Organisationen profitieren von modernster Technologie: nscale 10 – Informationsplattform erhält Major-Update

Seit mehr als 30 Jahren entwickelt die Ceyoniq Technology Gmbh digitale Lösungen für das Informationsmanagement. Den damaligen Beginn bildete eine Archivierungssoftware aus der die heutige Informationsplattform nscale entstand. Anfang April veröffentlichte Ceyoniq nun die Version 10 dieser.

„Die Digitalisierung in Unternehmen und Behörden schreitet immer weiter voran. Damit steigen auch die Anforderungen unserer Kunden an die Systeme und Technologien, die sie nutzen. Hinzu kommen neue und sich ändernde gesetzliche Vorgaben, die es zu beachten gilt“, so Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq.

Das Major-Release der Digitalisierungslösung beinhaltet u. a. innovative KI-Features, verbesserte Prozessmodellierung, stärkere Integrationsmöglichkeiten mit Drittsystemen als auch -anwendungen und mehrere Usability-Optimierungen. Mit diesen neuen Funktionen ist die Zukunftsfähigkeit der Anwender aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung sichergestellt.

„Wir müssen stets am Puls der Zeit bleiben, um unsere Kunden bei der digitalen Transformation nachhaltig zu unterstützen. Außerdem arbeiten wir kontinuierlich daran, die Usability der Lösung zu verbessern und Benutzer von Routinetätigkeiten zu entlasten – sodass diese ‚einfach arbeiten‘ können. Mit nscale 10 ist uns dies gelungen.“ – so Schiffmann weiter.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

KI verändert zunehmend viele Lebensbereiche; so auch das Informationsmanagement, welches von der Unterstützung von KI stark profitiert. Denn vor allem Large Language Models (LLMs), auf denen zahllose KI-Anwendungen basieren, können hier ihre Stärken voll ausspielen.

nscale verfügt über eine vollintegrierte KI-Lösung, die Nutzern z. B. lange Dokumente innerhalb von Sekunden zusammenfasst („Document Summary“). Gleichermaßen ist es den Anwendern auch möglich direkt inhaltsbezogene Fragen an das Dokument zu stellen („Chat with your document“). Dadurch wird das Finden, Erfassen und Verstehen von Informationen deutlich einfacher, medienbruchfrei und ist mit einem geringen Zeitaufwand verbunden. Im Geschäftsalltag führt dies zu einer Steigerung von Effizienz und Produktivität. Ebenso sind Informationen schneller verfügbar und die Entscheidungsfindung findet auf einer verbesserten Basis statt. Überdies arbeitet die integrierte KI in einer gesicherten Umgebung innerhalb der Plattform und sendet keine Daten an externe Systeme, was die Datensicherheit gewährleistet.

„Die Nutzung Künstlicher Intelligenz im Informationsmanagement wird immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor“, sagt Thomas Schiffmann. „Wir werden nach und nach weitere KI-Funktionalitäten in nscale integrieren, zum Beispiel noch leistungsfähigere Dokumenteninteraktionen, KI-gestützte Prognosemodelle und intelligente Workflows.“

Nahtlose SharePoint-Integration und vollintegriertes Signieren

Eine effiziente Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen ist unabdingbar, insbesondere über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg. Kollaborationstools, wie Microsoft SharePoint, sind daher in vielen Organisationen zum essenziellen Bestandteil der IT-Infrastruktur geworden. Diese Anwendungen sind besonders leistungsfähig, wenn sie vollständig in eine übergeordnete Informationsplattform integriert sind.

In der Informationsplattform ermöglicht dies der nscale Connector for SharePoint Online. Auch er wurde mit dem Major-Update verbessert. So können Nutzer nun ausschließlich in der Oberfläche von Microsofts Kollaborationstool arbeiten und dabei gleichzeitig die Funktionalitäten von nscale, wie z. B. die KI-Features, verwenden. Aufgaben – wie die automatische revisionssichere Archivierung – bei der SharePoint an seine Grenzen stößt, übernimmt die Informationsplattform ebenso. Zusätzlich sind in nscale 10 erweiterte Wiederherstellungsoptionen für SharePoint Online integriert, um die Datensicherheit und Flexibilität weiter zu erhöhen.

