Um die Arbeitsabläufe vor allem im administrativen Bereich dauerhaft und nachhaltig zu optimieren, wurde bei der Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH schrittweise eine digitale Archivierungslösung sowie ein Dokumenten-Managementsystem eingeführt und nach Umsetzung des digitalen Workflows die Prozesssteuerung abteilungsübergreifend automatisiert.

Ob Rollenetiketten, Salesfolder, Broschüren, Funktionskarten oder außergewöhnliche 3D-Werbemittel für den Point-of-Sale: Mit guten Ideen, moderner Produktionstechnik, breitem Fachwissen sowie viel Erfahrung und den nötigen Branchenkenntnissen zählt die 1828 gegründete Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH heute zu den führenden Full-Service-Dienstleistern im Print-Bereich. Knapp 200 Mitarbeiter am Firmensitz im ostwestfälischen Versmold drucken, veredeln, lackieren, prägen und verarbeiten sowohl im Bogenoffset-, Rollenetiketten- als auch Siebdruck und bieten darüber hinaus eigene Designkompetenz, Produktentwicklung und Logistik-Services.

Individuelle Wünsche in Kleinauflagen können durch flexible Digitaldruck-Technologien bedient werden. Der Kundenkreis umfasst renommierte Unternehmen aus der Nahrungs- und Genussmittelindustrie, der Kosmetik- und Pharmabranche sowie diverse Agenturen und Verlage. In den 1970er Jahren hat Kolbe-Coloco die UV-Technologie im Offsetdruck mitentwickelt und erfolgreich eingeführt. Bereits 1996 erfolgte – als eine der ersten Druckereien Deutschlands – die Validierung nach der EG-Öko-Audit-Verordnung.

Von der ersten Idee bis zur Auslieferung der Druckprodukte werden im Auftragsdurchlauf der Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH jährlich über 50.000 Ein- und Ausgangsbelege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, projekt- und fertigungsbegleitende Dokumente, Lieferscheine oder Rechnungen generiert. Im Rahmen eines von der VISIONICE GmbH entwickelten ganzheitlichen Konzepts aus Standard- und Individualsoftware, Systemtechnik und Dienstleistung hat der traditionsreiche Spezialdrucker heute eine digitale Archivierungslösung und ein workflow-gesteuertes Dokumenten-Managementsystem im Einsatz – und damit die unternehmensweiten Arbeitsabläufe dauerhaft und nachhaltig optimiert sowie Zeit- und Kosteneinsparungen erreicht.

Jährlich müssen über 50.000 Dokumente gehandelt werden

Kolbe-Coloco gehört zu den wenigen Anbietern, die alle Druckverfahren vom Bogenoffset-, Rollenetiketten-, Sieb- oder Digitaldruck unter einem Dach abdecken, die Kernkompetenz des traditionsreichen Unternehmens liegt im Spezialdruck. „Unser vielfältiges Spektrum an individuellen Lösungen setzt dort an, wo andere Druckereien ihre Grenzen haben. Dabei denken wir im Sinne unserer Kunden ganzheitlich und verstehen uns als Ideenlieferant und Problemlöser“, so der Kaufmännische Leiter Christian Siewers.

Rund 8.000 Aufträge werden bei dem Spezialdrucker jährlich abgearbeitet, der Auftragsdurchlauf von der ersten Idee bis zur Auslieferung der Druckprodukte generiert über 50.000 Ein- und Ausgangsdokumente. Christian Siewers weiter: “Die Bereitstellungspflicht von betrieblichen bzw. auftragsrelevanten Unterlagen steigt ebenso kontinuierlich an wie externe Anforderungen etwa durch gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung von Dokumenten oder Nachrichten.

Neben Unmengen an produziertem Papier zog insbesondere das manuelle Bearbeiten, Steuern und Archivieren von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Projektdokumenten, Fertigungspapieren, Lieferscheinen oder Rechnungen einen erheblichen zeitlichen und damit finanziellen Aufwand nach sich. Ganz abgesehen von Aspekten wie der fehlenden Datensicherheit und -transparenz, häufigen Redundanzen und Fehleranfälligkeiten im Prozessablauf oder langwierigen Suchvorgängen durch unstrukturierte Ablagesysteme.“

Um die Arbeitsabläufe vor allem im administrativen Bereich dauerhaft und nachhaltig zu optimieren, wurde bei der Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH schrittweise eine digitale Archivierungslösung sowie ein Dokumenten-Management-System eingeführt und nach Umsetzung des digitalen Workflows die Prozesssteuerung abteilungsübergreifend automatisiert. Für Planung, Implementierung und Pflege ist seit dem Start des komplexen IT-Projekts die VISIONICE GmbH aus Villingen-Schwenningen verantwortlich.

Auswahlrelevante Kriterien waren neben der Produktqualität wie Standard-Funktionalität, Anpassbarkeit bzw. Flexibilität oder Schnittstellenpolitik auch Betreuungskompetenz und Kostenstrukturen des Anbieters. “Alles aus einer Hand: Das Gesamtkonzept aus Standard- und Individualsoftware, Systemtechnik sowie Dienstleistung sehen wir als klaren Vorteil gegenüber dem Mitbewerb. VISIONICE hat vom ersten Kontakt an durch zielorientiertes Denken bzw. Handeln überzeugt und in der mittlerweile mehrjährigen Zusammenarbeit gemeinsam mit uns immer wieder weit über den Standard hinausgehende Ideen erarbeitet und bedarfsgerechte Lösungen geliefert“, so Christian Siewers. Basierend auf einer über 20jährigen Expertise sowohl in der Anwendungsentwicklung als auch in der IT-Systemadministration bietet das Schwarzwälder Systemhaus eine ganzheitliche Produkt- und Dienstleistungsstrategie mit integriertem Einsatz von EASY- und VISIONICE-Produkten.

