Digitalisierung, Wettbewerb, Innovation, Krisen: Immer öfter werden Unternehmer vor neue Herausforderungen gestellt. Doch trotz erkennbarem Handlungsbedarf: Die konsequente Digitalisierung von unternehmensrelevanten Prozessen wird oft viel zu zögerlich umgesetzt. So geraten Unternehmen früher oder später unter Zugzwang – schlimmstenfalls entsteht ein Flickenteppich verschiedenster Lösungen, die nicht zusammenspielen. „Besser kurzfristig, durchgängig und konsequent digitalisieren“, wie Michael Friemel, Vorstandsvorsitzender, und René Baudzus, Vertriebsleiter der CSS AG, im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlichen.
MM: Herr Friemel, viele Unternehmer sehen in der Digitalisierung eine große Herausforderung. Würden Sie dem zustimmen?
Friemel: Nein, das empfinde ich so nicht. Ganz im Gegenteil: Nicht die Digitalisierung ist die große Herausforderung – ich sehe die Digitalisierung vielmehr als die Lösung großer Herausforderungen. Denn jedes Unternehmen profitiert durch die Digitalisierung von Prozessen. Wer die Digitalisierung nicht vorantreibt, wird nicht selten in Handlungsnot geraten und im Endeffekt Probleme anhäufen, die in einem digitalisierten Unternehmen gar nicht entstehen würden. Im heutigen Marktumfeld, das von technologischer Innovation und disruptiver Veränderung geprägt ist, darf man die Digitalisierung nicht weiter auf die lange Bank schieben.
MM: Können Sie dies an einem Bespiel verdeutlichen?
Friemel: Kaum ein Thema führt uns derzeit die Vorteile der Digitalisierung deutlicher vor Augen als die gegenwärtige Corona-Pandemie. Wie sich Menschen und Unternehmen über digitale Netzwerke verbinden, um Lösungen für diese gewaltigen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Probleme zu finden, wäre noch vor wenigen Jahren undenkbar gewesen. Gleiches gilt für Unternehmen, die sich dank moderner Technologien aktuell völlig neu erfinden. Digitalisierte Unternehmen sind in dieser Krisenzeit einfach besser aufgestellt, was die Verwaltung ihrer Angestellten und die Steuerung der Geschäfte anbelangt. Sie können ihren Geschäftsbetrieb ortsunabhängig und in voller Schlagkraft weiterführen.
MM: Die Ideen ‚Home Office‘ und ‚New Work‘ haben sich bislang wenig in der deutschen Arbeitskultur durchgesetzt. Sehen Sie die aktuellen Entwicklungen auch als Chance für die Unternehmen, die Digitalisierung energischer voranzutreiben?
Friemel: Selbstverständlich, denn die Vorteile sind für viele Menschen nun greifbarer. Unsere Kunden können ihren Angestellten problemlos die Heimarbeit ermöglichen und somit das Infektionsrisiko in der Belegschaft gering halten. Auch bei der CSS AG haben wir so gehandelt.
Quelle: CSS AGRené Baudzus, Vertriebsleiter der CSS AG.
MM: Wie gestaltet sich die Arbeit im Home Office für Ihre Kunden?
Baudzus: Hierfür stellt eGECKO eine Reihe dezentraler Funktionalitäten bereit. Da wäre zum Beispiel die mobile Personalzeiterfassung, die eine ortsunabhängige Erfassung aller Arbeits- und Pausenzeiten auf der in eGECKO hinterlegten Konfigurationen ermöglicht. Arbeitszeiten, Unterbrechungen, Pausen oder Urlaubstage können jederzeit bequem per App oder im Browser via Web Client erfasst und verwaltet werden – die gesammelten Daten stehen für die Weiterverarbeitung direkt in eGECKO zur Verfügung. Die automatischen Prüfungen zur Einhaltung von Arbeitszeiten oder der Abgleich von Zeitpaaren gestaltet die Personalarbeit ungleich effektiver. Ein anderes Beispiel für die Vorteile der Digitalisierung ist die Rechnungsprüfung, die zu den Kernaufgaben des Rechnungswesens zählt. eGECKO Kunden profitieren von einem Rechnungseingangsworkflow samt ‚digitalen Integrations-Center‘. Dieses Komfort-Feature bietet neben der Überwachung von E-Mail-Postfächern und dem Auslesen von E-Rechnungen auch eine automatische Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnungen. Falls kein elektronisches Format zur direkten Verarbeitung vorliegt, schleust das Digitale Integrations-Center das Dokument automatisch zur Erkennung der Daten über eine OCR-Erkennung ein und speichert es DSGVO-konform im eGECKO Archiv. Diese digitalen Dokumente stehen jederzeit und überall auf Abruf bereit. Die Rechnungen können also auch ortsunabhängig via App angeschaut, geprüft und freigegeben werden. Die Vorteile der Effizienz und Flexibilität einer integrierten digitalen Komplettlösung sind nicht von der Hand zu weisen.
MM: Angestellten die Arbeit im Home Office zu ermöglichen, ist sicher ein großer Vorteil. Dennoch dürfte es nach wie vor schwierig sein, einen Konzern dezentral zu steuern. Würden Leitung und Top-Management nicht unter einem Kontrollverlust leiden?
