Erfolgreiche ERP-Transformation:: So gelingt der Umstieg auf SAP S/4HANA

Der Umstieg auf ein neues Enterpise-Resource-Planning-System (ERP) ist für Unternehmen eine enorme Herausforderung. Die Aufgabe besteht darin, die optimale Auswahl an Tools, Services sowie Engagements zu treffen und zudem das Budget im Blick zu behalten. SAP S/4HANA bietet vor allem mittelständischen Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, sich von der Konkurrenz abzusetzen.

Egal, ob bestehende IT-Lösungen modifiziert oder neue IT-Produkte im Unternehmen eingeführt werden – bei Transformationsprojekten sollte es immer darum gehen, den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens bestmöglich zu unterstützen, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen oder auszubauen. In diesem Zuge müssen auch existierende Prozessabläufe überdacht werden.

Ein Transformationsprojekt bietet die Chance, das Unternehmen leistungsfähiger aufzustellen und Geschäftsprozesse nachhaltig effizienter zu gestalten. Denn strategische Wettbewerbsvorteile erzielt ein Unternehmen nicht allein durch neue IT-Lösungen, sondern nur, wenn dadurch die Prozesseffizienz gesteigert werden kann.

Einführung und strategische Bedeutung von IT-Projekten

Mit über 9.500 Mitarbeitenden ist msg eines der größten IT- und Systemintegrationsunternehmen im SAP-Umfeld. Unsere Expertinnen und Experten wissen aus langjähriger Erfahrung und zahlreichen erfolgreichen Kundenprojekten, wie wichtig es ist, die Brücke zwischen der effektiven Steuerung des Implementierungsprojekts und den Auswirkungen auf die gesamte Organisation zu schlagen und somit Transformationsprojekte ganzheitlich zu betrachten. msg hat dafür ein spezielles Vorgehen entwickelt, um Kunden Schritt für Schritt bei der Einführung des neuen ERP-Systems S/4HANA zu begleiten.

Phase 1: Initiierung des Projektvorhabens und IST-Analyse

Ein S/4HANA Projekt ist für Unternehmen in der Regel ein komplexes Großvorhaben, das hinsichtlich der wesentlichen Erfolgsfaktoren Leistung, Zeit, Kosten und Qualität systematisch geplant, überwacht und gesteuert werden muss. Vielen Unternehmen geht es vor allem darum, einen Unterstützungspartner zu finden, der weiß, worauf es bei einer Conversion ankommt, egal ob Green-, Brown- oder Bluefield. Aufgrund seiner Erfahrung soll er sicher durch das Projekt navigieren sowie punktuell unterstützen.

Das sind in der Tat wichtige Anforderungen. Doch der Implementierungspartner sollte auch Branchen- und Fachkenntnisse aufweisen, um die Sprache des Kunden sprechen und verstehen zu können. Denn eine der wichtigsten Voraussetzungen für den späteren Projekterfolg ist es, eine möglichst breite Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu schaffen und von Anfang an die richtigen Prioritäten zu setzen. Unabhängig von allen technischen Anforderungen muss also zuerst eine Frage beantwortet werden: Welchem Ziel soll die Einführung oder Modernisierung eines ERP-Systems zukünftig dienen?

Für die IST-Analyse sollten zuerst die bestehenden Dokumentationen der IST-Prozesse und -strukturen komplettiert und aktualisiert werden. Und zwar in allen abgegrenzten Fachbereichen. Anhand einer systematischen Analyse lassen sich dann bestehende Schwachstellen erkennen. Ziel der IST-Analyse ist es, den aktuellen IST-Zustand festzuhalten sowie konkrete Änderungsbedarfe abzuleiten und zu priorisieren, die mit der Einführung von S/4HANA realisiert werden sollen. Zudem sollten folgende Fragen diskutiert und beantwortet werden: Welche Best Practice können genutzt werden? Was wird aus Eigenentwicklungen und angeschlossenen Systemen? Welche Auswirkungen hat der Umstieg auf die Prozesslandschaft?

Good to know: Durch den Einsatz von SAP-Signavio-Process-Insights können Sie Schwachpunkte und Optimierungspotenziale schnell und einfach aufdecken: Sie erhalten Empfehlungen, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren oder weiterentwickeln können und dadurch skalierbare und nachhaltige Leistungsverbesserungen für Ihr Unternehmen erzielen.

Phase 2: SOLL-Konzeption und Definition von Anforderungen

Das Ziel der SOLL-Konzeption besteht darin, ein Konzept für die zukünftige Ablauf- und Aufbauorganisation der zuvor betrachteten Fachbereiche zu entwickeln. Dieses Konzept soll einerseits systematisch die Änderungsbedarfe aufgreifen, die zuvor herausgearbeitet wurden. Andererseits soll es sich konsequent an den Möglichkeiten des modernen S/4HANA Systems orientieren.

SAP stellt Unternehmen eine Vielzahl an Optionen und Deploymentmöglichkeiten zur Verfügung. Public Cloud, Private Cloud, On-Premise oder hybride Lösungen – welches Modell sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, hängt ganz von Ihren individuellen Anforderungen, Ihren IT-Ressourcen und der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse ab.

Good to know: Durch den Einsatz von SAP-Signavio-Lösungen werden Ihnen viele innovative Ansätzen im Bereich des Prozessmanagements geboten. Zum Beispiel unterstützt SAP-Signavio-Process-Manager, die Modellierung, sorgt für ein einheitliches und gemeinsames Verständnis, reduziert Risiken und erleichtert Prozessentscheidungen und User-Schulungen im Nachgang. Darüber hinaus ermöglichen Simulationsfunktionen bereits vor der Umsetzung schnelle Erkenntnisse und zuverlässige Abschätzungen über mögliche Auswirkungen von Änderungen.

