Manchmal scheinen Projektplanung und -verwaltung in Unternehmen kein Ende zu finden. Wer hatte wann welche Aufgabe übernommen? Wo stehen wir gerade? Ist zusätzliche (externe) Power notwendig, um die Deadline einzuhalten? – Abhilfe und Überblick bieten hier zahlreich verfügbare Tools für IT-Experten und Anwender. Sie versprechen eine schnelle Prozessoptimierung und sind inzwischen fast in jedem Unternehmen anzutreffen. Doch eignet sich jedes Tool für jeden?
Wir sprachen mit Ciarán Doyle, Solutions Engineer Lead, EMEA bei Notion.
Ich kenne Notion vor allem als Tool für Start-ups und Scale-ups. Können Sie kurz etwas zu Ihren Nutzerzahlen und deren Zusammensetzung sagen? Nutzt auch der deutsche Mittelstand Ihr Tool?
Notion wird sowohl von einzelnen Anwendern als auch von Unternehmen genutzt. Aktuell sind es etwas über 100 Millionen Nutzer. Sie müssen wissen, dass Notion vor allem den Anspruch hatte Start-ups und Scale-ups anzusprechen. Und dass dies auch anhand der Nutzerzahlen erkennbar ist, ist durchaus sehr erfreulich.
98 % der FORBES Cloud 100 nutzen Notion und somit die innovativsten Firmen im Cloud-Bereich. Wenn man von dieser Nutzeranzahl und deren Zusammensetzung ausgeht, ist das Timing nahezu perfekt. Es trifft es geradezu rechtzeitig auf die aktuell stattfindende Transformation vieler Unternehmen; Unternehmen, die ihr Business mit Notion managen.
Was interessant ist, ist dass die Probleme und Herausforderungen, mit denen sich die typischen Nutzer von Notion konfrontiert sehen, ähnlich denen der Mittelstandsunternehmen sind. Es geht dabei z. B. um Innovation und die Markteinführungszeit. Aber auch um die für den Mittelstand typischen Themen, wie die Verwendung vieler kleiner Tools (fragmentierte Tools) oder jener der „traditionellen Technikriesen“ (legacy tools stack) und deren Integrationsprobleme, die dadurch entstehen.
Und all das sind Dinge für die sich Notion hervorragend eignet und sehr hilfreich ist, um sie zu lösen. Darin sehen wir in Notion eine große Hilfe für Anwender, die – innerhalb des Mittelstandes – nach Optimierung streben.
Was wir sehen können: Es gibt kleine, mittlere und große Unternehmen aus fast allen Branchen. Interessanterweise finden sich neben den sogenannten Pionieren der Industrien, auch mehr an solchen Industrien, die wir als „heartland of europe type industries“ bezeichnen würden, z. B. die Automobilindustrie, bei denen Notion eine große Anwenderzahl verzeichnet.
Global betrachtet sind es Firmen wie z. B. Toyota und deren Supply Chain, und in Deutschland Unternehmen wie Taxfix oder Parloa, die Notion verwenden. Und was wir in den letzten Jahren beobachtet haben, ist, dass viele deutsche Mittelstandsunternehmen zu Notion wechseln.
Worum geht es bei Notion?
Es geht zum einen um die Strukturierung eines Tages bzw. einer Woche, und zum anderen um die Optimierung der täglichen Arbeit bzw. Abläufe. Zum Beispiel: Wenn ich in eine neue Woche starte, sitze ich für gewöhnlich mit einer Tasse Kaffee da und schaue mir an, welche Termine oder anderen Aufgaben zu bestimmten Uhrzeiten anstehen. Ich sehe, dass ich Meetings wie dieses hier habe, und dann die Zeit, um mich auf eben jene Meetings vorzubereiten. Und Notion bietet mir die Möglichkeit all die Dinge, die ich brauche, um in Meetings oder in deren Vorbereitungszeit effizient zu sein, sicherzustellen: Notizen, die ich für heute gemacht habe; das Brainstorming für ein Projekt an dem ich mit dem Team zusammen arbeite. Außerdem lässt sich der aktuelle Status des Projekts einsehen und ob bspw. zusätzliche Hilfe gebraucht wird, weil eine Deadline näher rückt.
