Regulatorische Vorgaben zur E-Rechnung und die wachsende Verbreitung des PEPPOL-Netzwerks verunsichern viele Unternehmen. Sie fragen sich, ob sie PEPPOL-pflichtig sind, und falls ja, wie Sie dieser Vorgabe nachkommen können. Volker Hettich, CSO von compacer und Experte in Sachen PEPPOL, verrät im MIDRANGE-Interview, worauf es ankommt.
Für viele ist PEPPOL ein relativ abstrakter Begriff. Was genau ist PEPPOL und wie funktioniert das Netzwerk in der Praxis?
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. Das ist ein internationales, standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von beispielsweise Rechnungen. Diese werden maschinenlesbar aufbereitet und automatisiert ausgetauscht. Kurz gesagt: PEPPOL schafft einen sicheren und rechtskonformen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden weltweit.
Welche konkreten Vorteile bietet PEPPOL im Vergleich zum klassischen Austausch von Rechnungen?
PEPPOL automatisiert den Rechnungsaustausch vollständig: Rechnungen werden direkt zwischen den Systemen der Geschäftspartner digital ausgetauscht und vor der Übermittlung nach einheitlichen Regeln validiert. Das reduziert Fehler, verbessert die Datenqualität und ermöglicht über eine einzige Anbindung den Austausch mit allen Teilnehmern des Netzwerks.
Ist PEPPOL ein reines E-Invoicing-Netzwerk oder lassen sich auch andere Dokumente austauschen und Prozesse abbilden?
PEPPOL ist weit mehr als ein Rechnungsnetzwerk. Auch Gutschriften, Bestellungen und weitere Geschäftsdokumente können standardisiert zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. PEPPOL wird dadurch immer mehr zum zentralen Element der digitalen Lieferkette.
Ist in Deutschland eine PEPPOL-Pflicht geplant?
Deutschland führt keine explizite PEPPOL-Pflicht ein. Durch die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht wird PEPPOL jedoch für viele Unternehmen als standardisierter Übertragungsweg immer relevanter, da bereits viele europäische Geschäftspartner über PEPPOL angebunden sind. Seit 2025 müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen werden können, ab 2027 beginnt die verpflichtende Ausstellung für größere Unternehmen und ab 2028 gilt sie grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze.
Sind besondere Voraussetzungen erforderlich, um PEPPOL zu nutzen?
Nein. Unternehmen benötigen keine eigene PEPPOL-Zertifizierung. Für die Teilnahme am Netzwerk genügt die Anbindung an einen zertifizierten PEPPOL Access Point wie z.B. compacer. Dieser übernimmt die technische Kommunikation im Netzwerk und sorgt dafür, dass Sicherheitsanforderungen, Standards und gegebenenfalls länderspezifische Vorgaben eingehalten werden. Unternehmen können PEPPOL dadurch nutzen, ohne selbst entsprechende Infrastruktur oder Spezialwissen vorhalten zu müssen.
Was zeichnet einen zertifizierten Access Point aus und worauf sollte man bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Das Wichtigste ist die ISO/IEC-27001-Zertifizierung. Sie wird ab Juli 2027 für alle PEPPOL Service Provider verpflichtend und stellt sicher, dass etablierte Prozesse für Informationssicherheit vorhanden sind. Zudem sollte darauf geachtet werden, wo die Daten verarbeitet werden und ob die Anforderungen an Datenschutz und Compliance erfüllt werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind länderspezifische Anforderungen. Nicht alle Länder setzen PEPPOL in derselben Form um. Teilweise sind zusätzliche Prozesse oder Anbindungen an Steuerbehörden erforderlich. International tätige Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihr Anbieter auch solche länderspezifischen Erweiterungen unterstützt.
Quelle: compacerNicht jedes Unternehmen verschickt tausende Rechnungen im Monat. Welche Möglichkeiten gibt es für kleinere Unternehmen, die nur wenige PEPPOL-Rechnungen versenden müssen?
Genau dafür haben wir simplepeppol entwickelt – eine Lösung für Gelegenheitsversender. Ohne Registrierung oder Abo. Abgerechnet wird ausschließlich pro Versand. Steigt das Rechnungsvolumen, bietet der compacer PEPPOL Service über die API-Anbindung den direkten Umstieg in die vollautomatisierte Lösung an.
Vielen Dank für das Interview!
Quelle: compacer