Hybrides Arbeiten sorgt seit Jahren für schwankende Büroauslastung, sodass Räume an manchen Tagen leer stehen und an anderen überfüllt sind. Hauptursache sind nicht etwa Mitarbeiterfluktuation, sondern der Umstand, dass Arbeitgeber häufig die Macht von Sensordaten und Künstlicher Intelligenz unterschätzen.
Deren Einsatz ermöglicht es Unternehmen, den Flächenbedarf flexibel – und vorgeplant – anzupassen und damit erhebliche Kosten zu sparen, während sie gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen können. Denn Sensoren messen viele verschiedene Umgebungsparameter, die richtig analysiert eine effiziente Nutzung der Büroflächen gewährleisten. Moderne Technologien wie IoT und virtuelle Zwillinge unterstützen zudem die Optimierung und Planung der Arbeitsplätze der Zukunft.
Über 40 Prozent der Angestellten arbeiten bereits vollständig oder teilweise remote. Laut einer Analyse von einer Million Stellenanzeigen ist der Anteil der Remote-Jobs in den letzten sechs Monaten sogar um 31 Prozent gestiegen. Flexible Arbeitsmodelle sind daher aus der Berufswelt kaum mehr wegzudenken. Das stellt Unternehmen jedoch vor neue Herausforderungen wie den zunehmenden Leerstand in Büros. Seit 2020 ist deren Auslastung um ein Drittel gesunken. Dabei hängt die Büronutzung nicht nur von den unterschiedlichen Präferenzen der Mitarbeitenden ab, sondern kann auch von Woche zu Woche variieren. Räume können so an einem Tag leer stehen und an einem anderen reichen die Schreibtischplätze nicht mehr aus. Eine Umfrage ergab, dass 58 Prozent der Amerikaner die Möglichkeit haben, mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause zu arbeiten. Fast 90 Prozent derjenigen, die ein hybrides Arbeitsmodell nutzen können, nehmen dieses Angebot auch an.
Basierend auf Sensordaten und Künstlicher Intelligenz kann es Unternehmen nun ermöglicht werden, den Flächenbedarf ihrer Büros flexibel und an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden anzupassen. Die Sensoren messen die Umgebungsparameter, die anschließend durch eine Software analysiert werden. Dadurch können nicht nur Kosten eingespart, sondern auch auf jede einzelne Person im Büro eingegangen werden. Dies ist besonders wichtig, da 30 Prozent der Unternehmensführer die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur als ihre größte Sorge im Zusammenhang mit hybriden Arbeitsmodellen nennen. Trotz der Herausforderungen zeigen Studien, dass Remote-Arbeit auch Vorteile für Unternehmen bringen kann. 83 Prozent der Mitarbeiter geben an, dass sie von zu Hause aus produktiver sind. Zudem berichten 27 Prozent der Arbeitgeber von einer gesteigerten Unternehmensproduktivität durch Remote-Arbeit. Diese Daten unterstreichen die Notwendigkeit für Unternehmen, flexible und anpassungsfähige Arbeitsumgebungen zu schaffen, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Sensoren und IoT: So werden sie zum Startschuss der Smart Office Revolution
Mit steigender Beliebtheit der Remote Work Modelle unterscheiden sich die Bedürfnisse von Mitarbeitenden in Unternehmen zunehmend. Um darauf zu reagieren, können Sensoren eingesetzt werden. Und das nicht etwa zur Überwachung von Personal, sondern um je nach Ort und Anwendung unterschiedliche Umgebungsparameter zu messen: Sogenannte PIR-Sensoren werden in einem Smart Office an Arbeitsplätzen oder in Meetingräumen installiert und messen Belegung in Echtzeit. Aber das ist noch nicht alles. VOC-Sensoren messen die Luftqualität. Der Lautstärkepegel wird durch Schallsensoren wahrgenommen. Jedes Büro kann für die Parameter zuvor Grenzwerte festlegen. Sobald diese überschritten werden, wird der Nutzer proaktiv informiert. Zusätzlich dazu können intelligente Beleuchtungssysteme mit integrierten Sensoren die Energieeffizienz optimieren und so zu Kosteneinsparungen beitragen. Gesammelt werden die Nutzungsdaten mit Hilfe von IoT-Technologie.
Büros von morgen: Virtuelle Zwillinge und Künstliche Intelligenz im Einsatz
Rückschlüsse aus den bereits gesammelten Daten zu ziehen und ein effizienteres Office-Management einzuführen, fällt vielen Unternehmen noch schwer. Es beginnt mit der Nutzung von Meetingräumen. Laut einer Studie schätzen 42 Prozent der Unternehmen diese als ineffizient ein. Für die richtige Interpretation wird aber immer die passende Software benötigt. Dafür werden die gesammelten Daten an cloudbasierte Systeme übertragen. In Kombination mit KI kann dadurch der Belegungsstatus in Echtzeit überwacht und Arbeitsplätze automatisch freigegeben werden. Mit Unterstützung von digitalen Zwillingen können Unternehmen zusätzlich verschiedene Szenarien der Flächennutzung simulieren und dadurch die Planung optimieren.Die Erfahrungen zeigen, dass sich Unternehmen die Buchungsdaten über einen Zeitraum von drei oder sechs Monaten anschauen und anschließend ihren Flächenbedarf anpassen.
Neurowissenschaftliche Perspektiven auf das Smart Office
Aktuelle neurowissenschaftliche Forschungen unterstreichen die Bedeutung der Arbeitsumgebung für kognitive Leistungen. Studien zeigen, dass optimale Lichtverhältnisse, Luftqualität und Akustik direkte Auswirkungen auf die Gehirnaktivität haben. Beispielsweise kann blauwellenreiches Licht die Ausschüttung von Cortisol reduzieren und die Melatoninproduktion regulieren, was zu verbesserter Konzentration und einem stabileren circadianen Rhythmus führt. KI-gesteuerte Büroumgebungen, wie sie von Unternehmen wie LIZ Smart Office entwickelt werden, können diese Erkenntnisse nutzen, um dynamisch angepasste Arbeitsplätze zu schaffen, die die neurokognitive Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter unterstützen und Stress reduzieren.
Fazit: KI-vernetzter Arbeitsplatz ist die Zukunft
Damit Firmen ihre Mitarbeitenden nicht mit zu viel Technik ohne realen Nutzen überfordern, ist es wichtig, eine geeignete Software zu verwenden, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lässt. Ohne Unterstützung durch moderne Technologie, wie die Hightech-Sensoren, werden die gesammelten Daten jedoch beinah nutzlos bleiben. Erst durch die Übertragung an cloudbasierte Systeme und die Analyse mit KI können die Sensordaten ihr volles Potenzial entfalten. In Kombination ermöglichen sie es, den Belegungsstatus in Echtzeit zu überwachen, Arbeitsplätze automatisch freizugeben und verschiedene Szenarien der Flächennutzung zu simulieren. Nur so können Unternehmen ihren tatsächlichen Bedarf präzise bestimmen und fundierte Entscheidungen über die Gestaltung der Arbeitsräume treffen. Investitionen in intelligente Systeme zur Datenanalyse sind daher unerlässlich, um den Arbeitsplatz der Zukunft effektiv und im Sinne der Mitarbeitenden zu gestalten.