Künstliche Intelligenz revolutioniert die Bearbeitung unstrukturierter Dokumente. Statt starrer OCR-Regeln analysiert Intelligent Document Processing (IDP) Inhalte dynamisch, lernt aus Nutzerverhalten und automatisiert die Weiterverarbeitung. Davon profitieren zunehmend auch kleine und mittlere Unternehmen – in puncto Effizienz, Qualität und Skalierbarkeit.
KI verändert nicht nur die Produktion oder den Kundenservice, sondern auch zentrale Backoffice-Funktionen wie das Dokumentenmanagement. Noch immer werden in Deutschland täglich rund 38 Millionen Briefe verschickt – viele davon erreichen Unternehmen als Scan, E-Mail oder klassischer Posteingang. Hinzu kommen wachsende Volumina unstrukturierter E-Mails, Anhänge und Formulare. Die manuelle Sichtung, Klassifizierung und Weiterleitung ist dabei längst nicht mehr zeitgemäß – zu aufwendig, zu fehleranfällig und zu teuer.
Intelligente Dokumentenverarbeitung als Gamechanger
Lösungsansätze wie OCR (Optical Character Recognition) gibt es schon lange, doch sie basieren auf statischen Regelwerken und erfordern individuelle Programmierung – meist mit hohem Aufwand. Die neue Generation der Intelligent Document Processing (IDP)-Systeme geht weiter: Sie setzt auf lernfähige KI-Modelle, die Inhalte verstehen, strukturieren und automatisch weiterverarbeiten können.
„Heute generiert die KI diese Regeln automatisch, indem sie vom menschlichen Verhalten lernt“, sagt Benedikt Weber, Geschäftsführer der applord GmbH. „So wird die intelligente Dokumentenverarbeitung auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich.“
Von der Regel zur lernenden Maschine
Ob Rechnungen, Anträge, Vertragsunterlagen oder Kundenkorrespondenz – nahezu alle Unternehmen sind auf strukturierte Dokumentenprozesse angewiesen. Die Herausforderung: Inhalte, Formate und Layouts variieren stark, und die Qualität der Scans oder E-Mails ist oft unzureichend für klassische Systeme.
KI-gestützte IDP-Lösungen analysieren stattdessen Trainingsdokumente oder lernen im laufenden Betrieb, welche Inhalte welche Folgeaktionen auslösen sollen. Dadurch entstehen dynamische Regelwerke – ganz ohne manuelle Codierung. Die Vorteile:
- Geringerer Implementierungsaufwand
- Höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit
- Weniger personeller Aufwand
- Skalierbarkeit bei wachsenden Dokumentenvolumina
Beispiele aus der Praxis: Von Adressänderung bis Fristerkennung
In der Anwendung erkennt KI heute automatisch Adressänderungen, Kundennummern oder Fristen. Die Systeme extrahieren relevante Informationen und stoßen Folgeprozesse an – etwa die Aktualisierung von CRM-Daten oder das Eintragen von Zahlungsterminen in einen Kalender.
Auch komplexere Aufgaben, wie das Erkennen von Personalausweisen oder Handelsregisterauszügen in umfangreichen PDF-Stapeln, lassen sich mit trainierten Modellen zuverlässig automatisieren. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeitende können sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren, während wiederkehrende Routineaufgaben automatisiert abgewickelt werden.
Sicherheit und Genauigkeit: On-Premise statt Public Cloud
Ein wichtiger Aspekt in vielen Branchen: Datensicherheit. Während Standardmodelle vieler Anbieter bereits 60 bis 70% der Inhalte zuverlässig erkennen, werden die Daten häufig auf ausländischen Servern verarbeitet – ein Risiko insbesondere bei sensiblen Informationen.
„Wer den Sicherheitsaspekt fokussieren und auf in Deutschland gehostete Modelle setzen möchte, entscheidet sich am besten für spezialisierte Anwendungen, die individuell für Unternehmen entwickelt und trainiert werden“, so Weber. „Diese Modelle erreichen Erkennungsgenauigkeiten von über 90% und sensible Daten bleiben im Firmennetzwerk.“
Applord bietet nach eigenen Angaben KI-Modelle, die bei klar definierten Anforderungen innerhalb weniger Tage betriebsbereit gemacht werden können – inklusive Hosting in Deutschland und nahtloser Integration in bestehende Systeme.
Fazit: Mehr Effizienz, weniger manuelle Eingriffe
Die intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI markiert einen Wendepunkt für Unternehmen, die dokumentenbasierte Prozesse effizienter gestalten möchten. Wo früher starre Regelwerke und hoher manueller Aufwand dominierten, übernehmen nun lernfähige Systeme die zentrale Arbeit – schneller, genauer und kosteneffizienter. Besonders für mittelständische Unternehmen bietet IDP damit einen pragmatischen Einstieg in die Automatisierung – ohne langwierige IT-Projekte oder externe Entwicklerteams.
Weitere Informationen zu Applord finden Sie hier.