Mit Copilot Wave 3 erhöht Microsoft Tempo und Komplexität zugleich. Für den Mittelstand bedeutet das: Strategie vor Technik. Microsoft treibt das KI-Tempo weiter nach oben und die Neuerungen überschlagen sich. Copilot Wave 3 bringt Multi-Modell-Auswahl, KI-Agenten als digitale Teammitglieder und eine neue Lizenz-Suite. Wer angesichts dieser Komplexität reflexartig auf den Stopp-Knopf drückt, löst aber kein Problem. Unternehmen, die KI-Systeme wie Copilot vollständig abschalten, verzichten nicht nur auf praktische Funktionen wie die intelligente Suche.
Viel gravierender ist ein anderer Effekt: Mitarbeiter, die keinen offiziellen Zugang zu KI-Tools haben, weichen auf öffentliche Dienste aus – notfalls am privaten Smartphone. Eine schnell hochgeladene Datei, ein Screenshot mit internen Zahlen, ein Prompt mit Kundendaten: Was im Arbeitsalltag wie eine Kleinigkeit wirkt, kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass sensible Unternehmensdaten direkt in ein öffentliches KI-Modell fließen und vom Anbieter weiterverwendet werden. Diese Schatten-KI entzieht sich jeder Kontrolle durch die IT-Abteilung. Der sicherere Weg ist deshalb die kontrollierte, strategisch gesteuerte Einführung im Rahmen klar definierter Unternehmens-Policies.
KI-Agenten bieten Potenzial – mit den richtigen Voraussetzungen
Mit Copilot Wave 3 entwickeln sich KI-Agenten in Microsoft 365 zu eigenständigen digitalen Teammitgliedern. Sie können E-Mails sortieren und zusammenfassen, Meetings vor- und nachbereiten oder regelmäßige Reports automatisch erstellen. Über die neue Verwaltungsplattform Microsoft Agent 365 lassen sich den virtuellen Helfern eigene Identitäten, Lizenzen und Zugriffsrechte zuweisen. Ergänzend bringt auch Copilot Cowork eine neue Art der menschlichen Interaktion mit KI mit sich. Das klingt nach einem Selbstläufer – ist es aber nicht.
Ein KI-Agent kann immer nur das leisten, wofür er ausgelegt wurde. Setzt man ihn außerhalb seines definierten Aufgabenbereichs ein, liefert er schlechte Ergebnisse. Noch entscheidender ist die Qualität der Datenbasis, auf die er zugreift. Ein Praxisbeispiel verdeutlicht das: Ein Unternehmen setzte einen KI-Agenten ein, um Informationen aus dem firmeneigenen SharePoint schneller zugänglich zu machen. Auf einfache Fragen lieferte der virtuelle Assistent jedoch falsche Antworten. Der Grund war verblüffend simpel: Die Inhalte lagen in einem FAQ mit aufklappbaren Elementen – für menschliche Nutzer gut lesbar, für den KI-Agenten schlicht nicht auswertbar. Erst als die Inhalte in Fließtext überführt und Sonderregelungen direkt im jeweiligen Abschnitt ergänzt wurden, funktionierte der Agent zuverlässig. Die Lektion: Bevor ein KI-Agent sinnvoll eingesetzt werden kann, muss die Datenlandschaft dafür fit gemacht werden.
Damit KI-Agenten nicht zur Blackbox werden, braucht es klare Verantwortlichkeiten. Empfehlenswert ist es, für jeden eingesetzten Agenten einen festen Verantwortlichen zu benennen. Dieser dokumentiert in einem Steckbrief, wie sich der Agent typischerweise verhält, auf welche Daten er zugreift, für welche Aufgaben er geeignet ist und wo seine Grenzen liegen. Genauso wichtig ist die laufende Pflege. Für Agenten, die unternehmensweit im Einsatz sind, gelten daher dieselben Anforderungen wie für jede unternehmenskritische Software – inklusive Risikobewertung und Eintrag im Ticketing-System.
DSGVO: Der Anthropic-Sonderfall
Mit Copilot Wave 3 öffnet Microsoft seinen Copilot Chat, sowie Copilot Cowork, den Researcher Agenten und Copilot Studio Custom Agenten erstmals für Modelle externer Anbieter. Den Anfang macht Anthropic mit seinen Claude-Modellen. Für IT-Verantwortliche ist dabei ein Detail besonders wichtig: Für EU-Tenants sollte die Einstellung für Claude-Modelle geprüft werden, standardmäßig können diese aktiviert oder deaktiviert sein. Der Grund: Obwohl Anthropic als Subprozessor für Microsoft Online Services gelistet ist und die vertraglichen Voraussetzungen (DPA- und EDP-Commitments) erfüllt sind, werden die Daten derzeit noch in den USA verarbeitet. Eine EU-Datenresidenz ist angekündigt, aber noch nicht verfügbar. Administratoren, die Claude-Modelle freischalten möchten, müssen das im Microsoft 365 Admin Center aktiv tun, und dabei bewusst abwägen, ob die aktuellen Rahmenbedingungen für ihr Unternehmen akzeptabel sind.
Auch bei der Lizenzierung gilt: Die Komplexität wächst mit der Individualisierung. Grundsätzlich ist die Budgetierung über integrierte Nutzerlizenzen am übersichtlichsten. Für Unternehmen, die KI bereits breit ausrollen und die Pilotphase hinter sich haben, könnte die neue Microsoft 365 E7 Suite interessant sein – ein Paket, das Copilot, Microsoft Agent 365, erweiterte Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools bündelt. Ob es sich lohnt, hängt vom individuellen Nutzungsprofil ab. Ein strukturierter Lizenzvergleich zahlt sich hier aus, bevor man sich festlegt.
Fazit: KI braucht Strategie, keine Schockstarre
Copilot Wave 3 erhöht die Möglichkeiten – aber auch die Anforderungen. Der Mittelstand benötigt einen strukturierten Ansatz: Use Cases bewerten, Daten aufbereiten, Governance etablieren, Compliance sicherstellen – und dabei nicht zögern, sich externe Expertise ins Boot zu holen, die den Markt kontinuierlich im Blick behält.
Ein Beitrag von Tomislav Karafilov, Principal Consultant bei SoftwareOne.
Tomislav Karafilov ist Principal Consultant bei der SoftwareOne Deutschland GmbH und ein erfahrener Experte für Microsoft-Technologien. Seine Expertise liegt in den Bereichen Power Platform, Microsoft 365 und Copilot. Seit 2020 wird Tomislav von Microsoft als Most Valuable Professional (MVP) in den Kategorien „Business Applications“ und „M365“ ausgezeichnet.
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