Verträge sind zentrale Steuerungsinstrumente für Geschäftsbeziehungen – und dennoch oft ein blinder Fleck in der Digitalisierung. Eine aktuelle Studie von techconsult und Ceyoniq zeigt, wie lückenhaft das Contract Lifecycle Management (CLM) in vielen Unternehmen noch ist. Von fehlender Transparenz über Medienbrüche bis hin zu verpassten Fristen: Die Ergebnisse verdeutlichen den Handlungsdruck.
Verträge regeln Leistungen, Pflichten und Geschäftsbeziehungen – und gelten damit als kritische Grundlage unternehmerischen Handelns. Umso überraschender ist es, dass laut einer aktuellen Studie 64 Prozent der befragten Unternehmen keinen vollständigen Überblick über ihre laufenden Verträge haben. Für die Untersuchung „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“ hat das Analystenhaus techconsult im Auftrag von Ceyoniq 221 deutsche Unternehmen verschiedener Branchen befragt, die jeweils mehr als 100 Verträge verwalten. Ziel war es, den digitalen Reifegrad des Contract Lifecycle Managements zu ermitteln und Herausforderungen sowie Anforderungen im Umgang mit Verträgen zu identifizieren.
Fragmentierte Werkzeuge und manuelle Prozesse
Die Ergebnisse zeichnen ein deutliches Bild: Nur etwa ein Drittel der Unternehmen nutzt digitale Plattformen mit externem Zugriff zur Vertragsverwaltung. Die Mehrheit arbeitet mit veralteten Prozessen und nicht integrierten Tools – häufig ohne Automatisierung, systematische Fristenkontrolle oder versionssichere Zusammenarbeit mit Partnern.
Obwohl 96 Prozent der Befragten die Bedeutung unternehmensübergreifender Kooperation betonen, ist das Vertragswesen vielerorts fragmentiert. 49 Prozent nutzen Excel oder vergleichbare einfache Tools zur Verwaltung, 46 Prozent setzen auf ERP- oder CRM-Systeme, die für das Vertragsmanagement nur begrenzt geeignet sind. Lediglich 20 Prozent arbeiten mit einem cloudbasierten CLM-System, 22 Prozent mit einer lokal installierten Lösung. In der Praxis bedeutet das: Vertragsentwürfe werden per E-Mail versendet, Versionen überschneiden sich, Fristen geraten in Vergessenheit und Sicherheitslücken entstehen.
Mangelnde Transparenz und schwache Fristenkontrolle
Ein zentrales Problem ist der fehlende Überblick: 35 Prozent der Unternehmen geben an, den Status ihrer Verträge nicht vollständig zu kennen. Weitere 29 Prozent bestätigen diese Aussage zumindest teilweise. Auch das Fristenmanagement zeigt Schwächen – fast die Hälfte der Unternehmen verpasst regelmäßig Kündigungs- oder Verlängerungsfristen.
Hinzu kommt die fehlende Standardisierung. 27 Prozent der Befragten berichten von inhomogenen Vertragsklauseln und Templates. Weitere 42 Prozent erkennen zumindest teilweise Probleme in diesem Bereich. Das erschwert nicht nur die rechtliche Bewertung, sondern verhindert auch Automatisierungspotenziale.
Technische Hürden und geringe Nutzerakzeptanz
Ein Drittel der Unternehmen arbeitet noch mit papierbasierten Prozessen. Medienbrüche durch manuelle Bearbeitungsschritte wie Drucken, Scannen oder E-Mail-Versand sind weit verbreitet. Zudem fehlen in vielen Fällen Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder DMS-Systemen. Das erschwert nicht nur die Integration, sondern behindert auch eine durchgängige Prozessautomatisierung.
Auch auf Anwenderseite gibt es Hürden. 26 Prozent der Befragten nennen mangelnde Nutzerfreundlichkeit und aufwändige Genehmigungsprozesse als Grund dafür, dass CLM-Systeme nicht konsequent eingesetzt werden.
Fünf Anforderungen an moderne CLM-Lösungen
Die Studie benennt fünf zentrale Anforderungen, die Unternehmen an zukunftsfähige CLM-Systeme stellen:
- Integration mit ERP-, CRM- und E-Signatur-Lösungen (43 Prozent)
- Automatisiertes Fristenmanagement (41 Prozent)
- Skalierbarkeit bei wachsender Komplexität (39 Prozent)
- Unterstützung elektronischer Signaturen (38 Prozent)
- Benutzerfreundlichkeit und schnelle Informationsverfügbarkeit (37 Prozent)
„Vielmehr benötigen Unternehmen ein ausgewogenes Zusammenspiel aus technischer Integration, funktionaler Tiefe, einfacher Handhabung und rechtlicher Sicherheit, damit Mitarbeitende mit ihren Verträgen ‚einfach arbeiten‘ können“, erklärt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq.
Automatisierungspotenziale durch KI
Contract Lifecycle Management ist längst mehr als nur digitale Dokumentenverwaltung. Moderne Systeme helfen dabei, Fristen einzuhalten, Prozesse zu standardisieren und rechtliche Risiken zu minimieren. Auch Künstliche Intelligenz spielt dabei eine zunehmende Rolle – etwa bei der Erstellung von Verträgen, bei der Bewertung von Risiken oder bei der Generierung von Standardklauseln.
„Im Vertragsmanagement kann die KI vor allem in der Automatisierung bei Vertragserstellungen helfen, bei der Vertrags- und Risikobewertung oder bei der Generierung von Klauseln und Textvorschlägen“, so Schiffmann.
Digitalisierung mit Nachholbedarf
Während erste Fortschritte in vielen Unternehmen erkennbar sind, bleibt das Contract Lifecycle Management insgesamt ein Bereich mit erheblichem Nachholbedarf. Fragmentierte Systeme, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz verhindern Effizienzgewinne und bergen operative wie strategische Risiken.
„Wer jetzt in zukunftsorientierte und anpassbare Lösungen investiert, schafft die Grundlage für effizientere Prozesse, höhere Transparenz und nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg“, fasst Schiffmann zusammen.
Weitere Informationen:
Die vollständige Studie „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“ steht hier zum Download bereit.