KI-Chatbots könnten die Bedienung von Unternehmens- und Verwaltungssoftware grundlegend verändern. Statt sich durch Masken, Formulare und Menüs zu bewegen, greifen Anwender per natürlicher Sprache auf Funktionen und Informationen in Backend-Systemen zu. Die Timetoact Group sieht darin Potenzial für höhere Produktivität und geringeren Schulungsaufwand. Für die öffentliche Hand könnten zudem Herstellerabhängigkeiten, Lizenzkosten und digitale Souveränität stärker in den Fokus rücken.

Die Bedienoberfläche von Unternehmenssoftware war bislang eng mit dem jeweiligen System und dessen Bedienlogik verbunden. Nach Einschätzung der Timetoact Group beginnt sich diese Verbindung durch generative KI zu lockern. KI-gestützte Dialogsysteme können über Schnittstellen auf bestehende Kernsysteme zugreifen und Anwendern deren Funktionen über natürliche Sprache zugänglich machen.

Heinz-Peter Steiner, Leiter Öffentlicher Sektor bei der Timetoact Group, spricht von einem „Aufbrechen der bisherigen Bindung zwischen Benutzerschnittstelle und Kernsystemen.“ Er erläutert:

„Heute erleben wir, dass das User Interface zunehmend durch KI-Chatbots ergänzt oder ersetzt wird. Diese sind über Schnittstellen mit den Kernsystemen verbunden, die weiterhin stabil im Hintergrund laufen. Die Funktionalität bleibt erhalten, während sich die Art der Bedienung grundlegend verändert.“

Damit verschiebt sich die Anforderung an die Nutzer: Statt die Logik einer Softwareoberfläche zu erlernen, könnten sie ihre Anliegen zunehmend in natürlicher Sprache formulieren. „Künftig wird sich die Software stärker daran orientieren, wie Menschen kommunizieren“, blickt Steiner in die nahe Zukunft.

Timetoact ordnet diese Entwicklung in eine Reihe früherer Veränderungen der IT ein – von der Loslösung der Software von bestimmter Hardware über das Internet bis zum Übergang von lokal installierten Anwendungen zu Cloud-Plattformen und mobilen Anwendungen.

Informationen aus Backend-Systemen erschließen

Nach Erfahrungen aus Projekten der Timetoact Group kann der Einsatz von KI-Chatbots insbesondere den Zugriff auf Informationen vereinfachen. Statt beispielsweise über eine klassische Enterprise Search zahlreiche Dokumente als Treffer zu erhalten, soll ein Dialogsystem relevante Fakten und Textpassagen aus den zugrunde liegenden Quellen herausarbeiten.

Steiner sagt: „In allen großen Organisationen steckt ganz viel Wissen in den Backend-Systemen, das mit herkömmlichen Methoden kaum mit vernünftigem Aufwand zu extrahieren ist.“

Nach Angaben des IT-Dienstleisters lassen sich dadurch Arbeitszeit einsparen und Informationen schneller für Entscheidungen bereitstellen.

Auch der Schulungsaufwand könnte sinken, weil Anwender keine komplexen Masken-Menü-Strukturen erlernen müssen. Hinzu kommt die Möglichkeit, über dieselbe Dialogschnittstelle unterschiedliche Sprachen zu verwenden. Timetoact sieht darin unter anderem Vorteile für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen mit international zusammengesetzten Belegschaften.

Eine Herausforderung bleiben mögliche falsche Angaben generativer KI-Systeme. Timetoact setzt deshalb in Projekten auf Retrieval Augmented Generation (RAG). Dabei werden Antworten auf zuvor als verlässlich klassifizierte Datenbanken, Dokumente und weitere Quellen gestützt. Liefert diese Datenbasis keine schlüssige Antwort, soll das System dies kenntlich machen, anstatt eine Antwort zu erzeugen.

Wie eng die KI an vorhandene Informationen gebunden wird, lässt sich laut Timetoact vom jeweiligen Einsatzgebiet abhängig machen. Bei Fachverfahren oder Standard Operations Procedures (SOP) sollte der interpretative Spielraum begrenzt werden. Bei Strategieentwicklung, Kommunikation oder Problemlösung könne dagegen mehr Spielraum sinnvoll sein.

