Es ist für Finanzteams nicht leicht, Veränderungen voranzutreiben. Das liegt daran, dass Daten in Finanzsystemen nicht zwingend konstant sind. Außerdem sind Analysen in Echtzeit erforderlich, um zu wissen, inwiefern die Unternehmensperformance beeinflusst wird.

Finanzteams stehen somit unter Druck, die großen Mengen an umsatzbezogenen Daten, die über verschiedene Organisationen erratisch verteilt sind, in valide Informationen und Indikatoren umzuwandeln, um auf dieser Basis Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Das erfordert umfassende Übersicht über vorhandene Finanzdaten und auch granulare Einblicke in die Daten der Business Units. Doch wie granular muss die Analyse sein? Und welche Daten bieten dem Unternehmen Mehrwert – welche nicht?

Finanzteams wollen sich meist von manueller Dateneingabe und lästigen Excel-Spreadsheets lösen. Nun ist nämlich der Zeitpunkt gekommen, um die digitale Zukunft im Finanzbereich voranzutreiben. Finanzteams können sich von ihrer Rolle als „Erbsenzähler“ lösen und Narrative entwickeln um sich zu positionieren.

Vorausgesetzt, Finanzdaten werden in nutzenstiftende Geschäftsinformationen umgewandelt und der Geschäftsleitung auf ansprechende und überzeugende Weise nähergebracht werden. Dann kann veranschaulicht werden, inwiefern die Unternehmensleistung dadurch beeinflusst wird. Durch die Integration von KI und intelligenter Automatisierung können Finanzteams die Daten schneller und besser deuten und somit die Richtung des Unternehmens in drei Schritten mitbestimmen:

  • Mehrwert analysieren: Wie lässt sich das System am effektivsten nutzen, um Finanzdaten zu erfassen? Wie können Sie außerdem in Zeiten des Wandels sicherstellen, dass sich das System gemeinsam mit ihren Anforderungen weiterentwickelt?
  • Mehrwert schaffen: Nachdem Sie die Daten erfasst haben, bietet Ihnen die anschließende Analyse Antworten auf die folgenden Fragen: „Was könnte passieren?“ und „Was passiert aktuell?“ Ihr Finanzsystem muss so eingerichtet sein, dass Sie Trends verstehen und nachverfolgen können.
  • Mehrwert aufrechterhalten: Statt Neukunden zu akquirieren, ist es wichtig, Bestandskunden auszubauen und zu halten. Das ist in der Regel ressourcenschonender und auch zufriedenstellender für Ihre Mitarbeiter. Um hier die Weichen in die richtige Richtung zu stellen, muss Ihr Finanzsystem in der Lage sein, Daten genau zu erfassen, um folgende Fragen zu beantworten: „Was sind die Metrics?“ und „Haben wir diese erfüllt? Wo sind Potentiale zu heben? Wo kann Overservice erbracht werden?

Datenorientierte Unternehmensausrichtung

Um Geschäftsentscheidungen mittels Datengrundlagen zu unterstützen, muss das vorhandene Finanzsystem Funktionen zur Budgetierung, zum Forecasting und zum Vergleich mit den Ist-Daten und der aktuellen Geschäftssituation beinhalten. Durch die Kombination aller drei Elemente kann das FP&A-Team die Informationen aus dem gesamten Unternehmen akkumulieren und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um neue Wege zu finden und Ihr Unternehmen voranzubringen.

Dafür braucht es integrierte Tools, die die Ist-Werte automatisch mit Forecasts vergleichen und Abweichungen erfassen. Außerdem sollte es dem Finanzteam möglich sein, die Daten zu kommentieren und Abweichungen zu erläutern, um beispielsweise falsche Annahmen in den Forecasts aus dem Weg zu räumen.

Auf dieser Grundlage sollte das Finanzteam in der Lage sein, Maßnahmen zu definieren, die auf einer granularen Ebene, also einzelnen Business Units und Teams, zugewiesen werden. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen, die Daten auf eine verständliche Weise abzufragen, sodass Ihr Finanzteam die anderen Teams partnerschaftlich unterstützen kann. Dadurch lassen sich spontane Update-Anfragen direkt bearbeiten, Trends in Echtzeit erfassen und die Auswirkungen auf die Geschäftsleistung besser vorhersehen.

