Der Bereich Human Resources, kurz HR, befindet sich nicht nur aufgrund neuartiger Arbeitsmodelle im Umbruch. Wie eine Migration in ein Outsourcing-Modell ablaufen sollte, verdeutlicht Lothar Steyns, der Geschäftsführende Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH, im Interview mit Midrange.de (MM).

MM: Wie könnte eine Migration der HR-Umgebung zu einem Outsourcer ablaufen?
Steyns: Im ersten Schritt migriert man – natürlich per automatisiertem Migrations-Tool – die Daten aus dem alten Lohnprodukt in die neue Umgebung. Dort prüfen wir per Programm die Daten auf Ordnungsmäßigkeit, sprich die gesetzlichen Vorgaben für die Abrechnung, und übergeben diese dann in den HR-Manager-Bereich und Personalzeitwirtschaftsbereich. Im HR-Manager erstellt man zuerst ein Organigramm auf Kostenstellenbasis, um einen detaillierten Überblick über die Mitarbeiter-Struktur und über Ihr Unternehmen zu geben. Diese Daten, also die Informationen aus dem Organigramm, können bis auf Mitarbeiterebene beliebig ergänzt und erweitert werden.

Quelle: SUMMIT IT CONSULT GmbHMM: Welche weiteren Daten sind sinnvoll?
Steyns: Neben den Mitarbeiterdaten stehen die Stellendaten, also der Stellenplan, des Unternehmens zur Verfügung. Damit ist bekannt, welche Stellen wie besetzt sind, welche Stellen unbesetzt sind usw. Ein kleiner Prozessschritt mit großer Wirkung ist dann die Übergabe der freien Stellen an das Recruitment, damit diese eine der wichtigsten Aufgaben, das Onboarding neuer Mitarbeiter, schnell und nach modernen und vom Markt bzw. des Bewerbers geforderten Kriterien abwickeln kann. Für die Einstellung werden die Bewerberdaten an den Manager übertragen, dort der Arbeitsvertrag und Onboarding-Prozesse automatisiert erstellt und natürlich die Daten an das Entgelt bzw. das Zeitwirtschaftsprogramm übertragen.

MM: Wie lassen sich die Vorteile auf einen Punkt bringen?
Steyns: Weniger administrative Arbeiten, geringerer Zeitaufwand und schnelle Erledigung der Aufgaben ist von hoher Bedeutung, denn hier gewinnen wir die dringend benötigte Zeit für die strategische Personalarbeit.

MM: Welche Trends sehen sie aktuell im Bereich des HR-Outsourcings?
Steyns: Zwei Entwicklungen zeichnen sich massiv im deutschen Markt ab. Zum einen der Trend zu gesamtheitlichen Lösungen und zum anderen der Trend, HR-Software nicht mehr im eigenen Hause zu betreiben, sondern diese soweit möglich in ein gesamtheitliches Konzept einzugliedern und die gesamte HR-Lösung outzusourcen.

MM: Wie lässt sich diese Aussage belegen?
Steyns: Die Beratungsgesellschaft KPMG hat in ihrer Veröffentlichung aus dem Sommer 2022, zum Outsourcing folgende Fakten genannt: 84 Prozent der Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten setzen bereits auf Outsourcing und weitere 13 Prozent planen deren Einsatz. Ich kann mich dieser Erhebung für unseren Bereich vollumfänglich anschließen. Der Aufwand eine Personalwesen-Lösung zu betreiben ist nicht nur aufgrund der permanenten gesetzlichen Änderungen und den daraus resultierenden Updates erheblich größer geworden, sondern auch aufgrund der erforderlichen Datenschutzmaßnahmen. Größere Unternehmen betreiben bereits seit Jahren eine solche Outsourcing Strategie, sparen damit wertvolle Ressourcen im Unternehmen und gewinnen die notwendige Zeit sich um die aktuell brennenden Themen wie Fachkräftemangel, Mitarbeiterbindung bzw. Weiterentwicklung zu kümmern.

Rainer Huttenloher

SUMMIT IT CONSULT GmbH

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