Immer mehr Unternehmen planen, ihre manuellen Arbeitsprozesse zu automatisieren. So möchten sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen sowie Kosten vermeiden, die durch ineffiziente Prozesse oder Fehler entstehen. Damit eine Automatisierungsstrategie in einem Unternehmen funktioniert, sollte sie abteilungsübergreifend durchgeführt werden. Doch genau das passiert oft nicht. Vor allem Personalabteilungen stehen beim Thema Automatisierung häufig ganz unten auf der Prioritätenliste. Dabei lässt sich gerade in Bereichen wie Recruiting, On- und Offboarding oder Administration eine große Zahl von manuellen HR-Prozessen digitalisieren.
Zum Automatisieren eignen sich vor allem repetitive HR-Prozesse, bei denen gleiche oder ähnliche Arbeitsabläufe immer wieder durchgeführt werden. Durch automatisierte und dadurch effizientere und schnellere Arbeitsabläufe lassen sich Ressourcen freisetzen, die nun für strategische Arbeiten genutzt werden können. Bei der Automation von Human-Ressources-Abläufen sehen sich Organisationen vor allem mit drei Hindernissen konfrontiert:
Hoher Anteil an manuellen Prozessen
Im Vergleich zu anderen Abteilungen hinkt das Personalwesen bei der Digitalisierung immer noch deutlich hinterher. Unternehmen geben beim Erstellen automatisierter Workflows meistens umsatzgenerierenden Abteilungen wie Vertrieb, Marketing oder der Produktion den Vorzug. Ein signifikanter Fehler, sind Personalabteilungen doch für das wichtigste Kapital einer Organisation überhaupt verantwortlich: die Mitarbeitenden.
Diese tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei und sollten daher bei der Digitalisierung hohe Priorität haben. Das DSGVO-konforme Aufnehmen und Teilen von Online-Bewerbungen oder das Einrichten eines Self-Service-Portals für Mitarbeitende können beispielsweise erste wichtige Schritte auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Personalabteilung darstellen und sind die Visitenkarte für ein modernes Unternehmen.
Heterogene Systemlandschaft
Heterogene Systemlandschaften stellen für Mitarbeitende eine große Herausforderung dar, müssen sie doch die Daten oft manuell von einem System in ein anderes übertragen. Ein klassisches Beispiel ist der manuelle Versand der monatlichen Gehaltsabrechnungen. Zuerst werden die Daten händisch überprüft, anschließend einzeln gedruckt, in einen Umschlag gepackt, frankiert und zur Post gebracht.
Ebenfalls zentral sind Bewerbungsunterlagen, die Unternehmen auf dem Postweg oder via E-Mail erreichen. Diese werden zuerst gescannt und in ein System übertragen, wo die Personalabteilung die Informationen weiterbearbeitet. Damit ist die Liste jedoch noch nicht beendet: Man denke nur an weitere Formalien wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder auch Reisekosten- und Spesenabrechnungen.
Eine heterogene Systemlandschaft schließt aber automatisierte Prozesse keinesfalls aus. Richtig konfiguriert kann das System lernen, Dateiformate vor dem Versand so zu harmonisieren, dass sie sich ohne Medienbruch von einem System ins andere übertragen lassen. Auf diese Weise werden Informationen selbstständig in andere Programme übertragen und Personalunterlagen im jeweils richtigen Kontext prozesssicher bereitgestellt.
Im Fall der Gehaltsabrechnungen könnten beispielsweise diese anhand von vorher definierten Attributen automatisch den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Sobald sein neuer digitaler Gehaltsnachweis vorliegt, erhält er umgehend eine Nachricht und kann ihn verschlüsselt herunterladen. Die Personalabteilung spart sich wertvolle Zeit und die Mitarbeitende haben jederzeit sicheren Zugriff auf ihre Unterlagen. Egal von wo und von welchem Endgerät aus.
Hohe Datensicherheit
Personalabteilungen verarbeiten überwiegend personenbezogene Daten, die einer besonderen Sorgfaltspflicht unterliegen. Viele Unternehmen unterliegen dabei dem weit verbreiteten Irrglauben, dass die sensiblen Daten sich nur manuell besonders sicher bearbeiten lassen.
In Wahrheit erhöhen automatisierte Prozesse die Datensicherheit. Sind Daten Ende-zu-Ende, also sowohl beim Übertragen, auf dem Weg und beim Speichern verschlüsselt, genießen sie vollständigen Schutz und können DSGVO-konform verarbeitet werden. Eine revisionssichere Automatisierung verhindert zudem eine nachträgliche Manipulation von Daten oder Unterlagen. Zudem sorgen automatische Abläufe dafür, dass Unternehmen regulatorische Vorgaben und IT-Sicherheitsstandards präziser einhalten.
Eine sichere Prozess-Automatisierung hilft Organisationen dabei, die Abläufe im Personalwesen – ebenso wie in anderen Abteilungen – effizienter und sicherer zu gestalten. Mitarbeitende sparen sich monotone Arbeiten und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Ziel der Prozessautomatisierung ist also nicht, wie oft befürchtet, Stellen abzubauen und Mitarbeitende durch eine Automatisierungs-Software zu ersetzen. Im Gegenteil: Wer zukunftsfähige Mitarbeiter gewinnen und langfristig halten will, muss dazu auch zukunftsfähige Technologien einsetzen.
Ari Albertini ist Co-CEO der FTAPI Software GmbH.
