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02/2016 ·
MIDRANGE
MAGAZIN
ten, in verschiedenen Sprachen erfas-
sen, die bei Burckhardt Compression
ein Volumen von rund 200.000 Seiten
pro Jahr erreichen.
„Die Berater von Software4Profes-
sionals überzeugten uns durch ihre
hervorragende Präsentation und ihre
Referenzen im Bereich Kreditorenver-
arbeitung“, erläutert Lorenzo Perucchi.
„Ihre Lösung YAMBS.Invoice machte
auf uns einen sehr guten Eindruck, ins-
besondere hinsichtlich der Anwender-
freundlichkeit.“
Komplette Einführung
in sechs Monaten
Zunächst erstellten die Berater eine
umfangreiche Einführungsanalyse. Als
Zeitraum für die Einführung wurden
sechs Monate veranschlagt. Darin ein-
gerechnet waren sowohl individuelle
Anpassungen der Standardsoftware
als auch die Schulung von Key-Usern
durch Software4Professionals. 60 aus-
gewählte Mitarbeiter sollten nach dem
Train-the-Trainer-Konzept
geschult
werden und später die Einweisung der
übrigen 150 Anwender übernehmen.
Der automatisierte Kontierungspro-
zess sollte in Zukunft folgendermaßen
aussehen: Nach Rechnungseingang
führt die Erfassungsplattform der TCG
Informatik das Scannen und die Bild-
vorverarbeitung durch. Im Anschluss
übernimmt DocProStar im Austausch
mit YAMBS.Invoice und dem SAP-Sys-
tem sowohl Datenerkennung als auch
Datenabgleich und Validierung und ex-
portiert schließlich die Daten. YAMBS.
Invoice nimmt diese auf und stößt au-
tomatisch den Freigabeprozess an. Mit-
tels Workflow werden die zuständigen
Mitarbeiter darüber informiert, dass ei-
ne Rechnung zur Bearbeitung vorliegt.
Validierung, Kontierung, Freigabe und
Buchung laufen anschließend über
YAMBS.Invoice, das die Daten automa-
tisch an das SAP-System weitergibt.
Im Einführungsprojekt galt es, eini-
ge Rahmenbedingungen zu berücksich-
tigen. Beispielsweise haben nicht alle
Mitarbeiter Zugang zum SAP-System.
Gelöst wurde diese Anforderung über
das YAMBS-Portal, eine intranetba-
sierte Plattform zur Kontierung und
Freigabe von Rechnungen. Mitarbeiter
ohne SAP-Zugang können sich entwe-
der direkt im Portal anmelden oder
aber sie werden per E-Mail benach-
richtigt, sobald eine Rechnung zur Be-
arbeitung vorliegt. Die Entwickler von
Software4Professionals nahmen die
gewünschten Anpassungen zur Kontie-
rungsaufsplittung vor. Beispielsweise
erstellten sie individuelle Layouts für
verschiedene Nutzer und richteten ei-
nen Zugriff auf vergangene Workflow-
Vorgänge ein.
Im Laufe des Projekts ergaben sich
weitere unternehmensspezifische Be-
sonderheiten, die durch Individualan-
passungen gelöst wurden. So ist im
Wareneingang die Abteilung Qualitäts-
sicherung zwischengeschaltet. Hierfür
wurde eine individuelle Lösung entwi-
ckelt: YAMBS.Invoice verbucht die Lie-
feranten automatisch vorzeitig, ohne
einen Wareneingang zu verzeichnen.
Dabei setzt das System eine Zahlsperre,
die bei Wareneingang wieder herausge-
nommen wird. „Wir waren sehr positiv
überrascht, wie schnell die Berater in-
dividuelle Lösungen gefunden haben
und wie problemlos die Anpassungen
dann vorgenommen wurden“, erzählt
Lorenzo Perucchi. „Wir haben jetzt ei-
nen schnellen Prozess ohne Kompro-
misse bei der Sicherheit.“
Die Anwender sind
äußerst zufrieden
Trotz individueller Anpassungen konn-
te das System wie geplant nach sechs
Monaten produktiv geschaltet werden.
150 Anwender aus unterschiedlichen
Abteilungen profitieren seither von je-
derzeit elektronisch verfügbaren Rech-
nungen und einem übersichtlichen und
einfachen Kontierungsprozess. „Wir
haben sehr positive Rückmeldungen
der Anwender bekommen. Die Rech-
nungen sind schnell auffindbar und
können jederzeit am Bildschirm einge-
sehen werden, das ist sehr komforta-
bel“, beschreibt Lorenzo Perucchi die
bisherigen Erfahrungen. Insgesamt sei
der konzerninterne Abstimmungspro-
zess nun deutlich einfacher und schnel-
ler. Messbar ist dies an der deutlichen
Effizienzsteigerung des Rechnungs-
durchlaufs.
Waren es zuvor knapp 90 Rech-
nungen pro Mitarbeiter und Tag, kann
ein Mitarbeiter nun durchschnittlich
rund 130 Belege täglich kontieren. Da-
rüber hinaus sind laut Lorenzo Peruc-
chi Überstunden seit der Einführung
deutlich zurückgegangen. Auch die
zeitaufwendige Unterschriftenkontrol-
le fällt weg, denn das System erledigt
diese elektronisch. Das Fazit des Pro-
jektverantwortlichen: „Mithilfe von
YAMBS.Invoice und DocProStar sind
wir nun in der Lage, deutlich effizien-
ter zu arbeiten. Schon jetzt merken wir,
dass die Arbeit trotz des Anstiegs der
Rechnungen in letzter Zeit mit gleich-
bleibender Personalstärke gedeckt
werden kann.“
Markus Uhl
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Die Burckhardt Compression AG mit Haupt-
sitz in Winterthur, Schweiz, ist ein Hersteller
von Kolbenkompressoren. Zu den Kunden
des Schweizer Unternehmens zählen multi-
nationale Konzerne aus den Bereichen Raf-
finerie, Petrochemie, Chemie, Luftzerlegung
sowie Gastransport und -lagerung. Sie setzen
Kompressoren zur Erhöhung von Druck, zur
Verringerung von Volumen und zur Kühlung
oder zur Verflüssigung von Gasen, wie Koh-
lenwasserstoff- und Industriegase, ein. Die
Kompressoren werden in den eigenen Wer-
ken im Schweizer Winterthur und in Pune,
Indien, gebaut. Das globale Verkaufs- und
Servicenetz von Burckhardt Compression
umfasst 14 Tochtergesellschaften und über
42 Vertretungen. Der Marktführer im Be-
reich Kolbenkompressoren erwirtschaftete
im Geschäftsjahr 2013 einen Umsatz von
445 Millionen CHF und beschäftigt derzeit
über 1.232 Mitarbeiter.
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