Die Leistungsfähigkeit eines ERP-Systems hängt wesentlich von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Dennoch vernachlässigen viele mittelständische Industrieunternehmen die Pflege ihrer Stammdaten. Laut Planat führt dies zu Fehlern in Produktion, Materialwirtschaft und Vertrieb. Unternehmen riskieren dadurch Effizienzverluste und unzuverlässige Entscheidungen.
ERP-Systeme gelten in vielen Unternehmen als zentrale Plattform für Planung, Steuerung und Geschäftsprozesse. Ihre Leistungsfähigkeit hängt jedoch maßgeblich von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Genau hier sieht der Stuttgarter ERP-Hersteller Planat bei vielen mittelständischen Industrieunternehmen deutlichen Nachholbedarf.
Besonders im produzierenden Gewerbe würden Stammdaten häufig nicht ausreichend gepflegt, erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat. Betroffen seien unter anderem Artikelinformationen, Kunden- und Lieferantendaten, Stücklisten, Arbeitspläne sowie Klassifikations- und Kommunikationsdaten.
„Insbesondere im produzierenden Gewerbe werden z. B. Stammdaten häufig nicht ausreichend gepflegt. Die Folgen sind weitreichend, von Fehlbeständen im Lager über fehlerhafte Produktion bis hin zu offenen Lieferungen. Die Auswirkungen sind kaum zu überblicken.“
Fehlerhafte Daten wirken sich entlang der gesamten Prozesskette aus
Stammdaten bilden die Grundlage nahezu aller ERP-gestützten Prozesse. Anders als häufig angenommen, handelt es sich dabei jedoch nicht um statische Informationen. Unternehmen müssen die Daten kontinuierlich aktualisieren und pflegen.
Während Bewegungsdaten im Tagesgeschäft meist konsequent erfasst werden, bleiben Stammdaten laut Planat oft unvollständig oder veralten schrittweise. Dadurch entstehen Inkonsistenzen, die sich über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg auswirken können.
In der Fertigung führen ungenaue Daten beispielsweise zu fehlerhaften Planungen, weil Informationen zu Arbeitsschritten, Zeitfenstern oder Materialverfügbarkeiten fehlen. In der Materialwirtschaft drohen Doppelbestellungen oder Produktionsstillstände, wenn Bestände nicht korrekt erfasst sind. Gleichzeitig erhöhen falsche Dispositionsdaten die Lagerkosten.
„Unzureichend gepflegte Stammdaten können sich im Laufe der Zeit zu einem zentralen Engpass für Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit entwickeln“, sagt Christian Biebl.
Probleme reichen bis in Vertrieb und Controlling
Auch Vertrieb und Kundenmanagement bleiben von mangelhafter Datenqualität nicht verschont. Veraltete oder unvollständige CRM-Daten können dazu führen, dass Kunden falsch adressiert werden oder Kommunikationsprozesse ins Stocken geraten.
Darüber hinaus beeinträchtigen fehlerhafte ERP-Daten auch Controlling und Unternehmenssteuerung. Analysen, Prognosen und Kennzahlen verlieren an Aussagekraft, wenn die zugrunde liegenden Informationen unvollständig oder inkorrekt sind.
„Die wirtschaftlichen Auswirkungen mangelhafter Datenpflege können gravierend sein. Bereits geringfügige Abweichungen in den Daten können sich über Prozessketten hinweg multiplizieren und zu Effizienzverlusten im zweistelligen Prozentbereich führen. Gleichzeitig verlängern sich Lieferzeiten, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.“
Wachsende Datenmengen verschärfen die Situation
Nach Einschätzung von Planat verschärft das steigende Datenvolumen die Problematik zusätzlich. Unternehmen verzeichnen mittlerweile ein jährliches Datenwachstum von mehr als 40 Prozent. Ein großer Teil davon entsteht in Materialwirtschafts- und CRM-Systemen.
Ohne strukturierte Prozesse für die Datenpflege entstehen schnell redundante und unübersichtliche Datenbestände. Diese bremsen Abläufe, statt sie zu unterstützen.
„Datenqualität ist kein rein technisches Thema, sondern stellt eine organisatorische Herausforderung dar. In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verankerung von Verantwortlichkeiten für Stammdaten, ebenso wie definierte Prozesse zur Qualitätssicherung.“
Stammdatenmanagement wird zum Erfolgsfaktor
Planat sieht deshalb systematisches Stammdatenmanagement als zentrale Voraussetzung für den wirtschaftlichen Nutzen eines ERP-Systems. Investitionen in Software allein reichten nicht aus, wenn Unternehmen die Datenbasis vernachlässigen. Wichtige Bestandteile seien klar definierte Verantwortlichkeiten, kontinuierliche Aktualisierungen sowie softwaregestützte Prozesse und Workflows zur Qualitätssicherung.
„In dieser Phase sollten auch die Prozesse und die Verantwortlichkeiten zur fortlaufenden Pflege der Stammdaten genau festgelegt werden“, rät Christian Biebl.
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