Erst kürzlich sorgte ein Bericht in der Financial Times über immer Spesenbetrug durch KI-Fakes für Aufsehen. Gefälschte Belege nehmen zu und sind bereits ohne dass KI-Bildgeneratoren immer noch besser werden für das menschliche Auge meist nicht zu unterscheiden. Dazu haben Finanzabteilung meist auch gar nicht die Kapazität, noch mehr Zeit für detailliertes Prüfen jedes Belegs zu investieren. Glücklicherweise hat spezialisierte Software schon heute die Möglichkeiten, nicht nur den Großteil an Compliance-Prüfungen zu automatisieren, sondern auch, KI-Fakes zu erkennen.
Durchschnittlich 14 % aller Belege haben ein Compliance Problem. Das zeigen die Daten aus über 10 Millionen Dokumenten, die innerhalb des letzten Jahres mit der Spesenmanagement-Suite von Rydoo bearbeitet wurden. Von diesen 14 % resultieren 9 % aus Versehen, Missverständnissen oder anderen unabsichtlichen Fehlern.
Hinter den restlichen 5 % der Rechnungen jedoch steckt der aktive Versuch, zu betrügen. Nimmt man als Beispiel ein Unternehmen mit 650 Angestellten und durchschnittlich 75 € pro Beleg, sind das fast 150.000 Euro Schaden jedes Jahr durch absichtlichen Spesenbetrug. Die Methoden dabei reichen von klassisch bis modern, von bewussten Compliance-Verstößen über mehrfach eingereichte Belege bin hin zu eben KI-Fälschungen. Die New York Times schätzt hierbei, dass in wenigen Jahren knapp 30 % der Betrugsversuche mittels KI erfolgt. Bei den unabsichtlichen Verstößen dagegen ist es so, dass die technologische Entwicklung es einfacher machen wird, Compliance-Verstöße zu vermeiden, womit deren Anteil trotz immer mehr Vorschriften sinken wird – Unternehmen müssen solche Technologie allerdings auch nutzen.
KI-Module übernehmen die Compliance-Prüfung
Dass ein Problem besteht und dass dieses zu klein ist, um es zu ignorieren, ist also klar. Doch wie immer hat die Medaille zwei Seiten und die Technologie bietet neben der Ursache auch die Lösung. So können Nutzer des Spesenmanagements von Rydoo das Smart Audit Modul nutzen, das bei allen eingereichten Belegen die nötigen Compliance-Audits automatisch übernimmt – inklusive einer Prüfung auf Fakes.
Das Prinzip dahinter ist einfach erklärt: Angestellte scannen ihre Belege per Smartphone ein und übermitteln sie an die Finanzabteilung. Schon während des Einreichens analysiert nun das System den Beleg. Anhand der zuvor definierten Unternehmensrichtlinien zu Spesen und Erstattungen prüft es jeden einzelnen Rechnungsposten. Findet Smart Audit mögliche Konflikte, markiert es diese, so dass die Finanzteams nur noch an diesen Stellen entscheiden müssen, ob sie eine Erstattung ablehnen oder genehmigen. Der Mensch bleibt finale Instanz, doch der Aufwand sinkt auf ein Minimum.
Wie gut kann so ein System nun sein? Rydoo Smart Audit hat über zehn Millionen Belege verarbeitet und zeigt dabei 97 % korrekt erkannte Risiken und Verstöße. Möglich ist das durch die Kombination von OCR (Texterkennung), LLMs (Large Language Models) und einem Abgleich der Rechnungsposten mit verschiedenen Live-Datenbanken. Auf diese Weise erkennt Smart Audit auch, was sich hinter Markennamen verbirgt, zum Beispiel bei Alkohol oder Tabakwaren. Wie streng das Modul dabei kontrolliert und worauf, konfigurieren die Nutzer. Auch Fremdsprachen sind durch Live-Übersetzung kein Problem.
Beschleunigung, Transparenz und mehr
Dass hier ein traditionell manueller und unbeliebter Prozess digitalisiert wird, bringt neben der Zeitersparnis weitere Vorteile mit sich. So liegen die Daten durch das Einscannen sofort alle digital und in einheitlichem Format vor, statt auf Papier oder in diversen Formen in der Buchhaltung zu sein. Das erhöht nicht nur intern die Transparenz über bisherige Ausgaben, auch Analysen und Prognosen für zukünftige Ausgaben sind dadurch einfacher. Außerdem stehen die Daten im Fall von externen Prüfungen oder für Berichtspflichten schneller zur Verfügung. Nicht zuletzt schließt die Digitalisierung Fälle von doppelt eingereichten Belegen beinahe komplett aus.
Im zu Beginn aufgezogenen Beispielszenario fallen für das Unternehmen fast 2.000 Arbeitsstunden jährlich an, wenn jeder Beleg 3 Minuten Bearbeitungszeit hat und ca. 39.000 Belege im Jahr anfallen. Anders ausgedrückt, in etwa eine Vollzeitstelle nur für Spesen und Compliance. Welche Kapazitäten frei werden, wenn Automatisierung hier nur 60 Prozent des Aufwands übernimmt, liegt auf der Hand.
Bei ihren Spesen müssen Unternehmen also nicht nur Angst vor immer mehr KI-Fakes haben, sie können die Anzahl von Fehlern und Betrugsfällen sogar senken. Wer sein Spesenmanagement 2025 noch immer als manuelle Zettelwirtschaft betreibt, lässt Geld liegen und macht sich das Leben unnötig schwer. Die Betrüger jedenfalls werden den Gefallen nicht erwidern, bei den Methoden von gestern zu bleiben.
Weitere Informationen zu Rydoo finden Sie hier.
Quelle: RydooEin Beitrag von Sebastien Marcon, CEO von Rydoo. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Branchenerfahrung und war zuvor bei Unternehmen wie American Express Global Business Travel, GBTA und Sodexo Benefits and Rewards Services.