Reibungslose Abläufe, zuverlässige Unterstützung und ein stressfreier Alltag tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Bei all diesen Punkten kann ein digitales Dokumentenmanagementsystem auch einem gut eingespielten Team unter die Arme greifen.
Nicht zuletzt in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle spielen neben menschlicher Kompetenz auch digitale Lösungen eine entscheidende Rolle für den Faktor Spaß im Job. Künstliche Intelligenz (KI) ist dabei nicht erst seit gestern ein heiß diskutiertes Thema. Laut Statistischem Bundesamt nutzt bereits jedes fünfte Unternehmen (20 %) KI – und die Zahl wächst stetig.
Auch moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können dem Arbeitsalltag einen deutlichen Leistungsschub verleihen. Doch wie genau funktioniert das?
Finden statt Suchen
Langwierige Suchprozesse mit unzähligen Umwegen führen oft zu Frustration. Ein DMS verhindert, dass solche Situationen überhaupt entstehen: Statt ein verstaubtes Archiv und seitenweise Ordner zu durchsuchen, bleibt der gesamte Vorgang digital und effizient. Alle relevanten Informationen werden zentral im DMS erfasst und stehen innerhalb von Sekunden zur Verfügung – in bester Qualität, ohne verblasste Seiten oder unleserlichen Randnotizen. Die gewonnene Zeit lässt sich dann sinnvoller nutzen als mit einem Gang in den Aktenkeller.
Nutzen statt Vorbereiten
Lange Zeit gehörte auch das manuelle Eintippen papierbasierter Daten in digitale Systeme einfach dazu. Die Erfassung solcher Dokumente bleibt auch heute relevant, lässt sich mittlerweile jedoch deutlich effizienter und automatisiert umsetzen. Künstliche Intelligenz im DMS liest gescannte oder digital eingehende Dokumente automatisch aus, interpretiert und archiviert sie. Gleichzeitig ergänzen intelligente Systeme die Dokumente mit Indexdaten, die spätere Suchprozesse erheblich erleichtern. Ein DMS optimiert somit die Datenerfassung und schafft mehr Raum für produktive Tätigkeiten.
Skonto verbuchen statt Frist verpassen
Die Stärken eines DMS zeigen sich besonders bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Ohne zentrale Lösung ist es oft schwer, den Bearbeitungsstatus nachzuvollziehen oder Skontofristen einzuhalten. DMS veranlassen durch automatisierte Workflows, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt im Prozess aktiv werden. Das ständige gedankliche Nachverfolgen entfällt und schafft Raum für fokussierte Arbeit. KI kann diese Prozesse in Zukunft noch effektiver und in Echtzeit optimieren.
Flexibles Arbeiten leicht gemacht
Mit einem DMS mit Web-Client können Mitarbeitende Aufgaben ebenso gut von zuhause oder unterwegs erledigen. Das ist nicht nur praktisch im Home-Office, sondern auch im Außendienst oder auf Geschäftsreisen: Keine Wartezeiten mehr auf Freigaben, selbst wenn der Chef an einem anderen Standort ist. Ob im Büro oder unterwegs – das Arbeiten mit Dokumenten fühlt sich mit einem modernen DMS überall gleich an. Berechtigte Personen haben jederzeit sicheren Zugang zu Unternehmensdaten. Dieses Plus an Abwechslung und Minus an Stress lockert den Arbeitsalltag angenehm auf.
Datenschutz trifft Effizienz
Das Wichtigste bei der Automatisierung: Ein zertifiziertes digitales Archiv samt DMS erfüllt in der Regel alle geltenden rechtlichen Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Originaldokumente bleiben unverändert im digitalen Archiv gespeichert, während Mitarbeitende problemlos bearbeitete Versionen erstellen können. Bei Audits unterstützt das System mit umfassender Dokumentation und Optionen für vollständige Archivexporte oder temporären Online-Zugriff.
Schlussendlich steigert ein DMS nicht nur die Produktivität und senkt Kosten, sondern schafft auch mehr Transparenz. Indem die Automatisierung monotone Routineaufgaben reduziert, wird der Arbeitsalltag effizienter und abwechslungsreicher. Das ermöglicht den Fokus auf wesentliche Aufgaben und kann auch das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver machen.
Quelle: M. Feckerund Chief Revenue Officer der easy software AG