Eine Oberfläche für mehrere Systeme

Weiter reicht die Veränderung, wenn ein KI-Chatbot nicht nur auf ein einzelnes System zugreift. Er könnte als übergreifende Dialogoberfläche für mehrere Backend-Systeme dienen. Für Anwender würde damit weniger relevant, von welchem Hersteller die jeweilige Funktion im Hintergrund bereitgestellt wird.

Steiner beschreibt die bisherige Situation so: „Bislang wurden Millionen Anwenderinnen und Anwender auf Standardsoftware mit bestimmten Oberflächen und Bedienlogiken geschult und an deren User Interface gewöhnt. Jede Veränderung führte zu hohem Schulungsaufwand und Produktivitätsverlusten und war daher in der Praxis ein Mammutprojekt.“

Mit einer solchen „Universaloberfläche“ könnten Kernsysteme für Anwender stärker in den Hintergrund treten. Timetoact sieht dadurch auch etablierte Geschäftsmodelle von Softwareanbietern wie SAP, Microsoft oder Oracle unter Veränderungsdruck.

Steiner zitiert dazu SAP-Chef Christian Klein: „KI zwingt uns, grundlegend neu zu denken, wie Unternehmen in Zukunft arbeiten werden.“

Digitale Souveränität als Faktor für Behörden

Besondere Bedeutung misst Timetoact der Entwicklung für die öffentliche Hand bei. Wenn die Benutzeroberfläche technisch von den Kernsystemen getrennt wird, könnten Organisationen nach Einschätzung des Dienstleisters ihre Abhängigkeit von einzelnen Backend-Anbietern reduzieren. Das betrifft sowohl Lizenzmodelle als auch die Frage, auf welchen Cloud-Plattformen Anwendungen und Daten betrieben werden.

„Für die IT-Anwenderinnen und Anwender bringt dieser Trend erhebliche Vorteile mit sich“, sagt Steiner, „insbesondere für die Öffentliche Hand mit hoheitlichen Aufgaben und knappen Budgets.“

Nach den in der Pressemitteilung genannten Schätzungen geben Bund, Länder und Kommunen zusammen jährlich etwa drei bis sechs Milliarden Euro für Softwarelizenzen und entsprechende Nutzungsrechte aus. Steiner kritisiert dabei insbesondere die Abhängigkeit von US-Anbietern: „Der Großteil fließt in die Taschen von US-Konzernen, deren Preispolitik Deutschland im Grunde hilflos ausgeliefert ist“.

Neben Kostenfragen nennt Timetoact die Verknüpfung von Software mit anbietereigenen Cloud-Plattformen als Herausforderung. „Das kann im Spannungsfeld zu den Anforderungen an Datenhoheit, Datenschutz und digitale Souveränität deutscher Behörden stehen“, gibt Steiner zu bedenken.

Entkoppelte KI-Oberflächen könnten nach dieser Argumentation einen Wechsel der dahinterliegenden Systeme vereinfachen. „KI-Oberflächen können ein wichtiger Schritt sein, um Abhängigkeiten von einzelnen Softwareherstellern zu verringern, Lizenzkosten besser zu steuern und die digitale Souveränität zu stärken“, erklärt Steiner. Er skizziert die Entwicklung: „Durch die Trennung von Benutzeroberfläche und Kernsystemen werden die Programme im Backend austauschbar.“

Ob und in welchem Umfang sich dieses Modell gegenüber klassischen Benutzeroberflächen durchsetzt, dürfte von den jeweiligen Anwendungsszenarien abhängen. Timetoact erwartet jedenfalls keine kurzfristige vollständige Ablösung bestehender Oberflächen, sieht die Entwicklung aber bereits in Gang.

„Diese Entwicklung wird nicht über Nacht geschehen, aber sie wird auch nicht Jahrzehnte dauern“, ordnet Steiner den anstehenden Paradigmenwechsel ein.