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SCHWERPUNKT
FINANCE-LÖSUNGEN
MIDRANGE
MAGAZIN · 02/2016
Automatisierte Belegverarbeitung in SAP
Verdoppelter
Rechnungsdurchlauf
Burckhardt Compression, Hersteller von Kolbenkompressoren, ist mit zwei Werken und
14 Tochtergesellschaften weltweit präsent. Diese Globalität schlägt sich auch in der
Kreditorenverarbeitung nieder. Rund 30.000 internationale Lieferantenrechnungen pro Jahr
bearbeiteten die Mitarbeiter bisher manuell. Um die Effizienz zu steigern und die konzern
interne Abstimmung zu vereinfachen, entschied das Schweizer Unternehmen, seine Beleg
verarbeitung mit Hilfe von YAMBS.Invoice und DocProStar zu automatisieren.
L
ieferantenrechnungen
erfordern
nicht nur eine fristgerechte Bezah-
lung. Sie müssen nach ihrem Eingang
erfasst, geprüft, genehmigt, kontiert,
bezahlt und abgelegt werden. An die-
sen Prozessen sind bei Burckhardt
Compression mehrere Abteilungen und
14 Tochtergesellschaften beteiligt. Als
Konzernmutter ist die Zentrale
in Winterthur verantwortlich
für die monatliche Konsolidie-
rung aller Lieferantenrechnun-
gen aus dem In- und Ausland.
Dies war bisher ein zeitauf-
wendiges Verfahren, da die
Rechnungen manuell erfasst
und bearbeitet wurden und per
Hauspost zur Freigabe an ver-
schiedene Abteilungen versen-
det werden mussten.
Das Problem:
Straffe Zeitvorgaben
Als börsennotiertes Unterneh-
men hat sich Burckhardt Com-
pression einer zeitnahen Be-
richterstattung verpflichtet. Zwei Tage
nach Monatsende müssen die Kredi-
torenrechnungen abgeschlossen sein.
„Das Hin- und Herschicken von Rech-
nungskopien und -originalen verlang-
samte diesen Prozess. Am Monatsende
mussten teilweise Überstunden und
Wochenendarbeit geleistet werden“,
beschreibt Lorenzo Perucchi, Leiter
der Finanzbuchhaltung bei Burckhardt
Compression, die Situation vor Projekt-
start. Hinzu kam, dass die Unterschrif-
tenkontrolle zum Freigabeprozess
umständlich und zeitaufwendig über
Listen geführt werden musste.
Die Automatisierung der Kredito-
renverarbeitung mit Hilfe einer geeig-
neten Software sollte Abhilfe schaffen.
Ziel des geplanten IT-Projekts war es,
die konzerninterne Abstimmung zu
erleichtern und deutlich zu beschleuni-
gen. Zudem sollten Effizienz und Trans-
parenz in der Kreditorenverarbeitung
maßgeblich gesteigert werden.
Die Lösung: in SAP integrierte
automatisierte Belegverarbeitung
Im Auswahlverfahren für das IT-Projekt
setzte sich das Konsortium des Schwei-
zer Unternehmens TCG Informatik
zusammen mit dem Stuttgarter
Softwarehaus Software4Profes-
sionals gegen mehrere Anbieter
durch. Da die Projektverant-
wortlichen
Schnittstellenpro-
bleme mit dem vorhandenen
SAP-System vermeiden woll-
ten, wurde schnell klar, dass
eine in SAP integrierte Lösung
sinnvoll war. Für das Einlesen
und Klassifizieren der Rechnun-
gen fiel die Wahl auf die Erfas-
sungsplattform DocProStar des
Schweizer Marktführers für Da-
ten- und Dokumentenerfassung,
TCG Informatik. Ein wichtiges
Kriterium bei der Entscheidung
war die Nutzungsbreite der
Erfassungsplattform. Im Unterschied
zu einfachen Rechnungslesern kann
DocProStar sämtliche Dokumente er-
fassen und verarbeiten. Denn neben
Rechnungen sollte die Plattform auch
Wareneingangsdokumente, wie Liefer-
scheine, Rüst- und Kommissionierlis-
Montagehalle Burckhardt Compression AG
Quelle: Burckhardt Compression
