Derzeit setzen weltweit rund 350 Millionen zahlende Nutzer Microsoft 365 ein. Eine Herausforderung ist jedoch, dass Microsofts Suite nur begrenzte Optionen bietet, um Datensicherungen zu erstellen. Daher sind ergänzende Backup-Lösungen erforderlich, etwa aus der Cloud.
Microsoft 365 erfreut sich bei Unternehmen wachsender Beliebtheit. Dazu tragen Trends bei wie Working from Anywhere und die Arbeit im Homeoffice bei. Die Collaboration-Funktionen von Microsoft 365 erleichtern es Unternehmen, solche Arbeitsmodelle anzubieten.
Doch die Produktivitäts-Suite von Microsoft erfordert in einigen Bereichen den Einsatz ergänzender Lösungen. Das gilt beispielsweise für die Sicherung von E-Mails und Dokumenten. Denn Microsoft 365 stellt dafür nur grundlegende Funktionen bereit. So speichern Microsoft 365 und SharePoint Online Dokumente 93 Tage lang im Papierkorb, gelöschte E-Mails bis zu 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist lassen sich diese Daten nicht mehr wiederherstellen.
Ergänzende Backup-Lösung sind erforderlich
Erweiterte Funktionen stellen Backup-Lösungen externer Anbieter zur Verfügung, etwa AvePoint Cloud Backup. Sie überlassen dem Nutzer beispielsweise die Wahl, wie lange er Sicherungen von Dokumenten, E-Mails und Microsoft Teams speichern möchte, etwa mehrere Wochen oder Monate.
Zusätzlich kann der User festlegen, wo Dateien aus einer Sicherung wiederhergestellt werden sollen. Als Ziele kommen beispielsweise Instanzen auf Microsoft Azure in Betracht, aber auch Amazon-S3-kompatible Cloud-Storage-Ressourcen oder ein Unternehmensrechenzentrum. Dadurch kann ein Unternehmen seine Backup-Strategie auf geschäftliche Anforderungen sowie Compliance- und Datenschutzregelungen abstimmen.
Alle relevanten Daten schützen
Bei der Auswahl einer Backup-Lösung für Microsoft 365 sind mehrere Faktoren zu beachten. Sie sollte beispielsweise Sicherungen der Daten aller Komponenten von Microsoft 365 erstellen, etwa SharePoint Online, Exchange Online, Office-365-Gruppen, OneDrive for Business und der Aufgabenverwaltung Microsoft Planner.
Das gilt vor allem dann, wenn Microsoft Teams zum Einsatz kommt. Denn die Collaboration-Software nutzt mehrere dieser Lösungen. Die Backup-Software muss daher in der Lage sein, Dateien, den Verlauf von Teams-Chats, Teams-Kanäle, Daten von Planner und weitere Informationen zu sichern.
Schutz vor Cyber-Angriffen
Die Lösung sollte außerdem die Backup-Daten vor Cyber-Angriffen schützen. Das gilt vor allem für Attacken mit Verschlüsselungstrojanern (Ransomware). Häufig erfolgt ein solcher Angriff über eine Datensynchronisierung mit SharePoint Online oder OneDrive.
Erforderlich sind Ansätze, die den Basisschutz von Microsoft 365 erweitern. Denn mittlerweile verschlüsseln Angreifer auch Datensicherungen. Dadurch verhindern sie, dass Unternehmen nach einer Ransomware-Attacke Informationen wiederherstellen können. Lösungen wie AvePoint Cloud Backup ermöglichen es dagegen, unveränderliche Backups zu erstellen. Diese kann ein Angreifer weder manipulieren noch verschlüsseln.
Idealerweise verfügt eine Datensicherungslösung außerdem über Analyse-Funktionen, die eine Cyber-Attacke frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Eine Schlüsselrolle spielen dabei Verfahren, die auf maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz basieren.
Cloud-Dienst oder On Premises: Die passende Backup-Lösung wählen
Eine wichtige Frage ist, auf welche Weise die Sicherung der Daten von Microsoft 365 erfolgen soll:
- mit einer Lösung im Unternehmensrechenzentrum (On Premises),
- oder mit einer Software, die über die Cloud im Rahmen eines Software-as-a-Service-Angebots (SaaS) zur Verfügung steht.
Beim On-Premises-Ansatz muss der Nutzer selbst die Plattform bereitstellen, auf dem aktuellen Stand halten und erweitern, wenn die Kapazitäten nicht mehr ausreichen. Das kostet Geld und Zeit. Außerdem erhöht sich dadurch die Belastung der IT-Abteilung.
Die Alternative sind Backup-Services für Microsoft 365 aus der Cloud, die auf Microsoft Azure gehostet werden. Ein Beispiel ist AvePoint Cloud Backup. Die Anbindung an Azure stellt sicher, dass die Backup-Lösung optimal mit Microsoft 365 zusammenarbeitet, stets über aktuelle Application Programming Interfaces (APIs) verfügt und hoch skalierbar ist. Außerdem kann ein Unternehmen hier selbst entscheiden, über welche Cloud-Rechenzentren es die Software nutzen möchte, etwa Datacenter in Deutschland.
Vorteile durch den Cloud-Ansatz
Durch ein solches SaaS-Angebot entfallen für den User zeit- und kostenintensive Aufgaben wie der Betrieb der Lösung. Hinzu kommt, dass SaaS-Lösungen dem Nutzer häufig mehr Optionen bieten als Backup-Softwareprodukte, die nur On Premises installiert werden. So haben Nutzer beispielsweise bei AvePoint Cloud Backup die Wahl, ob sie die Datensicherungen in einer Cloud ablegen wollen oder das eigene Rechenzentrum bevorzugen. Auch eine Kombination von Cloud und On Premises ist möglich.
Eine cloudbasierte Backup-Lösung für Microsoft 365 sollte außerdem Regelwerke (Policies) bereitstellen. Mit ihnen legt der Nutzer fest, welche Daten wo und wie lange gesichert werden. Ebenso wichtig ist eine granulare Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten, etwa einzelnen Mailboxen und Teams-Kanälen. Dasselbe gilt für ein flexibles Restoring von Content und Konversationen auf Offline-Speicherressourcen. Um den IT-Support zu entlasten, sollten Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit haben, eigenständig Daten wiederherzustellen. Unterstützung bieten dabei virtuelle Assistenten, die den User durch den Such- und Restore-Vorgang leiten.
Damit die IT- und Backup-Spezialisten den Überblick über Datensicherungen behalten, sind Dashboards in Verbindung mit Monitoring- und Reporting-Funktionen unverzichtbar. Um den Zugriff auf die Backup-Daten zu schützen, empfehlen sich zudem Lösungen, die eine Verschlüsselung der Dateien mit dem eigenen Azure-KeyVault-Encryption-Key erlauben.
Nur eine Cloud-Backup-Lösung, die diese Funktionen bereitstellt und sich an die individuellen Anforderungen von Nutzern anpassen lässt, bietet den optimalen Schutz von Microsoft-365-Daten. Und auf diesen Schutzschirm sollte im digitalen Zeitalter kein Unternehmen verzichten. (rhh)