Wenn die Kommunikation und der Datentransfer zwischen Einkauf und Lieferanten in einer Cloud-basierten Lösung automatisiert werden, beschleunigt und verschlankt sich der gesamte Procure-to-Pay-Prozess.

Procure-to-Pay-Prozesse (Bestellen und Bezahlen) digital und standardisiert mit Lieferanten durchführen, dies können Anwenderunternehmen von SAP ERP oder SAP S/4HANA mit einer Neuentwicklung der xSuite Group: Das „xSuite Business Partner Portal Sphere“ ist eine Softwarelösung, speziell entwickelt für die SAP Cloud Platform (SCP). Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten nutzen das Portal für ihre Kommunikation sowie für den Austausch aller mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente. Der Einkaufsprozess kann auf diese Weise aktiv gesteuert werden.

Die Einkaufsabteilung arbeitet mit dem neuentwickelten Business Partner Portal nach wie vor in ihrer gewohnten SAP-Umgebung. Dort erzeugt sie Bestellungen und stellt sie über das Portal automatisch dem Lieferanten zur Verfügung. Aus der Bestellung kann wiederum dieser direkt alle Folgedokumente (Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen, Gutschriften) erstellen und über die Plattform zurück an den Einkauf geben. Alternativ kann der Lieferant die Dokumente hochladen.

Schnellere Bestell- und Rechnungsprozesse

Das SAP-System des Bestellers übernimmt in beiden Fällen Dokumente und Daten automatisch aus dem Business Partner Portal. So stehen alle Informationen und Unterlagen für den Einkauf direkt in SAP zur Bearbeitung zur Verfügung. Vorteil für die Beteiligten im Einkaufs-prozess: Es entfallen Ausdrucke und Versendung, der gesamte Procure-to-Pay-Prozess verläuft wesentlich schneller, bekannte Fehlerquellen wie Medienbrüche treten erst gar nicht auf.

Lieferanten bietet das Business Partner Portal hilfreiche Funktionen wie die Self-Service-Option. Damit kann z. B. ein neuer Lieferant selbst alle relevanten Informationen wie Kontakt-daten und Bankverbindung hinterlegen. Ein Workflow wird gestartet, sodass nach Freigabe die Stammdaten im SAP-System für diesen Lieferanten entsprechend angelegt werden. Auf diesem Weg können Lieferanten ebenfalls ihre Daten aktualisieren. So wird das Business Partner Portal zur voll funktionsfähigen Plattform für die Kommunikation mit den Lieferanten zu einzelnen Vorgängen. Diese können darüber Rückfragen zu einer Bestellung stellen; andersherum kann der Besteller ihnen Informationen übermitteln, etwa zu geänderten Anschriften. Vorteil: Alle Informationen sind übersichtlich und nachverfolgbar an einem zentralen Ort verfügbar und nicht mehr – wie sonst – auf diverse E-Mails, Telefonnotizen, Aktenordner und ähnlichem verteilt.

Funktion für Dynamic Discounting

Quelle: xsuite
Das Business Partner Portal enthält außerdem eine Funktion, mit der Unternehmen ihre Liquidität gezielt stärken können: Dynamic Discounting. Über das Portal können Lieferanten individuell und flexibel einen zusätzlichen Rabatt anbieten, wenn eine Rechnung früher bezahlt wird. Die Rabatthöhe sowie das zugehörige Zahlungsziel wählt das Unternehmen beliebig aus, ebenso ist es möglich, mehrere Zahlungsziele mit unterschiedlichen Rabatthöhen anzubieten. Ohne ein automatisiertes System — wie es das Business Partner Portal darstellt – ließen sich solche flexiblen Abstufungen kaum managen. Aufwand und Fehleranfälligkeit wären viel zu groß. Eine solche Funktion ist insbesondere bei internationalen Kunden vorteil-haft, die Dynamic Discounting teilweise bereits voraussetzen.

Die xSuite Group unterstützt mit ihrer Neuentwicklung die Strategie von SAP, ihre Kunden in die Cloud zu bringen. Erweiterungen und Eigenprogrammierungen sollen künftig über die SAP Cloud Platform (SCP) zur Verfügung gestellt werden. Eine Anforderung, die das Business Portal erfüllt und somit die Kompatibilität mit dem aktuellen und zukünftigen SAP-Releases sicherstellt.

Dina Haack ist Produktmarketing Managerin bei der xSuite Group.

Quelle: xsuite

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