Trotz Digitalisierung und wachsender Datenmengen bleibt ein erheblicher Teil des in Unternehmen vorhandenen Wissens unerschlossen. Studien zufolge sind bis zu 90 Prozent der in Organisationen anfallenden Informationen unstrukturiert und damit kaum nutzbar für operative Entscheidungen, Automatisierung oder KI-Anwendungen. ABBYY warnt vor dieser “unsichtbaren Verschwendung von Daten” und ruft zur strategischen Nutzung sogenannter Document Intelligence auf.
Verträge, Rechnungen, Berichte oder E-Mails enthalten geschäftsrelevantes Wissen. Doch nur etwa 20 Prozent dieser Inhalte fließen laut ABBYY bislang in Prozesse oder strategische Entscheidungen ein. Die Gründe reichen von heterogenen Formaten – etwa PDFs, Scans oder Bilddateien – bis hin zu isolierten Speicherorten und fehlenden Analysetools. Hinzu kommt eine geringe Wertschätzung von Dokumenteninformationen als strategische Ressource.
Unterschätzte Kosten durch Datenfragmentierung
Neben Effizienzverlusten bringt der fragmentierte Umgang mit Dokumentendaten konkrete Risiken mit sich. Die Suche nach Informationen kostet Zeit, Mehrfachaufbereitungen erhöhen das Fehlerrisiko. Auch regulatorische Anforderungen wie DSGVO oder der AI Act lassen sich ohne ein funktionierendes Dokumentenmanagement nur schwer umsetzen. Die Folge: sinkende Produktivität und steigende Kosten.
Quelle: ABBYYMaxime Vermeir, Senior Director of AI Strategy bei ABBYY, betont: „Document Intelligence muss als Teil der gesamten Datenstrategie verstanden werden, um ihr Potenzial wirklich auszuschöpfen. Technologien wie intelligente OCR (Optical Character Recognition), Natural Language Processing oder Prozessautomatisierung (RPA, IDP) ermöglichen schon heute, unstrukturierte Informationen zuverlässig und sicher zu erschließen. Damit können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Risiken senken und nachhaltige Wettbewerbsvorteile erreichen.“
Technologie allein reicht nicht
Doch ohne kulturellen Wandel greift auch moderne Technologie zu kurz. ABBYY sieht die Notwendigkeit, Mitarbeitende zu schulen und für eine inklusive Dokumentensteuerung zu sensibilisieren. Ziel sei eine agile, skalierbare Nutzung dokumentenbasierter Informationen im gesamten Unternehmen.
Schon durch die konsequente Erschließung von 30 bis 40 Prozent vorhandener Dokumenteninhalte lassen sich laut ABBYY spürbare Fortschritte in Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Compliance erzielen. Document Intelligence könne so zum Schlüssel für digitale Innovationskraft werden.
Strategische Neuausrichtung notwendig
Die Bedeutung dokumentenbasierter Daten wird in der Unternehmenspraxis bislang deutlich unterschätzt. Wer jedoch seine internen Datenreserven systematisch analysiert, kann nicht nur Kosten senken, sondern auch Wettbewerbsvorteile erzielen und den Grundstein für KI-gestützte Zukunftsstrategien legen. ABBYY sieht in Document Intelligence daher weit mehr als nur ein Tool zur Effizienzsteigerung: Sie ist ein strategischer Hebel für resiliente und zukunftsfähige Organisationen.