Baudzus: Nein, denn sowohl für Abteilungsleiter, als auch Vorstand und Geschäftsführung stellt eGECKO umfangreiche Funktionen für die dezentrale Überwachung und Steuerung bereit. So können Abteilungsleiter auch mobil Urlaubsanträge oder Rechnungen freigeben. Zusätzlich ist ihnen der Zugriff von Analysen und Statistiken in Echtzeit möglich, sodass sie jederzeit die volle Kontrolle über ihren Bereich besitzen. Selbstdefinierte Suchabfragen kombiniert mit zahlreichen Standard-Analysen und Gadgets erlauben die schnelle und komfortable Anzeige und Auswertung aller erfassten Daten, beispielsweise Personaldaten. Gleiches gilt auch für Geschäftsführung und Vorstand, wenn es um die Steuerung des gesamten Unternehmens geht. Unser Web BI erlaubt die Darstellung relevanter Kennzahlen in individuellen Web Dashboards. Dies ist eine wichtige Grundlage zur effizienten Steuerung des Unternehmens. Die Aufbereitung und Darstellung der Informationen orientieren sich dabei an der jeweiligen Anforderung. Das Top-Management erhält auf diese Weise andere Informationen als die jeweilige Fachabteilung. Auf Basis der bereitgestellten Unternehmensdaten können zu jeder Zeit wichtige Entscheidungen getroffen und geeignete Maßnahmen ergriffen werden.
MM: Die kaufmännische Handlungsfähigkeit des Unternehmens wäre also selbst in Zeiten wie diesen gewährleistet. Wie wird dies auf technischer Seite realisiert?
Friemel: Im Grunde genommen ist das ganz einfach. Denn eGECKO kann mittels Web Client jederzeit und von überall genutzt werden.
MM: Und was ist mit Unternehmen, deren IT keine Möglichkeiten für den Zugriff von außen besitzen?
Friemel: Wenn dies der Fall ist, bieten wir Unternehmen auch eine Lösung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum mit größtmöglicher Sicherheit an. Sie benötigen also nicht einmal eigene Hardware oder IT-Ressourcen, um eGECKO über das Web oder die App nutzen zu können. Als Service übernehmen wir die Updates von eGECKO, um die Aktualität der Software zu garantieren, und führen die Datensicherung für unsere Kunden aus. Insbesondere in der aktuellen Situation, in der viele Angestellte potenziell auszufallen drohen, kann dies eine echte Stütze sein.
MM: Sie sprachen von Services rund um eGECKO. Gibt es weitere, von denen Ihre Kunden jetzt profitieren können.
Baudzus: Sollten Personalabteilungen aufgrund von Mitarbeiterausfällen Überlastungen drohen, kann das eGECKO Abrechnungszentrum diese Lücke füllen, indem die Lohn- und Gehaltsabrechnung in unsere Hände gelegt wird. Die CSS AG übernimmt dann die Abrechnung inklusive Rückrechnung, die Bereitstellung der Überweisung für alle berechtigen Empfänger und Vieles mehr. Eben all die Aufgaben, die sonst die Personalbuchhaltung erfüllen müsste. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass wir sowohl die Erfassung der Daten über den Zugriff in das Rechenzentrum ermöglichen als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherstellen können.
MM: Eine Krise wie die Corona-Pandemie ist für Unternehmen zweifelsohne ein zwingender Anlass zum Umdenken. Haben Sie weitere gute Gründe dafür, die Digitalisierung nicht zu lange vor sich herzuschieben?
Friemel: Es ist offensichtlich, dass Märkte dynamischer, Innovationen schneller und Veränderungen einschneidender werden. Zur Beantwortung der Frage muss ich jedoch gar nicht in die Zukunft blicken, sondern nur die jüngste Vergangenheit Revue passieren lassen. 2018 hatten wir mit der DSGVO einen Einschnitt, der zahllose Unternehmen vor enorme Herausforderungen gestellt hat und die sie zum Teil bis heute noch nicht rechtssicher lösen konnten. eGECKO Kunden mussten sich hingegen nicht die geringsten Sorgen machen. Die notwendigen Anpassungen und Funktionalitäten wurden allesamt rechtzeitig per Update zur Verfügung gestellt. Ein anderes Beispiel ist die Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand mit öffentlichen Auftraggebern, die in diesem Jahr in Kraft tritt. Für ein vollständig digitalisiertes Rechnungswesen ist es ein leichtes, auf Gesetzesänderungen dieser Art zu reagieren. Gleiches gilt für das EuGH-Urteil zur Personalzeiterfassung, dass nun in nationales Recht umgesetzt werden muss. Damit alle Arbeitszeiten rechtssicher erfasst werden, müssen künftig auch Heimarbeit und Außendienst genau dokumentiert werden. Wer bereits jetzt die eGECKO-App zur Zeiterfassung nutzt, kann sich also entspannt zurücklegen.
MM: Das sind also drei Beispiele, bei denen Ihre Kunden auf einen einzigen Lösungspartner zurückgreifen können – die CSS AG?
Friemel: Das ist richtig und bestätigt das, was ich eingangs sagte. Wer sich mit der Digitalisierung Zeit lässt, schiebt Probleme nur auf und gerät früher oder später in Zugzwang. Schlimmstenfalls nutzt ein Unternehmen am Ende dieser Entwicklung einen Flickenteppich verschiedenster Lösungen, die nicht zusammenspielen. Deswegen sage ich, digitalisieren Sie lieber kurzfristig, durchgängig und konsequent. (rhh)