E-Mail-Archivierung und Dokumenten-Management

Seit der Einführung der speziell für Microsoft Exchange konzipierten Archivierungslösung VISIONICE MPX können die Mitarbeiter bei Kolbe-Coloco sämtliche im Unternehmen anfallenden E-Mails inkl. Dateianhängen gemäß den gesetzlichen Anforderungen wie Revisionssicherheit, GoBD-Konformität oder Aufbewahrungspflichten digital archivieren.

Die Ablage erfolgt im EASY ENTERPRISE-Server. Während der Archivierung werden die Nachrichten per Volltext indexiert, was die spätere Suche nach beliebigen Inhalten erleichtert und beschleunigt. MPX verfügt zudem über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle, die die Nutzung vorhandener Stammdaten etwa aus dem ERP- oder CRM-System ermöglicht.

Ulrike Sirges, bei Kolbe-Coloco u.a. für Personal zuständig: „Qualität und Schnelligkeit der Verfügbarkeit von Informationen stellen heute einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor dar, insbesondere unter Berücksichtigung der ständig steigenden Datenvielzahl und -vielfalt. Die Archivierungslösung MPX bietet daher einen zusätzlichen Mehrwert, da wir die Software im nächsten Projektabschnitt problemlos zu einem vollwertigen Dokumenten-Management-System ausbauen konnten.“ Mit der erfolgreichen Umsetzung steht Kolbe-Coloco eine integrierte Lösung für digitale Archivierung und Dokumenten-Management zur Verfügung, die eine einheitliche Plattform für ein abteilungsübergreifend durchgängiges Informations-Management darstellt. Dem Anwender wird so ein schneller Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen über Kunden, Produkte, Geschäftsvorgänge oder Projekte sowie auf sämtliche Nachrichten und auftrags- bzw. projektrelevanten Dokumente ermöglicht.

Archivierungslösung für Microsoft Exchange

VISIONICE MPX archiviert sämtliche E-Mails aus Microsoft Exchange revisionssicher und GoBD-konform. Das Nachrichten-Management-System nutzt für die Ablage einen EASY ENTERPRISE Archivserver. Die Archivierung erfolgt wahlweise vollautomatisch nach zentral definierten Richtlinien oder manuell in Microsoft Outlook.

MPX ist modular aufgebaut – der zentrale MPX Server kommuniziert mit Exchange und dem Archivserver und kann jederzeit anforderungsgerecht um Module für die manuelle und halbautomatische Indexierung, die Datenbankanbindung oder die Anbindung von vorhandenen Altarchiven erweitert werden. Zudem verfügt die Archivierungslösung über eine integrierte Datenbank-Schnittstelle, die die Nutzung vorhandener Stammdaten für die Indexierung ermöglicht. MPX kann jederzeit auf ein vollwertiges DMS für die klassische Belegarchivierung oder die Nutzung von Workflows bzw. digitalen Akten ausgebaut werden.

Automatisierte Prozesssteuerung durch digitalen Workflow

Noch bis vor wenigen Jahren waren die administrativen Arbeitsabläufe bei Kolbe-Coloco geprägt von überwiegend manuellen und damit zeit- bzw. kostenintensiven Tätigkeiten. Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse insbesondere bei der Kommunikation mit den mehreren tausend Kunden und Lieferanten vom Angebot über die Bestellung bis zur Rechnung wurde gemeinsam mit VISIONICE ein automatisierter Workflow definiert und die Abteilungen inkl. Außendienst schrittweise an das Dokumenten-Managementsystem angebunden.

Künftig durchlaufen eingehende Dokumente mit Hilfe eines hochleistungsfähigen Scanverfahrens zunächst eine automatische Belegerkennung. Anschließend werden die Scans vom Belegleser schnell und zuverlässig erfasst sowie digital verschlagwortet ins Dokumenten-Management-System übergeben. Für den direkten Zugriff auf die im ERP-System erzeugten Ausgangsdokumente wurde von VISIONICE eine Schnittstelle zum Dokumenten-Management-System entwickelt und die Finanzbuchhaltung sowie das Personalwesen angebunden – somit ist auch die abteilungsübergreifende Durchgängigkeit des Workflows gewährleistet.

Nachrichten, Dokumente oder sonstige auftragsrelevante Informationen werden bei der Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH heute auf Basis der digitalen Archivierungslösung MPX und des Workflow-gesteuerten Dokumenten-Managements automatisiert bearbeitet, gesteuert und archiviert. Mit der exakt auf die unternehmensspezifischen Anforderungen abgestimmten Produkt- und Dienstleistungsstrategie der VISIONICE GmbH konnten alle Vorgaben wie Revisionssicherheit oder Auskunftspflichten, die Ablösung des Papierarchivs sowie Prozessoptimierungen durch Vereinfachung von Ablagestrukturen oder Suchvorgängen erfolgreich umgesetzt werden.

Auch aus wirtschaftlicher Sicht zieht Christian Siewers ein positives Fazit, da sich die gesamten Investitions- und Dienstleistungskosten in weniger als 30 Monaten amortisiert haben. Der Kaufmännische Leiter abschließend: “Auch wenn wir im Spezialdruck fast alles können, aber Zeit können wir nicht produzieren. Der entscheidende Benefit liegt für uns daher im Zeitgewinn durch den schnelleren Belegdurchlauf oder geringeren Suchaufwand. Zeit, die von unseren Mitarbeitern für produktive Tätigkeiten genutzt wird, wovon in letzter Konsequenz auch unsere Kunden profitieren.“

Matthias Holzapfel

Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH

VISIONICE GmbH