Eine weitere Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation sind elektronische Unterschriften. Mit nscale Sign FP steht den nscale-Anwendern eine rechtskonforme und leistungsfähige Lösung zur Verfügung, die es ermöglicht, Dokumente mit unterschiedlichen Signaturlevels digital zu unterzeichnen. Ab nscale 10 ist diese Lösung vollständig in die Anwenderclients nscale Cockpit und nscale Web integriert, was eine nahtlose Nutzung im Arbeitsalltag gewährleistet. In naher Zukunft ist zudem die Integration von elektronischen Siegeln geplant, um die Sicherheit und Authentizität digitaler Dokumente weiter zu erhöhen.

nscale PAP

Mit dem Update erhielt die Process Automation Plattform nscale PAP einige Verbesserungen. Zudem wurden Funktionalitäten für Administratoren hinzugefügt. Durch diese ist nun die vereinfachte und intuitivere Modellierung von automatisierten digitalen Workflows möglich. Darunter zählen u. a. die Verschiebung von Ressourcen aus dem Workflow-Basket an einem anderen Ort im Repository, die Synchronisierung von Attributen und die vollständige Exportierung von PAP-Prozessdefinitionen für die Containerisierung. Ebenso wurde die Modellierung von Verschiebeoperationen weiter vereinfacht.

nscale Cockpit

Als ein entscheidender Vorteil des Geschäftsalltags zählt der direkte Zugang zu relevanten Informationen. Der rasche Überblick über diese gewährleistet eine fundierte Entscheidungs- und Auskunftsfähigkeit des Unternehmens. Mit dem Update verfügt das nscale Cockpit nun über die folgenden neuen Optionen:

• Neue Dashboards: Dank ihnen sind Entscheider stets auf dem aktuellen Stand im Hinblick auf Kennzahlen und anstehenden Aufgaben. Im Client nscale Cockpit sind nun verbesserte Dashboards vorhanden, die eine besonders schnelle und aussagekräftige Übersicht bieten.
• Serienbriefintegration: Die Erstellung von Serienbrief-Vorlagen ist jetzt direkt aus dem nscale Cockpit für Anwender möglich. Überdies können diese gleich in nscale an vordefinierte Empfängerlisten versandt werden. Der Wechsel in eine andere Anwendung entfällt. Zudem werden die versandten Serienbriefe automatisch abgelegt.
• Erweiterte Suchassistenten: Durch die Erweiterung der Such- und Rechercheoptionen im nscale Cockpit ist es für Poweruser und Administratoren ein leichtes, umfangreiche Recherchen zügig und einfach durchzuführen.

nscale eGov

Speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten, stellt Ceyoniq die Informationsplattform nscale eGov zur Verfügung. Sie erhielt folgende Optimierungen:

• Zukunftssichere Standards: Für die Übermittlung von Akten, Vorgängen und Dokumenten an andere Behörden oder Gerichte, ist der Einsatz von XML-basierten Dateiaustauschformaten wie xdomea und xJustiz verpflichtend vorgeschrieben. Beide Formate ermöglichen eine einfache Bereitstellung der Akten und sorgen gleichzeitig für eine optimierte Kompatibilität mit Drittsystemen, wie den vielen Fachverfahren. In Version 10 arbeitet nscale mit den aktuellen Standards xdomea 3.0 und xJustiz 3.51, was die Behörden zukunftssicher aufstellt und gewährleistet, dass sie auch in Zukunft effizient und zuverlässig mit anderen Systemen kommunizieren können.

• Barrierefreiheit ist auch im digitalen Raum ein wichtiger Aspekt. Damit Menschen mit Einschränkungen oder Beeinträchtigungen Anwendungen selbstständig und uneingeschränkt nutzen können, sind eine entsprechende Programmierung und ein durchdachtes Design notwendig. Eine unabhängige Prüfstelle bestätigte, dass nscale eGov gemäß der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 barrierefrei ist.
• Usability-Verbesserungen: Auf Grundlage eines Gebrauchstauglichkeitsgutachtens hat Ceyoniq verschiedene Usability-Optimierungen am Web-Client von nscale eGov vorgenommen. Ziel war es, die Bedienung einfacher und schneller zu gestalten sowie die Unterstützung bei häufig wiederkehrenden Aufgaben in der Aktenführung und bei Ad-hoc-Abstimmungen zu verbessern. Dabei sind Tabellen nun auch grafisch darstellbar, häufig genutzte Befehle aus den Kontextmenüs wurden prominenter platziert, und zusätzliche Tooltips sorgen für eine intuitivere Navigation innerhalb der Plattform.

„Einfach arbeiten“ mit nscale 10

Mit nscale 10 profitieren Organisationen von modernster Technologie, nahtloser Integration und intelligenter Prozessautomatisierung. „Die innovativen KI-Funktionen, optimierte digitale Workflows und die noch stärkere Integration mit bestehenden IT-Systemen und Anwendungen bieten wertvolle Unterstützung, die digitale Transformation voranzutreiben und die Mitarbeiter von nicht wertschöpfenden Verwaltungsaufgaben zu entlasten – sodass diese ‚einfach arbeiten‘ können“, betont Thomas Schiffmann.

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