KI bringt deutschen Büroangestellten bislang nur einen überschaubaren zeitlichen Vorteil. Laut einer von Notion beauftragten YouGov-Studie bleiben nach dem Aufwand für Prompting und Ergebniskontrolle netto lediglich 22 Minuten pro Woche. Gleichzeitig berichten Beschäftigte von mehr Verantwortung und einem höheren Mehrwert ihrer Arbeit. Für Unternehmen rücken damit vor allem Qualifizierung und die Integration von KI in bestehende Prozesse in den Mittelpunkt.

Künstliche Intelligenz wird im Arbeitsumfeld häufig mit dem Versprechen höherer Produktivität und deutlicher Zeitersparnisse verbunden. Eine von Notion in Auftrag gegebene YouGov-Studie unter mehr als 2.000 Büroangestellten in Deutschland zeichnet ein differenzierteres Bild. Demnach fällt der reine Zeitgewinn durch KI bislang gering aus. Gleichzeitig gibt es Hinweise darauf, dass sich Verantwortungsbereiche, benötigte Fähigkeiten und Formen der Zusammenarbeit verändern.

Mehr als ein Fünftel (21 %) der deutschen Büroangestellten, die KI-Agenten nutzen, gibt an, durch die Technologie einen höheren Mehrwert für das eigene Unternehmen zu erbringen. Unter den täglich Nutzenden steigt der Anteil auf 35 Prozent. Noch deutlicher zeigt sich der Effekt beim Verantwortungsbereich: 59 Prozent der täglichen Nutzer*innen stimmen der Aussage zu, dass KI-Agenten ihnen ermöglicht haben, ihren beruflichen Verantwortungsbereich zu erweitern. 34 Prozent berichten zudem von Verbesserungen ihrer allgemeinen Rolle und ihrer Karriereaussichten.

Bei jüngeren Beschäftigten ist diese Entwicklung besonders ausgeprägt. Von den 18- bis 24-Jährigen setzen 58 Prozent KI ein, um mehr Verantwortung zu übernehmen. Die Ergebnisse legen damit nahe, dass der Nutzen von KI im Arbeitsalltag nicht allein über eingesparte Arbeitszeit bewertet werden kann.

Netto bleiben 22 Minuten pro Woche

Bei der tatsächlichen Zeitersparnis relativiert sich der Produktivitätseffekt deutlich. Deutsche Arbeitnehmer*innen berichten laut Studie im Durchschnitt von 2,17 eingesparten Stunden pro Woche. Gleichzeitig wenden sie 1,81 Stunden für die Nutzung und Betreuung der Technologie auf. Dazu zählen beispielsweise das Prompting und die Überprüfung der von KI erzeugten Ergebnisse.

Unter dem Strich ergibt sich damit eine Netto-Ersparnis von lediglich 22 Minuten pro Woche beziehungsweise 17,2 Stunden pro Jahr. Entscheidend könnte daher weniger sein, wie viele Arbeitsstunden KI einspart, sondern wie sich die verbleibende Arbeitszeit verändert. 45 Prozent der Arbeitnehmenden haben laut Befragung das Gefühl, dass sich die täglich benötigten Fähigkeiten grundlegend wandeln.

Unternehmen haben Nachholbedarf bei KI-Schulungen

Während Beschäftigte bereits Veränderungen ihrer Arbeit wahrnehmen, besteht bei der organisatorischen Verankerung von KI offenbar noch Handlungsbedarf. Unter allen befragten KI-Nutzer*innen in Deutschland geben 22 Prozent an, dass ihr Unternehmen keine effektive Schulung im Umgang mit KI-Tools anbietet.

Auch bei Beschäftigten, die KI täglich einsetzen, ist Qualifizierung keineswegs selbstverständlich. Laut Studie wurden nur 19 Prozent dieser Gruppe von ihrem Unternehmen im Umgang mit KI-Tools geschult. Damit entsteht eine Lücke zwischen der praktischen Nutzung der Technologie und ihrer systematischen Einbettung in Unternehmensstrukturen.

Integrierte KI verändert Entscheidungen und Zusammenarbeit

Welche Auswirkungen eine stärkere organisatorische Integration haben kann, zeigen die Angaben aus Unternehmen, in denen KI-Agenten bereits Bestandteil teamweiter Prozesse sind. Dort berichten 54 Prozent der Befragten von Veränderungen bei der Entscheidungsfindung. 55 Prozent sehen einen grundlegenden Wandel bei der Zusammenarbeit in Teams.

Die Studienergebnisse verschieben damit den Blick von der isolierten Automatisierung einzelner Aufgaben auf die Gestaltung von Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten. Für Unternehmen dürfte entscheidend sein, KI nicht ausschließlich anhand eingesparter Minuten zu beurteilen. Ebenso relevant ist die Frage, wie die Technologie in Prozesse eingebunden wird und welche Kompetenzen Beschäftigte für den Einsatz benötigen.

Methodik der Untersuchung

Die Befragung wurde von YouGov online durchgeführt. Die Gesamtstichprobe umfasste 2.067 Beschäftigte im deutschen Privatsektor in computergestützten Positionen. Davon nutzten 1.554 KI für ihre Arbeit. Die Befragung fand zwischen dem 9. und 19. Juni 2026 statt.

Als KI-Agenten wurden in der Untersuchung KI-Tools bezeichnet, die Aufgaben erledigen, Entscheidungen treffen oder im Namen der Nutzenden handeln können. Dazu zählen beispielsweise das Entwerfen von Nachrichten, das Zusammenfassen von Dokumenten, Recherchen oder die Verwaltung von Arbeitsabläufen.

Notion beschreibt sich als Workspace, in dem Wissen, Projekte und KI-Tools gebündelt werden. Nach Unternehmensangaben nutzen unter anderem Parloa, SumUp und OpenAI die Plattform.

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