Und so wie es im kleinen Rahmen, in einer Teamarbeit, funktioniert, ist es auch auf größere Aufgaben im Unternehmen und unternehmensübergreifend anwendbar. Letztlich ist es für Unternehmen wichtig Entscheidungen treffen zu können, v. a. wenn mit anderen Unternehmen zusammengearbeitet wird. Ich muss beispielsweise wissen, was die Codierung leisten soll, wenn ich einen Code für den Kunden XY schreibe, und welche Richtlinien dabei zu beachten sind. Dieses Wissen kann ich an einem Ort (für alle anderen Teammitglieder) speichern und abrufen, und muss nicht vier bis fünf Stunden pro Woche mit der Verwaltung verbringen. Da lässt sich wirklich einiges reduzieren, sodass ich mich im Endeffekt wirklich auf die Aufgabe konzentrieren kann. Und all das macht mich produktiver, effizienter.
Wenn ich an Notion denke, dann ist es dieser „connected workspace“-Charakter, der ausschlaggebend ist. Denn das Tool Notion beinhaltet alles, was ich für die Zusammenarbeit brauche.
Bei der Recherche für das Interview las ich über toolmaker und average user. Was meinen Sie damit?
Es gibt 25 Millionen Menschen, die Tools programmieren, modifizieren, bauen. Also ein sehr kleiner Teil aller Menschen, die jeden Tag daran arbeiten. Und wie das Unternehmen A und das Unternehmen B arbeiten, darin gibt es eine große Schnittmenge an Gemeinsamkeiten – aber auch im kleineren Umfang Unterschiede. Und Tools bieten da sehr viele Möglichkeiten in der Anwendung.
Und dieses System von einer legacy company wie Oracle oder IBM, war eine Zeit lang sehr teuer: Es musste ein entsprechender Consultant geholt werden, der das Tool in der Funktionsweise so abänderte, wie es für das eigene Unternehmen notwendig war. Ich denke dabei an das „last mile delivery concept“: Es ist sehr einfach ein Produkt vom Hafen in Los Angeles nach Antwerpen zu liefern. Aber es dann weiter von Antwerpen zum eigentlichen Ziel zu bekommen, das ist der wirklich teure und herausfordernde Teil. Und ähnlich verhält es sich mit der Software. Es ist ziemlich einfach, dass die Software 90 % von dem erledigt, was sie tun muss. Aber die letzten 10 % sind sehr zeitaufwändig und kostspielig.
Notion löst dieses Problem, indem es den Nutzern – average user – einfach gemacht wird, etwas zu tun: Wenn ich eine Herausforderung, ein Problem habe, welches ich auf wirklich programmatische Weise immer wieder gleich lösen kann, macht es mir Notion leicht, die Automatisierungen zu bauen bzw. die Vorlagen zu erstellen, um sicherzustellen, dass es wirklich sauber gemacht wird. Das verstehen wir unter toolmaker. Es sind die Leute, die ein Problem sehen und denken „Ich stelle sicher, dass es für alle gelöst ist“.
Wie können wir diese Lücke zwischen toolmaker und average user schließen? Oder ist es in Ordnung, dort eine Lücke zu haben?
Eine Lücke zwischen toolmaker und average user zu haben, ist in Ordnung, aber es sollte eine Brücke geben.
Wenn ich ein Problem habe, möchte ich es lösen. Und wenn ich aber (im Nachhinein) diese (zusätzliche) Vorlage für absolut jeden in meinem Unternehmen zur Verfügung stelle, und sie funktioniert für andere Personen genauso gut. Dann habe ich den Endpunkt als average user „erreicht“ – und dann ist die Person quasi toolmaker.
Das Ziel ist nicht, eine Milliarde Programmierer zu machen. Es geht darum, den 25 Millionen viel mehr als nur Tools zur Verfügung zu stellen, die sie brauchen. Jeder Einzelne kann davon profitieren, unabhängig davon, ob er ein toolmaker ist oder nicht.
Ich muss zugeben: Ich liebe Ihr Tool. Aber nicht immer gelingt es mir, meine Kollegen auch davon zu überzeugen. Welche Argumente sollte ich verwenden?
