Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht in Deutschland. Mit neuen Vorgaben in zahlreichen EU-Ländern und der Einführung von ViDA wird sie zum entscheidenden Faktor für international tätige Unternehmen. Greg Chapman, EVP und General Manager AvaTax bei Avalara, erläutert, warum DACH-Unternehmen ihre E-Invoicing-Strategie schon heute auf grenzüberschreitendes Wachstum ausrichten sollten.
Für viele Finanzverantwortliche im DACH-Raum ist die elektronische Rechnung bislang lediglich als ein nationales Compliance-Thema wahrgenommen worden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen laut Bundesfinanzministerium E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr empfangen und verarbeiten können, und mit Ablauf der Übergangsfristen greift die Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 für alle Unternehmen ohne Ausnahme. Das ist der Teil der Geschichte, der in Finanzabteilungen und Fachpresse breit diskutiert wird. Der interessantere Teil spielt jenseits der deutschen Grenze.
Der Compliance-Kalender verdichtet sich
Das Jahr 2027 wird nämlich nicht nur wegen der deutschen Pflicht zu einer Zäsur, sondern weil es mit einer Welle weiterer nationaler Mandate zusammenfällt. Frankreich startet seine verpflichtende B2B-E-Rechnung im September 2026 und erweitert sie 2027 stufenweise, Polen hat den Pflichtbetrieb über das staatliche System KSeF zum Februar 2026 angesetzt, Belgien seit Januar 2026. Spanien, Kroatien und weitere EU-Staaten folgen mit eigenen Zeitplänen. Wer heute im europäischen Ausland Rechnungen ausstellt oder empfängt, hat es mit einer Vielzahl nationaler Vorgaben zu tun, die jeweils eigene Formate und Übermittlungswege vorschreiben.
Dass die Europäische Kommission dieser Fragmentierung mit dem Paket „VAT in the Digital Age” begegnen will, ist bekannt. Nach der offiziellen Verabschiedung durch den ECOFIN-Rat am 11. März 2025 und der Veröffentlichung im EU-Amtsblatt am 25. März 2025 steht fest, was ab dem 1. Juli 2030 gelten wird. Für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen wird die strukturierte E-Rechnung nach europäischer Norm EN 16931 verpflichtend, digitale Meldungen an die zuständigen Finanzbehörden werden Teil jeder grenzüberschreitenden Leistung, und nationale Systeme, die vor 2024 eingeführt wurden, müssen bis 2035 an den EU-Standard angeglichen werden. Zwischen heute und diesem Zielbild liegen fünf Jahre, in denen jedes exportierende Unternehmen gleichzeitig die nationalen Vorgaben seines Heimatmarkts und die jeweils unterschiedlichen Mandate seiner Zielländer erfüllen muss.
Für Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz hat das praktische Konsequenzen. Die österreichische B2G-Pflicht mit ebInterface und Peppol BIS besteht seit 2014. Eine allgemeine B2B-Pflicht ist in Österreich derzeit nicht gesetzt, ergibt sich aber faktisch über den Umweg der Handelsbeziehungen mit Deutschland und aus der EU-weiten Pflicht ab 2030. Die Schweiz steht als Nicht-EU-Land außerhalb der unmittelbaren ViDA-Reichweite, doch Schweizer Exporteure, die in EU-Märkte liefern, werden spätestens mit den B2B-Regimen ihrer Handelspartner konfrontiert und sind über Peppol längst Teil des europäischen Ökosystems. Die Vorstellung, man könne die E-Rechnung als rein nationales Projekt abarbeiten, trifft die Realität des europäischen Geschäfts nicht mehr.
Wer mehrere Länder beliefert, braucht mehr als eine nationale Lösung
Bei der Auswahl einer Lösung kommt es deshalb weniger auf die lokale Tauglichkeit an als auf die Fähigkeit, ein Unternehmen durch eine Reihe unterschiedlicher Regime zu tragen. Wer für jedes Zielland eine separate Integration baut, zahlt zweifach. Einmal durch die Implementierung, und ein weiteres Mal durch die laufende Pflege, wenn sich Formatvorgaben ändern oder neue Länder mit eigenen Verfahren hinzukommen. Eine „unified“ Plattform mit einer einzigen API, die Formatkonvertierung, digitale Signaturen, Schema-Validierung, Clearance-Einreichung, Status-Management und Peppol-Routing abbildet und regulatorische Updates nachzieht, ist die betriebswirtschaftliche Bedingung dafür, dass ein exportierendes Unternehmen nicht in jedem Quartal Ressourcen für Anpassungsarbeiten bindet, die mit dem eigentlichen Geschäft nichts zu tun haben.
