Ein Dienstleister für Gebäudereinigung und Facility Management aus Süddeutschland wünschte sich eine einfachere Informationsbereitstellung für sein Team und eine Messbarkeit der Leistung. Dafür entwickelte das Unternehmen eine eigene Software für mobiles Aufgabenmanagement. Sie schafft Transparenz, vereinfacht die Mitarbeitersteuerung und verbessert die Kundenzufriedenheit.
Die Novo Clean Dienstleistungen GmbH aus Friedrichshafen bietet umfassende Dienstleistungen rund um Gebäudereinigung und Facility Management an. Das Unternehmen hat derzeit rund 180 Mitarbeiter an drei Standorten und arbeitet für Industriegroßbetriebe. Es sah sich mit den brancheninternen Problemen konfrontiert: Die Kalkulation von Reinigungsleistungen und Hausmeistertätigkeiten wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, was die Rechnungshöhe für den Auftraggeber schnell intransparent macht. Während Unterhaltsreinigungen z. B. über Raumbücher und damit die Quadratmeterleistung pro Stunde abgerechnet werden, ist eine Standardisierung bei Maschinenreinigungen nicht möglich, da hier Erfahrungswerte greifen.„Entsprechend schnell werden Preise als zu hoch oder die Leistung als nicht gut genug empfunden,“ erklärt Novo Clean Geschäftsführer Sven Häring.
Nun ist die Qualität der Dienstleistung auch von der Informationsbereitstellung abhängig: Der Mitarbeiter muss seine Aufgabe genau kennen. Diese variieren abhängig von Unternehmen und Branche: Manchmal ist nicht jedes Büro eines Stockwerks zu reinigen, während in pharmazeutischen Betrieben sogar das Auffüllen und die Funktionsfähigkeit von Seifen- und Desinfektionsspendern aus Hygienegründen gewährleistet werden muss. Häring: „Hier entsteht schnell ein Nachweisproblem, ob die Tätigkeit tatsächlich ausgeführt wurde.“ Im Fall von Urlaub oder Krankheit ist die Einweisung der Vertretung umständlich, weil sich die Aufgaben im Detail stark unterscheiden. Die klassische Ausrede, man sei nicht informiert worden, greift nicht mehr, da sämtliche Aufgaben tagesaktuell und transparent an die Mitarbeitenden übermittelt werden.
Denn nicht zuletzt sorgten Unstimmigkeiten im Verhalten einzelner Mitarbeitender regelmäßig für Störungen im Betriebsablauf, zum Beispiel wenn Stempeluhren in der Reinigungskammer entwendet wurden oder der Erste vor Ort für alle anderen einstempelte.
Lösung: eine App zur Prozesssteuerung
Weil es keine Lösung gab, ließ Novo Clean-Geschäftsführer Sven Häring von der Klatt-IT GmbH die Software Novoworker entwickeln – das Ziel: die Gebäudereinigung digital zu steuern. Das Tool wird heute branchenübergreifend für mobiles Aufgabenmanagement angeboten – dafür gründete Häring die Novoworker GmbH.
Die App vereinfacht Arbeitszeit-, Leistungs- und Qualitätsmanagement im Facility Management und nutzt dafür die Transfertechnologie NFC (Near Field Communication). NFC-Chips werden im Objekt angebracht: pro Stockwerk, pro Raum oder bei Bedarf pro Seifenspender. Der Mitarbeiter scannt den Chip mit seinem Smartphone und erhält die Aufgaben, die im Leistungsverzeichnis hinterlegt sind – seien es Oberflächenreinigung oder Müll entleeren. Die Anzeige erfolgt in der Muttersprache. Mit dem Scan beginnt die Arbeitszeiterfassung, mit Fotos kann die Leistung dokumentiert werden. Da jeder Chip gescannt wird, ergeben sich daraus die Zeit, die pro Aufgabe benötigt wird, sowie die Wege- und Rüstzeiten. Dienst- und Einsatzpläne sowie weitere Informationen können – bei entsprechender Freigabe – vom Mitarbeiter jederzeit abgerufen werden. Der Zugriff kann sowohl personenbezogen als auch objektbezogen (z. B. in Form eines klassischen Objektorders) erfolgen.
Ergebnisse: Transparenz und Überblick
„Mit der App können Arbeitsleistung und -qualität nun objektiv gemessen werden,“ erklärt Häring. Die App erfasst Arbeitszeit exakt und dokumentiert die Ergebnisse. „Der Kunde weiß, wofür er bezahlt, die Rückfragen werden weniger und die Zufriedenheit steigt.“ Die genaue Zeiterfassung macht transparent, welche Arbeitsschritte wie viel Zeit benötigen. „Die aggregierten Daten erlauben eine einfache, präzise und vor allem nachvollziehbare Preiskalkulation,“ so Häring weiter. Tätigkeitsnachweise sind wichtig für Haftungsausschlüsse. Auch bei der Lohngestaltung sorgen sie für Klarheit – etwa bei Einsätzen unter besonderen Bedingungen wie dem Tragen einer FFP2-Maske.
Novo Clean steuert seine Reinigungsteams mit der App gezielter. Jeder Mitarbeitende erhält über den Chip personalisierte Informationen und weiß genau, was zu tun ist. Auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Geräten wie Fahrstühlen oder Maschinen lassen sich digital hinterlegen.
Der digitale Arbeitsnachweis per App verbessert die Leistungsqualität und schafft Fairness. Die NFC-Technologie verhindert Manipulationen zuverlässig. Gleichzeitig unterstützt die App Umwelt- und Nachhaltigkeitsziele: Sie speichert Informationen zu Reinigungsmitteln und Dosierungen. Kilometer- und Zeitaufwand für Objektkontrollen sinken, da alle Informationen zentral im Control Center abrufbar sind.
Fazit
Die App mit NFC-Technologie erlaubt es Novo Clean die Abläufe und die Effizienz der Reinigungsarbeiten kontinuierlich zu optimieren. Die Transparenz und Nachweise sind die Grundlage für eine klare Kommunikation mit den Kunden, Missverständnisse entstehen erst gar nicht oder lassen sich schnell klären. Der Kunde kann in das Ticketsystem eingebunden werden und hat dadurch die Möglichkeit, schnell und unkompliziert einen Auftrag oder eine Nacharbeit hinzuzufügen. Dieser Mehrwert sorgt für Zufriedenheit auf beiden Seiten – beim Dienstleister und beim Kunden.
Die Autorin: Nadja Müller, Fachjournalistin IT und Technik
Hier finden Sie weitere Informationen zur Novo Clean Dienstleistungen GmbH.