Ich habe bei Notion und in früheren Positionen mit deutschen Kunden zusammengearbeitet und dieses Gespräch schon sehr oft geführt. Ich finde es faszinierend. Deutschland ist ein wirklich interessanter wirtschaftlicher Standort, innerhalb Europas die größte Volkswirtschaft, die von vielen Seiten beobachtet wird. Aber wenn wir genau hinschauen, steht sie vor ebenso vielen Herausforderungen, bspw. im Hinblick auf den Ausbau und die Instandhaltung des Autobahnnetzes oder das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter in Unternehmen.
Das gemeinsame Problem ist: Wir wollen alle effektiver und effizienter sein. Und das ist der Punkt, an dem ich normalerweise mit der Vorstellung von Notion beginne.
Wenn Sie auf alles Wissen zugreifen können, was jemals in ihrem Unternehmen geschaffen wurde. Leicht zugänglich, von ihrem Smartphone aus, sodass Sie immer eine Antwort auf ihre Frage finden und Sie niemanden fragen müssen. Würde es Sie in ihrem Job besser machen? – Und die Antwort darauf ist „Ja“, dann fangen wir damit an.
Erstens kann es sie in ihrem Job verbessern, zweitens sparen Sie Geld. Drittens, es sind Dinge möglich, von denen Sie im Moment noch gar nicht glauben, dass sie machbar sind. Und Notion wird Sie darauf bringen. Die Möglichkeiten sind endlos, bei denen wir helfen können. Notion funktioniert ähnlich wie ein Lego Bausteinkasten. Warum sollten Sie es nutzen? – 100 % der Arbeiter können durch die Anwendung von Notion in irgendeiner Weise effizienter sein.
Für alles gibt es Tools. Mir fällt es dabei oft schwer, den Überblick zu behalten. Haben Sie dafür Tipps?
Wichtig ist die Kenntnis darüber, wie die Strategien im Einzelnen aussehen: Welche Strategie hat Ihr Unternehmen im Hinblick auf Wissensvermittlung? Hat es eine Strategie für das Projektmanagement? Und die Antworten auf all das, ermöglichen es Ihnen, zentrale Tools zu finden, die vorhanden sind und von denen sie profitieren. Wenn wir an die Masse von Tools denken – die es in einem Unternehmen gibt –, ist das Wichtigste, zuerst eine grundlegende Struktur zu definieren: Welche Probleme lassen sich mit welchem Tool lösen?
Ein anderer Aspekt ist die Investition in die Mitarbeiter. Diese müssen die Tools verstehen, um produktiver zu sein, denn die meisten verwenden nur 5 % bis 10 % der Möglichkeiten, die das Tool ihnen bietet. Viele Unternehmen mobilisieren jährlich sehr viel Geld für die Software. Wenn sie stattdessen mehr in den einzelnen Mitarbeiter investieren, sodass dieser die Software besser versteht und nutzen kann, spart es letztlich den Unternehmen Geld.
Werfen wir einen Blick in die Zukunft der Tools: Wird es diesen Tool-Dschungel immer geben oder wird es eine Konsolidierung durch große Unternehmen geben?
Bei all dem ist das Wichtigste das Preis-Leistungs-Verhältnis für den Kunden. Unternehmen, die dem Kunden einen Mehrwert bieten, sich jederzeit auf dessen Anforderungen und Wünsche konzentrieren, werden immer gut abschneiden. Es ist wirklich sehr wichtig, dass sich alles daran orientiert.
Wir sehen bei Notion, dass viele Anwender versuchen, die Unternehmenskosten zu kontrollieren, zu reduzieren. Also schneiden Tools, die für mehr als eine Sache im Unternehmen nützlich sind, sehr gut ab und werden dies auch in den nächsten Jahren tun.
Große Unternehmen wie Microsoft sind mehr daran interessiert, dass sie Tools anbieten, die weniger innovativ sind, sondern eher eben gut genug, und hauptsächlich deren Marktanteile verteidigen.
Hingegen muss Notion – vor allem in unserer Nische – exponentiell besser sein, um Bestand zu haben. Denn ausschlaggebend ist, je nachdem wie gut diese Tools funktionieren, ist man damit produktiver, effizienter und erfolgreicher in seiner Arbeit – oder nicht. Und um Gewinn zu machen, braucht man die besten Tools. Und da ist es das Beste, dass beste Tool für jeden Bedarf anzubieten.
Baust du etwas, das gut genug ist, oder etwas, das das Beste ist?