Frage des Monats: So gelingt der Umstieg auf den Digital Workplace

Überall so arbeiten, als säße man sich im Büro gegenüber – mit sicherem Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente. Damit das klappt, braucht es zeitgemäße Arbeitsplätze – sogenannte Digital Workplaces. Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich diese schnell und effizient etablieren. Im August stellen wir uns die Frage, wie digital deutsche Arbeitsplätze bereits sind bzw. wie man es zum digitalen Arbeitsplatz schafft. Stefan Halupka von TA Triumph-Adler hat geantwortet.

Unabhängig davon, von wo Menschen arbeiten oder welche Tätigkeit die Kolleginnen und Kollegen ausfüllen – ein digitaler Arbeitsplatz schafft die Voraussetzungen dafür, dass Mitarbeitende jederzeit auf relevante Tools und Inhalte zugreifen können. Dokumente werden in definierten Workflows digital erfasst, bearbeitet, weitergeleitet, freigegeben, gespeichert und auch archiviert. Laut einer Bitkom-Studie haben viele Unternehmen genau diese Vorteile für sich erkannt: Digital-Office-Lösungen sind mittlerweile in Deutschland angekommen – 95 Prozent der Unternehmen nutzen mindestens eine Lösung, um Prozesse effizienter zu gestalten.

 

Vernetzte Workflows ersetzen Insellösungen

In hybriden Arbeitswelten ermöglichen Cloud-Lösungen für das Dokumentenmanagement die automatisierte Bereitstellung von Informationen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten – unabhängig von Ort und Zeit. Durch das sichere Auslagern von Dokumenten in die Cloud haben berechtigte User Zugriff auf relevante Informationen. Das ist heute für Firmen jeder Größe möglich, auch in Zeiten begrenzter IT-Ressourcen. Für eine stabile Infrastruktur und eine hohe IT-Sicherheit sorgen Kooperationspartner, welche die modernen Lösungen konzeptionieren und passende IT-Services bereitstellen.

Auf diese Weise kann zum Beispiel die Dokumentenverwaltung – samt Erfassen, Speichern und Verwalten – mit ECM-Modulen digital gesteuert werden. Bei ECM – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – sind alle Dokumente jederzeit verfügbar und werden über passende Workflows bearbeitet. Auch in puncto Effizienz liefert ein Digital Workplace viele Vorteile. Repetitive Prozesse, wie die Freigabe von Rechnungen oder wiederholte Dateneingaben, die viel Zeit und Geld kosten, können automatisiert werden. Entsprechend ausgerüstete Digital Workplaces bilden die Grundlage, damit diese Workflows hybrid funktionieren – und alle auf demselben Stand sind, sowohl im Home-Office als auch im Büro.

 

In fünf Schritten zum Digital Workplace

Oftmals scheitert die Einführung von digitalen Arbeitsplätzen im Mittelstand an mangelnden zeitlichen oder personellen Ressourcen. Auch hohe Kosten oder komplexe Umsetzungsprozesse werden befürchtet. In der Praxis haben sich fünf Schritte bewährt, die helfen, Digital Workplaces in Unternehmen einzuführen. Gemeinsam mit einem strategischen Partner ist das auch während des Tagesgeschäfts effizient möglich.

• Schritt 1: Ist-Analyse der Technik

In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, den aktuellen Zustand der IT-Infrastruktur und damit die Schaltzentrale des Unternehmens gründlich zu analysieren. Das gibt einen Überblick darüber, welche IT-Lösungen wie und von wem im Unternehmen genutzt werden – und wo es Optimierungsbedarf gibt.

• Schritt 2: Ist-Analyse der Prozessabläufe

Mindestens genauso wichtig ist die Analyse von bestehenden Prozessen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass von Mitarbeitenden frühzeitig Feedback eingeholt wird. Vorab der Einführung braucht es einen internen Austausch, wo sich welche Lösungen eignen – und wo nicht. Etabliert haben sich klar definierte und kontrollierte Testphasen mit internen Pilotgruppen, um praxisorientierte Erkenntnisse zu gewinnen. Auf diese Weise können die Bedürfnisse der Mitarbeitenden an die digitalen Arbeitsplätze rechtzeitig erfasst und in das IT-Konzept integriert werden.