Peppol spielt in dieser Architektur eine zentrale Rolle. Das von OpenPeppol getragene Netzwerk hat sich von einer europäischen Beschaffungsinfrastruktur zu einem globalen Übertragungsstandard entwickelt, der in mehr als vierzig Ländern und Jurisdiktionen als Standardweg für den strukturierten Rechnungsaustausch dient. Weiterhin hat die Bundesverwaltung auf ihrer offiziellen Plattform e-rechnung-bund.de klar festgehalten, dass Peppol der einzige Übertragungskanal ist, der eine vollautomatisierte Maschine-zu-Maschine-Kommunikation und den Massenexport von E-Rechnungen ermöglicht. Seit Februar 2025 lässt sich die deutsche XRechnung vollständig durch Peppol BIS Billing 3.0 abbilden, womit sich der nationale und der internationale Standard in einem Format zusammenführen. Für Unternehmen heißt das konkret, dass die Anbindung an einen zertifizierten Peppol Access Point nicht nur die Pflicht gegenüber deutschen Behörden erfüllt, sondern zugleich den Zugang zu sämtlichen Handelspartnern im Peppol-Raum öffnet, von Norwegen bis Singapur, von Belgien bis Australien.
Der zweite Aspekt bei der Anbieterauswahl betrifft Datenschutz und Plattformsicherheit. Das ist im deutschsprachigen Raum ein wohl bekanntes Thema. Die DSGVO-Bußgeldpraxis der letzten Jahre hat gezeigt, wie hoch die finanzielle Exposition bei Datenschutzverstößen ausfallen kann, und Rechnungsdaten gehören zu den sensibelsten Geschäftsinformationen, die ein Unternehmen verarbeitet. Sie enthalten Lieferanten- und Kundenbeziehungen, Preisstrukturen, Volumina sowie konkrete Zahlungsbedingungen. Ein Anbieter, der ohne nachvollziehbares Sicherheitskonzept arbeitet, potenziert sein Risiko mit jeder weiteren Länderanbindung.
Der Effizienzaspekt rückt dabei schnell in den Hintergrund, ist aber nicht zu unterschätzen. Laut dem Bitkom-Report zur E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung werden in Deutschland rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr zwischen Unternehmen ausgetauscht und nach Bitkom-Angaben ist bislang nur etwa ein Fünftel der deutschen Unternehmen überhaupt zum strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch fähig. Das BMF begründet die Einführung der obligatorischen E-Rechnung im Wachstumschancengesetz unter anderem mit der Absicht, die auf rund 23 Milliarden Euro geschätzte Mehrwertsteuerlücke in Deutschland zu verkleinern. Auf Unternehmensebene schlägt sich die Umstellung in kürzeren Zahlungszyklen, geringeren Bearbeitungskosten pro Rechnung und einer spürbaren Reduktion manueller Fehler nieder. Unternehmen, die ohnehin in die Infrastruktur investieren müssen, um der gesetzlichen Pflicht zu genügen, realisieren diesen Effizienzgewinn ohne zusätzlichen Aufwand, sofern sie eine Plattform wählen, die über die reine Compliance-Funktion hinaus in die ERP-Landschaft integriert ist.
Die Vorlaufzeit ist kürzer, als sie aussieht
Was in der Diskussion oft zu kurz kommt, ist der Zeitfaktor. Die deutsche Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro greift zum 1. Januar 2027, für alle anderen zum 1. Januar 2028. Der polnische Pflichtbetrieb startet im Februar 2026, Frankreich folgt im September 2026, die EU-weite ViDA-Pflicht für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen zum 1. Juli 2030. Unternehmen, die ihre Systeme erst dann umstellen, wenn die Deadline bereits fällig ist, handeln im Modus des Nachvollzugs. Der Aufwand für Auswahl und Integration einer unternehmensweiten E-Invoicing-Lösung lässt sich realistisch nicht in Wochen bemessen. Wer 2027 gelassen exportieren will, muss 2026 entschieden haben.
Für DACH-Unternehmen mit Exportgeschäft verändert sich damit der Charakter des Themas. Was bislang als Aufgabe der Finanzbuchhaltung galt, rückt in die Nähe einer strategischen Infrastrukturentscheidung. Die Wahl der Plattform, die heute fällt, bestimmt die Reibungsfreiheit des internationalen Geschäfts in den kommenden Jahren mit.
Quelle: AvalaraWeitere Informationen zu Avalara finden Sie hier.