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SAP
AKTUELL
MIDRANGE
MAGAZIN · 09/2016
Einheitliche Rechnungsverarbeitung in SAP
Digitale Rechnungen
Der Automobilzulieferer Röchling erfasst Papier- und E‑Mail-Rechnungen per Distributed
Capture in regionalen Niederlassungen und verarbeitet sie standortübergreifend auf einer
gemeinsamen Plattform zur Übergabe an SAP.
A
BBYY Europe, Anbieter von Tech-
nologien und Lösungen für Doku-
mentenerkennung, Data Capture und
Linguistik, hat die automatisierte Ver-
arbeitung von Rechnungen der Röch-
ling Automotive AG & Co. KG verein-
heitlicht und verbessert. Der Automo-
bilzulieferer verarbeitet Rechnungen,
die per E‑Mail oder in Papierform in
Niederlassungen in vier Ländern ein-
treffen, jetzt mit einer Lösung, bei der
die Software die Dokumente erfasst,
Rechnungsdaten extrahiert und sie an
nachgelagerte SAP-Systeme weiter gibt.
Röchling Automotive ist ein Zulie-
ferer von Kunststoffteilen für die Auto-
mobilindustrie. Die Niederlassungen in
Deutschland, Tschechien, Belgien und
den USA erhalten Rechnungen von et-
wa 2.000 Lieferanten in verschiedenen
Sprachen und Formaten – das sind bis
zu 50.000 Rechnungen jährlich. Rech-
nungsdaten wurden bislang bereits
an jedem der Standorte automatisiert
erfasst und in SAP-Workflows und Ar-
chivsysteme übergeben. Allerdings er-
laubte die bisherige Lösung weder eine
einheitliche Erfassung auf derselben
Plattform (Distributed Capture) noch
die Verarbeitung elektronischer Rech-
nungen. Zudem war der Datenzugriff
sehr langsam. Daher wünschten sich die
Niederlassungen eine neue Lösung für
die Rechnungsverarbeitung. Mit ABBYY
FlexiCapture for Invoices hat Röchling
die passende Softwarelösung gefunden.
„90% der Rechnungen in den USA
treffen mittlerweile als E‑Mail-Anhang
ein. In Europa hingegen sind momen-
tan noch viele Rechnungen papierba-
siert, aber auch hier setzt sich der di-
gitale Rechnungsaustausch allmählich
durch“, erklärt Andreas Lupfer, Team
Leader PLM / SAP Application Support,
Röchling Automotive SE & Co. KG. „Die
bisherige Lösung konnte keine E‑Mail-
Rechnungen verarbeiten, sondern nur
Dokumente, die sie von den angebun-
denen Scannern erhielt. Um alle Rech-
nungen in einem einheitlichen System
zu verarbeiten, mussten wir elektro-
nisch empfangene Rechnungen also
erst ausdrucken und zusammen mit
den Papierrechnungen wieder als PDF
einscannen. Das ist natürlich ein sehr
aufwendiger und eigentlich überflüssi-
ger Arbeitsschritt. Das können wir uns
nun sparen.“
Rechnungen werden jetzt vor Ort
gescannt oder aus elektronischen
Postfächern direkt übermittelt. Die
Capture-Software extrahiert Kopf- und
Fußdaten automatisch. Auf Basis der
Resultate werden Dokumente, die einer
manuellen Prüfung oder Korrektur der
Erkennungsergebnisse bedürfen, den
zuständigen Sachbearbeitern an den
Verifizierungsstationen zugewiesen.
Die validierten Daten schließlich wer-
den an die Fachabteilungen zur Rech-
nungsprüfung und -freigabe und an
die die passenden Workflows im SAP-
System zur Verarbeitung übergeben.
Im Gegensatz zur vorherigen Lösung
ist jetzt auch ein automatisches Sys-
temtraining möglich. Das heißt, dass
charakteristische Rechnungen manuell
ausgewählt werden können und vom
System dann für zukünftige Rechnun-
gen desselben Lieferanten herange-
zogen werden (zum Beispiel, um die
Position zusätzlicher Rechnungsfelder
zu bestimmen). Damit wird die Erken-
nungsrate kontinuierlich optimiert und
Rechnungen neuer Lieferanten werden
schneller und besser erkannt. Über den
DocumentRouter des ABBYY Partners
KGS werden die erzeugten PDFs und
extrahierten Rechnungsdaten direkt in
die passenden SAP-Prozesse zur Wei-
terverarbeitung eingeschleust.
ABBYY FlexiCapture for Invoices ist
eine betriebsbereite Lösung für die auto-
matisierte Rechnungserfassung im Kre-
ditorenbuchhaltungsprozess. Basierend
auf der Enterprise Capture Plattform
ABBYY FlexiCapture bietet sie essen-
zielle Funktionalitäten in einer Fer-
tiglösung, die dennoch flexibel an die
jeweiligen Bedürfnisse, unternehmens-
eigene Prozesse und IT-Infrastrukturen
angepasst werden kann. Die Lösung ist
der Schlüssel zu einem effizienteren
Kreditorenbuchhaltungsprozess, bietet
volle Transparenz im gesamten Rech-
nungszyklus und hilft Unternehmen,
Risiken zu minimieren. Zudem lässt sich
die Lösung auf die Erfassung und Ver-
arbeitung anderer Dokumententypen
im Unternehmen erweitern und steht
somit auch für Formulare in der Kun-
denkommunikation, für Personalakten,
Bestellungen oder für den digitalen Post-
eingang zur Verfügung und bietet damit
maximale Investitionssicherheit.
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