Der Trend zum Homeoffice hat in den letzten Monaten die Nachfrage nach Microsoft-Produkten, insbesondere nach Microsoft Teams, massiv steigen lassen. In vielen Unternehmen und Organisationen wandert daher täglich eine große Menge von Geschäftsdaten über verschiedene Teams und Kanäle in Microsoft Teams hin und her. Diese Daten müssen ebenso zuverlässig geschützt werden wie alle anderen im Unternehmen verwendeten Daten.
Videodateien, Audiodateien, Informationen, die Mitarbeiter beim Chatten oder in privaten Nachrichten austauschen, und Dateien, die sie privat für sich selbst oder für die gemeinsame Zusammenarbeit in einer Projektgruppe speichern – es gibt eine Menge Daten, die sich bei der täglichen Nutzung von Microsoft Teams ansammeln. All diese Daten gehören sowohl im Ruhezustand, als auch bei der Übertragung zwischen verschiedenen Geräten, Benutzern oder Rechenzentren von Microsoft verschlüsselt.
Microsoft bietet Ihnen an, diese Daten zu verschlüsseln, aber gleichzeitig bleibt das Unternehmen auch im Besitz der Schlüssel zu den Daten der Anwenderunternehmen. Dadurch ist Microsoft in der Lage, auf alle im Collaboration-Tool Teams gespeicherten und verwendeten Daten im Klartext zuzugreifen. Theoretisch wären Microsoft-Mitarbeiter mit bösen Absichten in der Lage, auf sensible Unternehmensdaten zuzugreifen.
Abgesehen davon könnte Microsoft auf Grundlage von amerikanischen Gesetzen wie dem CLOUD Act gezwungen werden, US-Regierungsstellen den Zugang zu sensiblen Daten zu gewähren. Unternehmen, die ihre Daten so speichern möchte, dass ausschließlich sie auf die Daten Zugriff haben, haben nur eine Wahl: Sie müssen einen zusätzlichen Schutz anwenden. Diese Zero-Knowledge-Verschlüsselung erlaubt niemandem außer dem Eigentümer der Daten und autorisierten Abteilungen in einer Organisation den Zugriff auf die Daten im Klartext. Die Dateien werden bereits auf dem Endgerät des Benutzers verschlüsselt, bevor sie in die Cloud hochgeladen werden. So verlassen niemals „lesbare“ Dateien das betreffende Endgerät.
Boxcryptor-App — Features und Funktionen
Die Verschlüsselungslösung Boxcryptor bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung basierend auf einer Kombination von AES-256 und RSA. Die Lösung ist bereits seit fast zehn Jahren auf dem IT-Security-Markt vertreten. Seit Juli 2020 ist Boxcryptor nun auch als Integration in Microsoft Teams für Unternehmenskunden verfügbar.
Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden Ihre Daten vor neugierigen Blicken geschützt. Niemand kann ohne Befugnis auf die Daten zugreifen; weder Boxcryptor, noch Microsoft oder neugierige Dritte. Die Software ist Cloud-übergreifend, was sie ideal für eine Multi-Cloud-Strategie macht. Insgesamt unterstützt Boxcryptor neben Microsoft OneDrive und SharePoint mehr als 30 verschiedene Cloud-Lösungen. Auch NAS-Systeme und lokale Daten können verschlüsselt werden.
Speichern von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Daten
Boxcryptor kann, ähnlich wie andere Anwendungen, direkt in Microsoft Teams integriert werden. Unternehmen können die App in Microsoft Teams auf drei verschiedene Arten nutzen:
- Erstens als sogenannte „Channel-App“ in Kanälen verschiedener Teams.
- Zweitens als „Personal-App“ für die individuellen Daten der Benutzerin oder des Benutzers.
- Drittens können Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen verschlüsselte Dateien direkt im Kommunikations-Bereich eines Kanals mit ihrem Team austauschen.
Vor der ersten Nutzung müssen Firmenadministratoren die Boxcryptor-App auf der Website herunterladen. In Kürze wird es auch möglich sein, die App über den Microsoft App-Store zu installieren.
Sichere Zusammenarbeit im Team mit der Channel-App
Sie können Boxcryptor ganz einfach in einen Kanal in Ihrem Team integrieren, indem Sie eine neue Anwendung in den ausgewählten Teamkanal hinzufügen. Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Boxcryptor-Ordner als neue Registerkarte angezeigt. Die Berechtigung zur Ansicht der Dateien in dem neuen verschlüsselten Ordner liegt zunächst ausschließlich bei der Person, die den Ordner erstellt. Andere Personen müssen zuerst die Erlaubnis einholen, bevor sie auf die Dateien zugreifen können. Personen von außerhalb der Organisation, die in einem Team als Gast hinzugefügt wurden, können ebenfalls Zugriff auf den Boxcryptor-Ordner anfragen. Im Register „Boxcryptor“ können Teams verschlüsselte Ordner und Dateien anzeigen, Dateien und Ordner im verschlüsselten oder unverschlüsselten Zustand hoch- und herunterladen und sie löschen oder umbenennen.
Die Personal-App für den Schutz Ihrer persönlichen Daten in Microsoft Teams: Die persönliche Anwendung von Boxcryptor gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, verschlüsselte Daten in ihrem privaten OneDrive-Ordner zu speichern. Diese App ist für Daten gedacht, die nicht für das gesamte Team freigegeben werden sollen. Nach der Integration wird die App in Microsoft Teams in der vertikalen, persönlichen Menüleiste angeheftet.
Verschlüsselte Dateien in „Beiträge“ senden: Sobald Boxcryptor zu einem Kanal in Microsoft Teams hinzugefügt wurde, steht Ihnen eine weitere Funktion auf der Registerkarte „Beiträge“ Ihres Kanals zur Verfügung: Sie können verschlüsselte Dateien für das gesamte Team freigeben, indem Sie das Boxcryptor-Logo unter dem Eingabefeld einer Unterhaltung auswählen. So können sie bis zu vier verschlüsselte Dateien Ihrer Wahl gleichzeitig hochladen. Jeder, der eine Boxcryptor-Berechtigung im Kanal hat, kann die Datei, die jetzt als Beitrag angezeigt wird, öffnen und im Klartext lesen.
Der Blick in die Zukunft
Noch gibt es Einschränkungen, wenn Sie Ihre Daten in jedem möglichen Anwendungsszenario in Microsoft Teams schützen möchten. So ist es beispielsweise noch nicht möglich, Daten in einem privaten Kanal oder den Einzel- und Gruppen-Chats durchgängig zu verschlüsseln. Außerdem unterstützt Boxcryptor nur die Client-Anwendungen von Microsoft Teams und noch nicht die Browser-Anwendung.
Langfristig wird eine App angestrebt, die Unternehmen die Möglichkeit gibt, Geschäftsdaten in jedem beliebigen Anwendungsszenario in Microsoft Teams zu verschlüsseln, ohne den Schlüssel zu ihren eigenen Daten weitergeben zu müssen. (rhh)