Phase 3: Detailkonzeption der Ziel-Prozesse und Systemeinführung S/4HANA

In dieser dritten Phase wird das S/4HANA System tatsächlich implementiert. Die bisher nur grob formulierten SOLL-Prozesse werden am Ende der Phase zu sogenannten Ziel-Prozessen weiterentwickelt, die auf das spezifische ERP-System angepasst sind. Ziel dieser Phase ist es, einen stabilen IT-Betrieb sowie eine sichere End-to-End Prozessunterstützung im Unternehmen zu gewährleisten.
Hierfür wird zunächst eine Detailkonzeption, die sogenannte Fachfeinkonzeption, durch den Softwareanbieter durchgeführt. Auf dessen Basis kann die Implementierung realisiert werden. Parallel dazu werden die Soll-Prozesse unter Berücksichtigung der konkreten Möglichkeiten und Grenzen des S/4HANA Systems angepasst. Das Ergebnis der Implementierung wird nun umfangreichen Tests unterzogen.

Manchmal bietet es sich auch an, spezifische Funktionsbereiche des ERP-Systems bzw. ausgewählte Prozesse vor dem Go-Live in einer Pilotphase zu testen. Weitere wichtige Aufgaben dieser Phase sind die Planung und Durchführung der Datenmigration aus den Altsystemen sowie die Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen für die verschiedenen Nutzergruppen des neuen Systems.  Trend ist klar zu erkennen: Mehr Effizienz dank standardisierter Prozesse mit SAP S/4HANA Cloud

Mithilfe der SAP-Cloud Plattform lassen sich zwar eigene Erweiterungen und Applikationen in das System einbauen, doch SAP S/4HANA Cloud bietet Unternehmen im Standard bereits sehr viele Prozesse und Szenarien an. Nicht nur für Fachbereiche wie Finanzen, Controlling und Vertrieb, sondern auch für Produktionsgrob- und Feinplanung sowie das Variantenmanagement.

Quelle: msg systems agAuch eine Kombination aus Cloud und On-Premise ist möglich, der sogenannte hybride Ansatz. Unternehmen können beispielsweise ihre Kernprozesse, also diejenigen Prozesse, die unternehmenskritisch sind, mit SAP S/4HANA On-Premise lokal auf ihren eigenen Servern betreiben. Weniger kritische Prozesse, die keiner individuellen Anpassung bedürfen, können in die Cloud ausgelagert werden. So können wichtige Ressourcen eingespart werden.

Good to know:

 

Quelle: msg systems ag

Phase 4 (Projektübergreifend): Change-Management – Die richtige Richtung ansteuern

Damit das System nicht nur stabil läuft, sondern auch vollumfänglich genutzt wird, ist es wichtig, dass externe Fachleute die systematische Organisationsveränderung in der Übergangsphase begleiten. Abläufe der täglichen Arbeit sollen kontinuierlich verbessert werden. Eine große Akzeptanz für die neuen Prozesse ist somit elementar wichtig.

Alle Prozessbeteiligten müssen hinter den definierten Zielprozessen stehen, denn am Ende entscheidet die menschliche Komponente über das Gelingen eines ERP-Projektes. Der Mensch in seiner Rolle, als Mitarbeitender beeinflusst alle Phasen eines solchen Projektes – positiv oder negativ. Beziehen Sie alle Beteiligten daher früh mit ein und stärken Sie dadurch die Akzeptanz im Unternehmen. Die Implementierungszeit kann variieren – abhängig von der Anzahl der Standorte, der Hauptnutzer und vielen anderen Faktoren – doch die cloudbasierte ERP-Lösung von SAP ermöglicht es, in relativ kurzer Zeit einsatzbereit zu sein.

SAP S/4HANA: Darum lohnt sich der Wechsel

Eine ERP-Transformation führt unternehmensweit zu disruptiven Veränderungen und damit idealerweise zu nachhaltigen Verbesserungen. SAP S/4HANA bietet mehr als 3.000 Neuerungen und ist damit die ideale Lösung, um in Zukunft am Markt zu bestehen und aus der Masse herauszustechen.

Unternehmen weltweit investieren heute in ERP-Systeme, um zum Teil veraltete Technologien zu ersetzen, Prozesse und IT-Systeme besser miteinander zu verzahnen und auf lange Sicht die Kundenerfahrung zu optimieren. Eine gut geplante ERP-Transformation ist für jedes Unternehmen eine gute Gelegenheit, um die Steuerung der eigenen Ressourcen und Prozesse nachhaltig zu verbessern sowie Kosten zu reduzieren.

Dank der leistungsstarken In-Memory-Datenbank ermöglicht SAP S/4HANA nie dagewesene Verbesserungen und Möglichkeiten. Echtzeitanalysen, prämierte Benutzeroberflächen und die Verknüpfung von operativen und analytischen Funktionen erlaubt es, auch in Zukunft schneller, individueller und intuitiver auf Marktveränderungen zu reagieren.

Sie stehen aktuell vor der Herausforderung, SAP S/4HANA neu einführen zu wollen oder aber ihr bestehendes System zu transformieren und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen? Nutzen Sie die Möglichkeit, lernen Sie uns unverbindlich kennen und gehen Sie die Veränderung mit S/4HANA in Ihrem Unternehmen proaktiv an.

Karsten Völker ist Executive Project Manager bei der msg systems ag.

Hier geht’s direkt zur msg S/4 DMI-Lösung.