Die E-Rechnung kommt, so sieht es der Gesetzgeber vor. Doch die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung kann für Unternehmen herausfordernd sein: E-Rechnungen müssen künftig nicht nur digital empfangen, sondern auch elektronisch archiviert werden. Die Dokumente in Papierform aufzubewahren ist dann nicht mehr zulässig. Unterstützung bieten moderne Enterprise Content Management (ECM) Systeme. Sie sind optimal dafür geeignet gängige Geschäftsprozesse – wie das Rechnungswesen – zu digitalisieren und effektiver zu gestalten. Auf diese Weise werden nicht nur gesetzliche Vorschriften eingehalten, sondern die Workflows insgesamt optimiert. ECM-Lösungen machen die ehemals analogen Prozesse schneller, transparenter und kosteneffizienter, sodass Firmen nachhaltig profitieren.
Die Uhr tickt: Ab 2025 tritt die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen aller Größen und Branchen in Kraft. Bedeutet konkret, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Übergangsregelungen für den Rechnungsversand
Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027: Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 Euro erwirtschaftet, dürfen Unternehmen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermitteln. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, etwa PDF-Dateien, sind in diesem Zeitraum noch zulässig. Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, können in diesem Zeitraum noch Rechnungen ausstellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze zu erfüllen.
Standards für digitale Rechnungen
Für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, besteht bereits seit dem 27. November 2020 die Pflicht zur E-Rechnung, dort kommt die sogenannte XRechnung zum Einsatz. Mit dieser haben die Behörden bereits einen neuen Standard für digitale Rechnungen etabliert.
In Deutschland werden derzeit vor allem zwei Standards genutzt: die bereits erwähnte XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format – eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. International werden weitere Formate verwendet – wie Fattura PA in Italien oder Factur-X in Frankreich. Alle Formate eint, dass sie den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Auch eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Der Grund: PDF-Dateien entsprechen nicht der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. Diese verlangt, dass die Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten ohne manuellen oder technischen Aufwand erfolgt, was das PDF-Format nicht erfüllt. Bei der E-Rechnung hingegen handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, das sich automatisch von Computersystemen verarbeiten lässt. Dies spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.
Digitale Workflows mit ECM
Diese neuen Regelungen betrachten viele Unternehmens als eine bürokratische Hürde, doch sie stellt im Grunde einen echten Gewinn für diese dar. Denn die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. So kann eine solche Umstellung zahlreiche Vorteile bringen: Dazu zählen spürbare Kostensenkungen, beschleunigte Workflows, eine reduzierte Fehleranfälligkeit, nachhaltigeres Wirtschaften durch einen geringeren Papierverbrauch, eine effizientere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz sowie eine verbesserte Nachverfolgbarkeit der Geschäftsprozesse. Nicht zuletzt erhöht die elektronische Rechnungsstellung Sicherheitsstandards.
Die E-Rechnungspflicht bietet Firmen also eine echte Chance, um digitale Geschäftsprozesse zu etablieren oder weiter auszubauen. Mit der passenden Software lässt sich dieser digitale Umstieg effizient umsetzen. Bei der Rechnungsverarbeitung leisten ECM-Systeme gute Dienste. Sie übernehmen das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten und leiten diese automatisiert, individuell zugeschnitten durch das Unternehmen. Da ECM-Systeme modular aufgebaut sind, ist es sinnvoll, das Dokumentenmanagement schrittweise zu digitalisieren und mit einem Pilotprojekt zu starten. Dafür ist das Rechnungswesen optimal geeignet, auch aufgrund seiner wiederkehrenden Abläufe und den klaren Rahmenbedingungen. Firmen haben dabei die Wahl, ob sie die ECM-Lösung ganz klassisch „On-Prem“ oder aus der Cloud nutzen.
Wird eine On-Premises-Lösung genutzt, läuft diese auf der unternehmenseigenen Hardware. Der Vorteil: Die digitalen Workflows sind hochgradig individualisierbar. Kommt ein Cloud-ECM zum Einsatz, wie yuuvis® RAD as a Service, brauchen sich Firmen nicht weiter um die IT-Infrastruktur des ECM-Systems kümmern. Der Betrieb der Cloud-Lösung erfolgt durch einen spezialisierten Managed Service Provider, wie TA Triumph-Adler. Das entlastet die unternehmenseigene IT spürbar, da zeitraubende Wartungsaufgaben entfallen. Eine cloudbasierte ECM-Lösung verfügt darüber hinaus idealerweise über standardisierte Workflows speziell für das Rechnungs-, Vertrags- und Personalwesen, die sich ebenfalls individuell anpassen lassen.
Nicht zuletzt ermöglichen ECM-Systeme abteilungsübergreifend eine einheitliche Softwareumgebung und bringen alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Ablage von E-Rechnungen und anderen digitalen Belegen mit – von der Indexsuche, über die automatische Versionierung in der Cloud, bis zum Fristenmanagement, das ein versehentliches vorzeitiges Löschen von Dokumenten verhindert.
E-Rechnungspflicht: Umstieg als Digitalisierungschance nutzen
Unabhängig davon, welche Lösung zum Einsatz kommt: ECM-Systeme bieten Unternehmen Vorteile über den Rechnungsprozess hinaus. Sie lassen sich sicher und rasch einführen – gerade auch, wenn der Umstieg von einem strategischen Partner begleitet wird. Die E-Rechnungspflicht ist hierfür ein guter Anlass, um die eigenen Workflows digitaler und effizienter aufzustellen. Gerade im Rechnungswesen, das generell durch zahlreiche Fristen und Freigabeprozesse gekennzeichnet ist, werden die Vorteile digitaler Workflows für alle Beteiligten schnell spürbar. Das sorgt nicht selten dafür, dass die Akzeptanz steigt und die Digitalisierung im Unternehmen künftig noch schneller vorangetrieben werden kann.
Mehr Informationen dazu, welche konkreten Schritte Unternehmen beim Umstieg auf die E-Rechnung berücksichtigen sollten, erfahren Sie in dieser Checkliste.
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Quelle: TA Triumph-Adler GmbH