• Schritt 3: Anforderungen und Workflows definieren

Nachdem die Bestandsanalyse abgeschlossen ist, sollte gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen klar definiert werden, welche Abläufe künftig über den Digital Workplace unterstützt werden. Denn jede Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen. Einmal eingerichtet, begleiten danach speziell konfigurierte Workflows – beispielsweise für das Rechnungswesen, für das Personalwesen oder für die Vertragsverwaltung – wichtige Dokumente digital durch alle Stationen eines Unternehmens.

• Schritt 4: Standardsoftware vs. Individuallösung

Im Kern eines jeden Digital Workplace steht der reibungslose Austausch von Dokumenten und Informationen. IT-Lösungen, wie Office-Programme, werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Deshalb ist es hier zumeist sinnvoller, auf Standardsoftware zu setzen. Beim digitalen Dokumentenmanagement können auch mal stärker individualisierte Lösungen notwendig sein, zum Beispiel bei Unternehmen mit sehr spezifischen Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen. Für bestimmte Abteilungen sind zum Beispiel auch Data-Analytics-Lösungen oder spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools essentiell. Es braucht aber auch nicht an jeder Stelle hochindividualisierte Workflow-Lösungen, denn auch für das digitale Dokumentenmanagement gibt es zeitgemäße Standardsoftware – inklusive Cloud-Support.

• Schritt 5: IT-Sicherheit priorisieren

Unternehmen jeder Größe müssen heute damit rechnen, Opfer von Cyberattacken zu werden. Entsprechend wichtig ist das Thema IT-Sicherheit. Bei der Einführung digitaler Arbeitsplätze gilt es, über alle Geräte und Workflows hinweg stets höchste Sicherheit zu gewährleisten. Digital Workplaces benötigen ein ganzheitliches Konzept, das den Faktor IT-Sicherheit über alle Ebenen mitdenkt. Ein wichtiges Beispiel: Anwendungen mit Cloud-Support. Im Sinne der digitalen Souveränität und Datenhoheit sollte hier stets nachvollziehbar sein, welche Anwendungen auf die Cloud zurückgreifen und wo Daten gespeichert werden. So sind sichere Cloud-Lösungen für das Dokumentenmanagement aus europäischen Datenzentren für Firmen jeder Größe heute zugänglich und nutzbar. Es sollte aber stets genau geprüft werden, an welchen Stellen eine cloudbasierte Lösung sinnvoll ist. Nicht zuletzt sollten Sicherheitskonzepte auch dafür sorgen, dass Nutzerinnen und Nutzer von Anfang an bestmöglich informiert und sensibilisiert sind, wie die neuen Lösungen sicher eingesetzt werden.

 

Digital Workplace als Fundament hybrider Arbeitsweisen

Hybrid Work ist gekommen um zu bleiben. Ein strategisch geplanter Digital Workplace ist die Grundlage hin zu einem produktiven kollaborativen Arbeiten in einer hybriden Arbeitswelt. Er ermöglicht zeitgemäße Arbeitsweisen über automatisierte Prozesse und sorgt dafür, dass beispielsweise auch Informationen, die weiterhin analog ins Unternehmen getragen werden, über digitale Wege zugänglich sind. Strategisch geplant bildet ein Digital Workplace nicht nur die Arbeitsrealität von Unternehmen ab, sondern sorgt gleichzeitig dafür, dass Workflows über digitale Tools effizient und sicher neugestaltet werden. Über die Kooperation mit strategischen Partnern können kleine und mittelständische Unternehmen bei der Planung und beim Rollout der digitalen Arbeitsplätze passend begleitet werden, so dass diese nachhaltig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.

Ein Beitrag von Stefan Halupka, Director der Business Unit ECM & ICT DACH bei der TA Triumph-Adler GmbH.

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