbasierte Antworten – ohne den Inhalt selbst lesen zu müssen.
Auch die manuelle Klassifizierung und Strukturierung von Dokumenten und Informationen gehört dank KI der Vergangenheit an. In nscale analysieren LLMs Dokumente inhaltlich und ordnen sie automatisch der korrekten Kategorie zu. Im Vertragsmanagement kommt KI-Technologie zum Einsatz, die Vertragsinhalte automatisch auf fehlerhafte und fehlende Klauseln prüft, alternative Formulierungen vorschlägt und potenzielle Risiken identifiziert. Weitere Anwendungsfälle finden sich beispielsweise im barrierefreien Zugang zu Dokumenten und interaktiven Hilfesystemen.
Welche Vorteile bringt das für Kunden?
Der größte Mehrwert ist sicherlich die enorme Zeit- und Personalersparnis, die durch die Automatisierung von Prozessen und einzelnen Aufgaben entsteht. Hinzu kommen die Fehlerreduktion, das Einsparen von Papier- und Lagerkosten, das einfache Suchen von Informationen und die daraus resultierende schnelle Übersicht, Auskunfts- und Entscheidungsfähigkeit. All das führt zu einer wesentlich effizienteren und produktiveren Arbeitsweise und einer erheblichen Kostenersparnis.
Was dürfen wir zukünftig in diesem Bereich aus Ihrem Hause noch erwarten?
Wir arbeiten beispielsweise an Sprachverarbeitungstechnologien, die gesprochene Texte automatisch analysieren und in Dokumente umwandeln können – oder den Chat mit Informationen per gesprochener Sprache ermöglichen. Die Dokumenten-Chat-Funktion wird noch umfassender, um den Chat mit Gruppen von Dokumenten bis hin zum gesamten dokumentierten Wissen des Unternehmens zu ermöglichen.
Auch im Bereich der Prozessteuerung verbessern KI-Methoden die Möglichkeiten und Einsatzgebiete, womit der Automatisierungsgrad und die Digitalisierung massiv verbessert werden. Ein Fokus all dieser Aktivitäten liegt dabei auf Sicherheit im Sinne von absolutem Schutz der Informationen gegen unberechtigten Zugriff.
Die immer stärkere Einbindung des individuellen Arbeitsumfeldes der Anwender verhilft den KI-Werkzeugen zudem zum Sprung vom reaktiven System zum proaktiven Assistenten. Ziel ist es, dem Anwender benötigte Informationen in seiner jeweiligen Arbeitssituation automatisch zur Verfügung zu stellen und Aktionen für ihn ohne dessen Zutun auszuführen.
Quelle: Ceyoniq