KI-Assistenten verbreiten sich in Unternehmen mit hoher Geschwindigkeit – und längst nicht alle eingesetzten Dienste sind von der IT genehmigt. Der „State of Digital Workspace 2026 Report“ von Omnissa betrachtet Schatten-KI deshalb im Zusammenhang mit Endpunktmanagement, Patching und Verschlüsselung. Besonders in regulierten Branchen können sich mehrere Risiken auf denselben Geräten und in denselben Arbeitsumgebungen konzentrieren. Für IT-Verantwortliche wird damit eine übergreifende Sicht auf Anwendungen und Endpunkte wichtiger.

Die Nutzung von KI-Assistenten am Arbeitsplatz ist laut Omnissa im Jahr 2025 um fast 1.000 Prozent gestiegen. Grundlage des „State of Digital Workspace 2026 Report“ sind Telemetriedaten von Millionen verwalteter Geräte aus 17 Branchen. Die Auswertung soll damit nicht allein darauf beruhen, welche Anwendungen Beschäftigte selbst als genutzt angeben.

Der starke Zuwachs bei KI-Anwendungen wirft für Unternehmen vor allem die Frage auf, welche Dienste tatsächlich auf Unternehmensdaten zugreifen. Beschäftigte können neben offiziell bereitgestellten Lösungen weitere KI-Tools einsetzen, die aus ihrer Sicht schneller, vertrauter oder für eine bestimmte Aufgabe besser geeignet sind. Für IT- und Compliance-Verantwortliche erschwert das die Kontrolle darüber, wo Daten verarbeitet werden und ob bestehende Governance-Vorgaben eingehalten werden.

Ralf Gegg, Vice President Sales EMEA bei Omnissa, ordnet die inoffizielle Nutzung von KI-Tools dabei unter Security-Gesichtspunkten ein. Der Report stellt einen Zusammenhang zwischen der Sichtbarkeit von Anwendungen und bereits bekannten Herausforderungen des Endpunktmanagements her: Unternehmen müssen nicht nur erkennen, welche KI-Dienste genutzt werden, sondern auch Patch-Status, Verschlüsselung und Gerätezustand berücksichtigen.

Genehmigte und nicht genehmigte KI parallel im Einsatz

Wie unterschiedlich sich die Nutzung entwickelt, zeigt Omnissa anhand mobiler Geräte. Microsoft Copilot ist demnach auf verwalteten Mobilgeräten weit verbreitet, auf denen die IT die Bereitstellung kontrolliert. Bei nicht genehmigten Geräten ergibt sich ein anderes Bild: ChatGPT findet sich laut Report auf 91 Prozent der nicht genehmigten iOS-Geräte und auf 61 Prozent der entsprechenden Android-Geräte. Bei Android entfällt ein großer Teil der verbleibenden Nutzung auf Gemini.

Ein vergleichbares Muster beobachtet Omnissa bei Kommunikationssoftware. Neben Teams, Zoom und Slack machen Messaging-Anwendungen für Endverbraucher fast die Hälfte der auf verwalteten Desktop-Plattformen installierten Kommunikationstools aus. Problematisch kann dies insbesondere in regulierten Branchen werden, wenn sensible Kommunikation außerhalb der vorgesehenen Systeme stattfindet und damit nicht mehr vollständig für Aufbewahrung, Überwachung oder Untersuchungen zur Verfügung steht.

Schatten-KI ist damit nicht isoliert zu betrachten. Sie kann vielmehr sichtbar machen, wie weit die tatsächlichen Arbeitsweisen der Beschäftigten von den durch IT und Governance vorgesehenen Strukturen abweichen.

Patch-Tempo und Verschlüsselung unterscheiden sich deutlich

Während ein neuer KI-Dienst innerhalb weniger Minuten genutzt werden kann, lassen sich Defizite im Gerätemanagement deutlich langsamer beheben. Nach den ausgewerteten Telemetriedaten erreichen iOS-Geräte die jeweils neueste Version etwa achtmal schneller als Android-Geräte. Bei macOS erfolgt die Aktualisierung etwa eineinhalbmal schneller als bei Windows.

Auch bei der Verschlüsselung zeigen sich Unterschiede zwischen den Branchen. Im Bankensektor sind laut Report 23 Prozent der Desktops unverschlüsselt. Im Gesundheitswesen und Hightech-Bereich liegt der Anteil bei rund 27 Prozent, in Medien und Unterhaltung bei 28 Prozent. Im Bildungswesen ist mehr als die Hälfte der Desktop- und Mobilgeräte unverschlüsselt. Im öffentlichen Dienst betrifft dies jeden fünften Desktop.

Besonders auffällig ist aus Sicht von Omnissa das Gesundheitswesen. Die Branche erscheint sowohl im Zusammenhang mit Compliance-Risiken durch nicht genehmigte Anwendungen als auch bei langsamen Betriebssystem-Updates und einem vergleichsweise hohen Anteil unverschlüsselter Desktops. Werden Anwendungs-, Security- und Gerätedaten in getrennten Systemen betrachtet, kann eine solche Konzentration von Risiken verborgen bleiben.

KI trifft auf heterogene Endgeräte

Hinzu kommt die technische Leistungsfähigkeit der vorhandenen Endpunkte. Auf Windows-Desktops machen IT-Management-, Sicherheits- und System-Tools laut Omnissa fast zwei Drittel des installierten Software-Stacks aus. Endpunktschutz, Patch-Management, Verschlüsselung und Inventarisierung beanspruchen somit bereits Ressourcen, bevor zusätzliche KI-Workloads ausgeführt werden.

Für lokale Inferenz oder agentenbasierte Workflows können verfügbare Rechenleistung und Zuverlässigkeit entsprechend relevant werden. Omnissa zufolge werden Windows-Geräte 3,1-mal häufiger von Benutzern erzwungen heruntergefahren als Macs. Zudem geraten sie 7,5-mal häufiger in einen Zustand, in dem Anwendungen nicht mehr reagieren.

Damit unterscheiden sich auch die Voraussetzungen für eine unternehmensweite KI-Einführung. Ein neues Notebook und ein länger eingesetztes, gemeinsam genutztes Gerät können zwar zur gleichen IT-Umgebung gehören, bei Patch-Stand, Leistung und Kontrollmöglichkeiten aber weit auseinanderliegen. Eine KI-Strategie, die nur von einem idealtypischen Endpunkt ausgeht, kann solche Unterschiede übersehen.

Gemeinsame Sicht auf KI-Nutzung und Gerätezustand

Aus den Ergebnissen leitet sich vor allem eine operative Aufgabe ab: Unternehmen benötigen Transparenz darüber, welche KI-Dienste tatsächlich verwendet werden und über welche Geräte der Zugriff erfolgt. Patch-Status, Betriebssystem, Verschlüsselung, Gerätealter und vorhandene Anwendungen sollten dabei nicht getrennt von der KI-Nutzung betrachtet werden.

Gerade die Kombination dieser Informationen kann zeigen, ob sich mehrere Schwachstellen auf bestimmte Geräte, Beschäftigtengruppen oder Geschäftsprozesse konzentrieren. Omnissa empfiehlt regulierten Unternehmen deshalb, Informationen über KI-Nutzung, Patches und Verschlüsselung in einer gemeinsamen Übersicht zusammenzuführen.

„Schatten-KI“ wäre in dieser Betrachtung nicht die Ursache bestehender Defizite im Endpunktmanagement. Die nicht genehmigte Nutzung macht jedoch sichtbar, wo klassische Verwaltungs- und Governance-Modelle mit den tatsächlichen Arbeitsweisen der Beschäftigten nicht mehr Schritt halten.