KI-Agenten übernehmen zunehmend komplexe Aufgaben in Unternehmen und entwickeln sich von einfachen Automatisierungswerkzeugen zu digitalen Mitarbeitenden. Damit rückt neben der Technologie auch deren Steuerung in den Fokus. Nach Ansicht des IT-Dienstleisters NTT DATA sollten Unternehmen den Einsatz von KI-Agenten entlang klassischer HR-Prozesse organisieren – von der Auswahl über das Onboarding bis hin zur Erfolgskontrolle. Dadurch verändert sich auch die Rolle des Chief AI Officer (CAIO).

Immer mehr Unternehmen prüfen, wie sich KI-Agenten in Geschäftsprozesse integrieren lassen. Die Systeme analysieren Daten, unterstützen Entscheidungen oder übernehmen komplette Workflows. Nach Einschätzung des IT-Dienstleisters NTT DATA reicht es jedoch nicht aus, deren Einführung ausschließlich als IT-Projekt zu betrachten. Stattdessen sei ein Organisationsmodell erforderlich, das sich an etablierten Personalprozessen orientiert.

Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie digitale Mitarbeitende ausgewählt, eingearbeitet, weiterentwickelt und bewertet werden. Daraus ergibt sich zugleich ein verändertes Aufgabenprofil für den Chief AI Officer (CAIO), der künftig nicht nur für Technologie und Governance verantwortlich ist, sondern auch den Aufbau und die Steuerung einer digitalen Belegschaft übernimmt.

KI-Agenten benötigen klar definierte Rollen

Am Beginn steht die Analyse der Unternehmensprozesse. Ziel ist es, Aufgaben zu identifizieren, die sich für den Einsatz von KI-Agenten eignen. Besonders relevant sind Bereiche mit großen Mengen unstrukturierter Daten oder standardisierten Abläufen, etwa Schadensbearbeitung, Dokumentation, Reporting oder Logistik.

Die digitalen Systeme übernehmen dabei keine unspezifischen Aufgaben. Stattdessen erhalten sie klar definierte Rollen mit festgelegten Zugriffsrechten auf Datenquellen, Fachanwendungen und Schnittstellen. Ebenso wird festgelegt, in welchen Situationen sie eigenständig handeln dürfen und wann eine Entscheidung durch einen Menschen erforderlich ist.

Auswahl und Onboarding ähneln klassischen HR-Prozessen

Künftig werden Unternehmen voraussichtlich nicht ausschließlich eigene KI-Agenten entwickeln, sondern verstärkt auf spezialisierte Lösungen verschiedener Anbieter zurückgreifen. Entsprechend gewinnt die Auswahl geeigneter Systeme an Bedeutung. Generalisten und spezialisierte Agenten unterscheiden sich hinsichtlich Fähigkeiten, Einsatzgebiet und Kosten.

Nach der Auswahl folgt das Onboarding. Die Systeme werden mit Unternehmenswissen, Prozessen, Richtlinien und Sicherheitsvorgaben vertraut gemacht. Gleichzeitig entstehen hybride Arbeitsabläufe, in denen KI-Agenten Daten analysieren und vorbereiten, während Mitarbeitende komplexe Entscheidungen, Verhandlungen oder den direkten Kundenkontakt übernehmen.

Kontinuierliche Weiterbildung als Erfolgsfaktor

Wie menschliche Mitarbeitende müssen auch KI-Agenten kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dabei geht es einerseits um das Lernen aus bisherigen Aufgaben und Ergebnissen, andererseits um die Anpassung an neue regulatorische Anforderungen oder geänderte Marktbedingungen.

Dafür benötigen Unternehmen Strukturen, die eine regelmäßige Aktualisierung, Überwachung und Qualitätssicherung der eingesetzten Systeme ermöglichen.

Leistung bewerten und Systeme anpassen

Mit zunehmender Reife sollen KI-Agenten nicht nur einzelne Anweisungen ausführen, sondern eigenständig Optimierungspotenziale erkennen und Vorschläge entwickeln. Gleichzeitig wird die Leistungsbewertung wichtiger. Erfüllt ein Agent definierte Ziele nicht oder verursacht einen hohen Nachbearbeitungsaufwand, kann er angepasst, neu trainiert oder außer Betrieb genommen werden.

Ein Vorteil digitaler Arbeitskräfte liegt in ihrer Flexibilität. Sie lassen sich innerhalb kurzer Zeit skalieren oder deaktivieren und können dadurch besser an schwankende Geschäftsanforderungen angepasst werden.

Zum Abschluss der Analyse betont NTT DATA die wachsende strategische Bedeutung des CAIO.

„Die technologische Entwicklung von KI verläuft derzeit exponentiell. Neue Arbeitsweisen adaptieren Unternehmen dagegen oft nur schrittweise und das setzt sie unter Druck. Denn KI-Agenten verändern nicht nur einzelne Prozesse, sondern die gesamte Organisation. Der CAIO wird dadurch zwangsläufig zu einer neuen Schlüsselfigur – er ist nicht nur Technologieverantwortlicher, sondern auch Architekt einer hybriden Arbeitswelt“, sagt Oliver Köth, Managing Director Technology & Innovation DACH bei NTT DATA. „Wer Agenten erfolgreich einsetzen will, muss anfangen, sie wie einen menschlichen Mitarbeitenden zu führen, inklusive Recruiting, Weiterbildung, Zielvereinbarung und Erfolgskontrolle.“