Datenkompatibilität meistern

Die manuelle Dateneingabe ist einer der Hauptgründe für fehlerhafte Berichte und Forecasts. Die Tatsache, dass Finanzdaten in einer Vielzahl von Anwendungen im gesamten Unternehmen genutzt werden, verschärft diese Herausforderung. Überwinden lässt sie sich nur mit einem sorgfältigen Integrationsansatz.

Die Stammdaten aller Systeme (einschließlich Lieferanten- und Kundenstammdateien, Buchhaltung und Organisationsstrukturen) müssen absolut korrekt und auf dem neuesten Stand sein. Darüber hinaus muss eine fehlerfreie Verschiebung der Daten von einem System zum anderen gewährleistet werden. Denn dies stellt eine weitere Schwachstelle für fehlerhafte Daten dar. Daher muss Ihr Finanzteam jeden Aspekt der Datenintegration sorgfältig kennen.

Die Interoperabilität muss nahtlos sein. Nicht nur um diesen neuen Ansatz zur Finanzplanung und Analyse zu ermöglichen, aber auch weil Regulierungsbehörden dieses Integrationsniveau für bestimmte Systeme voraussetzen wie zum Beispiel für die Mehrwertsteuerverarbeitung, Open-Banking-Initiativen in Europa und die elektronische Rechnungsstellung.

Technologien wie REST APIs erleichtern die Interoperabilität und ermöglichen in Kombination mit Lowcode-Anwendungsentwicklungsmodellen eine agilere Entwicklung von Funktionen für Finanzsysteme. Darüber hinaus bewirkt die intelligente Automatisierung, dass Finanzteams ihre Zeit nicht mehr an sich wiederholende, zeitaufwendige Aufgaben verlieren. Die intelligente Rechnungsverarbeitung ermöglicht beispielsweise die Prozessautomatisierung eingehender Rechnungen und erledigt die Hauptbuchhaltungsanalyse eingehender Rechnungen. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung wird dadurch gesenkt.

Außerdem lassen sich deutliche Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen erzielen und die Zahlungen beschleunigen, damit sich die Mitarbeitenden auf das wirklich Wichtige konzentrieren können. Die intelligente Rechnungserfassung nutzt künstliche Intelligenz, um Daten aus den gescannten eingehenden Rechnungen zu erfassen. Dabei im Mittelpunkt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bestellnummer, Kontonummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies verringert nicht nur die Fehlerwahrscheinlichkeit, weil weniger manuelle Eingaben erfolgen, sondern senkt auch Kosten und spart Zeit.

Überwinden Ihre Finanzteams die Herausforderung der Datenkompatibilität, sind sie in der Lage sein, die Leiter zu erklimmen und ihrem Unternehmen dabei zu helfen, Mehrwert in der Finanzberichterstattung zu schaffen. Erwartungen an das Finanzteam sind:

  • Konstantes, rollierendes Forecasting: Ihr Finanzteam sollte stets den Finger am Puls Ihres Unternehmens haben. Moderne FP&A-Systeme sollten anstatt der veralteten 3-Monats-/6-Monats-/12-Monats-Forecasts und -Berichte just in time zugänglich sein. Es sollte jederzeit möglich sein, neue Daten hinzufügen. Das Finanzteam kann dann entscheiden, welche Daten es in die Berichte einfließen lässt.
  • Zugriffskontrolle: Es muss festgelegt und kontrolliert werden, wer auf das FP&A-System zugreifen kann. So kann auch leichter nachvollzogen werden, ob veraltete Daten hinzugefügt worden sind und durch wen. Dadurch erhalten Sie auch Transparenz darüber, wer etwaige Entscheidungen genehmigt hat, was einen vollständigen Überblick ermöglicht.
  • Berichterstellung und Storytelling: Wurden die richtigen Änderungen vorgenommen, lassen sich Finanzberichte wie Zeitungsartikel lesen. Das Führungsteam sollte sofort, wenn es sich einloggt, die übersichtliche Zusammenfassung angezeigt bekommen. Als Basis dafür sollte das FP&A-Team vorab alle Finanzberichte und Kommentare lesen und daraus einen einheitlichen Bericht erstellen.

Michael Lengenfelder ist Head of FP&A Product Management bei Unit4.

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