Studie zeigt erste Schritte für erfolgreiche Umsetzung: KI mit Plan: Wie Unternehmen den Einstieg in die KI strukturiert gestalten können

Künstliche Intelligenz entfaltet ihr Potenzial nicht durch Hype, sondern durch Struktur. Der aktuelle United Interim Wirtschaftsreport 2025 zeigt: Wer mit klaren Zielen, geeigneten Anwendungsfällen und einem gut aufgestellten KI-Team startet, legt den Grundstein für erfolgreiche KI-Projekte. Besonders erfolgversprechend: der Einstieg über die Kundenkommunikation.

Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein digitales Trendthema – für viele Unternehmen stellt sie eine zentrale Zukunftstechnologie dar. Doch wie gelingt der Einstieg in die Praxis? Der United Interim Wirtschaftsreport 2025 gibt fundierte Antworten. Die Studie basiert auf einer Befragung von über 550 Interim Managern aus der DACH-Region und beleuchtet konkrete Schritte für eine strukturierte Einführung von KI im Unternehmensumfeld.

Ein zentraler Befund: Ziele, Anwendungsfälle und Datenstrategie sind die Grundpfeiler erfolgreicher KI-Projekte. Interim Manager Eckhart Hilgenstock, Mitautor des Reports, bringt es auf den Punkt:

„Je konkreter die Ziele ausformuliert sind, die binnen ein bis anderthalb Jahren realistisch erreichbar sind, desto erfolgreicher gelingt der KI-Start in Unternehmen.“ 88 Prozent der Befragten stimmen dieser Einschätzung zu.

Ziele, Anwendungsfälle, Datenstrategie

Neben der Zieldefinition betonen 80 Prozent der Interim Manager die Bedeutung klarer Anwendungsfälle. Dabei geht es nicht um abstrakte Potenziale, sondern um konkret messbare Mehrwerte innerhalb eines überschaubaren Zeitraums. Drei Viertel der Befragten sehen zudem in der frühzeitigen Entwicklung einer belastbaren Datenstrategie eine Schlüsselkomponente für den Erfolg.

„Es muss von Anfang an klargestellt werden, welche Daten überhaupt zur Verfügung stehen, wie valide diese sind und auf welche Art und Weise sie genutzt werden können“, erklärt Hilgenstock. Ebenso wichtig sei dabei: „Schon in dieser frühen Phase ist allen Beteiligten klarzumachen, was nicht erlaubt ist, weil es der Datenschutz-Grundverordnung widerspricht.“

Drei Schritte zur Umsetzung: Pilotieren, optimieren, skalieren

Der Report empfiehlt ein pragmatisches Vorgehen in drei Stufen: Zunächst steht der Start eines Pilotprojekts im Vordergrund (79 Prozent), gefolgt von der Optimierung auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse (78 Prozent). Erst danach sollte die Skalierung in weiteren Unternehmensbereichen erfolgen – aber mit Bedacht.

„Sind Ziele, Anwendungen und Datenstrategie festgelegt, sollten die Unternehmen zügig loslegen“, so Hilgenstock. Er warnt vor zu langem Zögern: „Keinesfalls sollten die Firmen angesichts der galoppierenden KI-Entwicklung abwarten, bis die Technologie weiterentwickelt oder gar hundertprozentig ausgereift ist.“ Entscheidend sei der gegenwärtige Nutzen, nicht die Perfektion.

Auch wenn 87 Prozent eine Skalierung der KI-Einsätze befürworten, raten 32 Prozent zur schrittweisen Ausweitung. Für Hilgenstock ein bewährtes Prinzip:

„Es geht nicht darum, ein ganzes Unternehmen so rasch und umfassend wie möglich auf KI umzustellen. Vielmehr hat es sich bewährt, jeden Anwendungsfall einzeln daraufhin abzuklopfen, ob sich der KI-Einsatz binnen zwölf bis achtzehn Monaten rechnet.“

KI ist mehr als ChatGPT – Auswahl der passenden Tools

Ein häufiger Fehler in der Einführungsphase: voreilige Festlegung auf bekannte Tools wie ChatGPT oder Microsoft Co-Pilot. „KI ist weit mehr als ChatGPT und Co-Pilot“, betont Hilgenstock. Drei Viertel der Interim Manager empfehlen daher, dem Auswahlprozess der geeigneten KI-Tools besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Denn nicht jede Lösung passt zu jedem Anwendungsfall.

Einstieg über die Kundenkommunikation

Als besonders geeigneter Bereich für den Start kristallisiert sich die Kundenkommunikation heraus. 66 Prozent der Befragten nennen Customer Service und -Kommunikation als ideale Felder für erste KI-Anwendungen. Es folgen Geschäftsprozessoptimierung (53 Prozent) sowie Vertrieb und Marketing (52 Prozent).

Hilgenstock sieht darin ein strategisches Sprungbrett:

„Der Weg zum Kunden ist häufig der beste Einstieg für KI, weil sich dabei unmittelbare Erfolge einstellen.“

Gerade im Business Development lassen sich früh messbare Resultate erzielen – etwa durch gezieltere Zielgruppenansprache oder eine verbesserte Kundenbindung.

„Wenn es im Business Development gelingt, neue Zielgruppen anzusprechen und neue Kunden zu gewinnen, ist das meist ein Door Opener für die KI-Einführung auch in andere Unternehmensbereiche und Abteilungen.“

Konkret identifizieren die Interim Manager die folgenden Technologien als vielversprechend (Mehrfachnennungen möglich):

• Recommendation Engines für eine effizientere Online-Kommunikation (61 Prozent)
• Chatbots (60 Prozent)
• Sprachdialogsysteme (59 Prozent)
• Effizienzsteigerungen im Vertrieb und Marketing (54 Prozent)
• Identifikation potenzieller Neukunden (47 Prozent)

Aufbau interner Kompetenzen mit externer Unterstützung

Eine erfolgreiche KI-Einführung benötigt klare Zuständigkeiten. 93 Prozent der Befragten sehen ein dediziertes KI-Team als unverzichtbar. 63 Prozent empfehlen, dieses Team zu Beginn durch externe Expertise zu verstärken.

Hilgenstock kennt die Situation aus seiner Beratungspraxis: „Tatsächlich herrscht in vielen Firmen Unsicherheit, wie man das Thema KI am besten angehen sollte.“ Häufig sei der Impuls für KI nicht strategisch geplant, sondern entstehe im Zusammenhang mit der Lösung konkreter Probleme. „Wenn ich dann aufzeigen kann, wie KI maßgeblich zur Problemlösung beitragen kann, sind viele überrascht.“

Ein weiterer Tipp aus der Praxis: „Gute Erfahrungen habe ich damit gemacht, sehr früh mindestens einen Mitarbeitenden in KI weiterbilden zu lassen und diese motivierte Person dann die ersten KI-Projekte leiten zu lassen.“

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Über die Studie
Der Wirtschaftsreport wurde von United Interim, einer führenden Community für Interim Management im DACH-Raum, erstellt. Die Studienleitung lag bei Dr. Harald Schönfeld und Jürgen Becker. Zehn renommierte Interim Manager – darunter Eckhart Hilgenstock – analysierten die Antworten von 550 Führungskräften auf Zeit.

Interim Manager gelten aufgrund ihrer vielfachen Praxiseinsätze als besonders erfahrene Einschätzer wirtschaftlicher Entwicklungen. Im Unterschied zu Beratern begleiten sie nicht nur konzeptionelle Phasen, sondern auch die Umsetzung vor Ort im Unternehmen.

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