Vor einer scheinbar unüberwindbaren Hürde stehen Unternehmen bei der Digitalisierung immer dann, wenn Abläufe weiterhin Papierdokumente erfordern. Dennoch müssen natürlich auch diese statischen Informationen ihren Weg in die bereits vorhandenen digitalen Systeme finden.
Es klingt wie eine Binsenweisheit, wenn Experten davon sprechen, dass die Wirtschaft in Zyklen verläuft. Kaum ein Geschäftsmodell, eine Arbeitsweise oder eine bahnbrechende Innovation hat ewig Bestand. Bereits seit einigen Jahren befindet sich zum Beispiel die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsbereiche im vollen Gange und erfährt selbst einen stetigen Wandel.
„An automatisierten Arbeitsprozessen kommt heutzutage niemand mehr vorbei“, weiß Myrko Rudolph, Geschäftsführer der Exapture GmbH. Sein Unternehmen beschäftigt sich seit Jahren mit der dezentralen Digitalisierung und entwickelt für diesen Bereich unterstützende Softwarelösungen. „Bewiesene Vorteile von digitalen Prozessen reichen von gesteigerter Effizienz und einem vereinfachten Arbeitsalltag bis hin zu größerer Kundenzufriedenheit und monetär messbaren Erfolgen“, so Rudolph. Dynamische Daten erweisen sich in einem dezentralen System – in dem jeder Mitarbeiter von einem beliebigen Standort auf alle relevanten Informationen zugreifen kann – als Schlüssel zum Erfolg.
Vom Papier ins System
Vor einer scheinbar unüberwindbaren Hürde stehen Unternehmen bei der Digitalisierung immer dann, wenn Abläufe weiterhin Papierdokumente erfordern. „Eine komplett digitalisierte und damit vollständig papierlose Arbeitsweise lässt sich auch in der näheren Zukunft nur als utopisch bezeichnen“, erklärt Rudolph. „Dennoch müssen natürlich auch diese statischen Informationen ihren Weg in die bereits vorhandenen digitalen Systeme finden – es braucht eine Vernetzung über diese Grenzen hinweg.“
Mit Softwarelösungen für bereits vor Ort befindliche Multifunktionsgeräte soll der Brückenschlag zwischen analogen und digitalen Prozessen gelingen. Dazu verwenden etwa Banken, Kliniken oder industrielle Unternehmen einfach den Scanner ihrer eigenen Multifunktionsgeräte, die den Gerätestandard durch individuell angepasste Lösungen dann deutlich übersteigen. Nachfolgend erscheinen die gescannten, statischen Informationen als dynamische Daten im jeweiligen Managementsystem und lassen sich somit nach Belieben für jeden weiteren Geschäftsprozess verwenden.
Analog und digital im Gleichschritt
Einige Vorteile der Arbeit mit Papier lassen sich nicht von der Hand weisen. Immer noch stehen gedruckte Dokumente für hohe Wertigkeit – wie bei Verträgen – oder besondere Dringlichkeit, beispielsweise bei Rechnungen. „Vor allem aber gibt dieses Medium den Menschen ein Gefühl der Sicherheit“, erläutert der Exapture-Geschäftsführer. „In einer beinahe komplett digitalisierten Welt bleibt Papier greifbar, haptisch wahrnehmbar und somit ‚real‘.“
In der wirtschaftlichen Realität aber müssen Unternehmen ihre Daten zusätzlich flexibel einsetzen und jederzeit abrufen können. Scan-Software erweist sich daher als optimales Bindeglied zwischen beiden Welten: Analoge und digitale Prozesse funktionieren mit diesen Lösungen koexistent und profitieren voneinander. „Papier hat nach wie vor seinen berechtigten Platz in einer Vielzahl verschiedenster Geschäftsabläufe“, schließt Rudolph. „Unser Ziel soll nicht sein, dieses Medium zu ersetzen, sondern es auch digital nutzbar zu machen.“ (rhh)
