Digitales Dokumentenmanagement ist ein zentraler Baustein für effiziente und papierlose Geschäftsprozesse. Es ermöglicht Unternehmen, Dokumente strukturiert zu erfassen, sicher zu speichern und jederzeit ortsunabhängig darauf zuzugreifen. So lassen sich Abläufe beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern.
Mit TA Cloud Capture erweitert TA Triumph-Adler sein Portfolio für digitale Workflows um eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement. Die webbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung ermöglicht es Unternehmen, Dokumente direkt über ein HyPAS™-fähiges Multifunktionssystem (MFP) zu erfassen, zu verarbeiten und sicher in der Cloud abzulegen – ganz ohne zusätzliche Hardware oder komplexe IT-Integration.
„TA Cloud Capture richtet sich speziell an kleine wie mittlere Unternehmen, die hybride Arbeitsweisen etablieren möchten“, sagt Florian Ehlers, Produktmanager Solution Marketing bei TA Triumph-Adler.
Direkt am System scannen und verarbeiten
Gedruckte Dokumente lassen sich mit TA Cloud Capture bequem am MFP erfassen und automatisch in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. Dabei sorgt eine effektive Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie für die zuverlässige Texterkennung – selbst bei unterschiedlichen Schriftarten und Layouts. Neben der vollautomatischen Erfassung steht auch eine manuelle Indexierung zur Verfügung, um Dokumente gezielt zu verschlagworten.
Eine besondere Funktion ist der „MultiCrop-Scan“: Mit dieser lassen sich kleinformatige oder nicht genormte Vorlagen wie Belege oder Tickets erfassen. Außerdem erstellt das System automatisch Dateinamen, was die weitere Verarbeitung und Ablage erleichtert.
Nahtlose Integration in Cloud-Dienste
Erfasste und klassifizierte Dokumente können direkt aus dem MFP an einen Cloudspeicher gesendet werden – ohne zusätzlichen Zwischenschritt über den PC. Unterstützt werden dabei der TA Cloud Information Manager (TACIM) sowie Cloudspeicher von Drittanbietern wie Google Drive, Microsoft SharePoint, OneDrive oder Box. Firmenkunden nutzen zur Anmeldung ihre dort bestehenden Accounts. Alternativ können Dokumente über die „Scan-to-Me“-Funktion an eine gewünschte E-Mail-Adresse versendet werden.
„Über unsere cloudbasierte Scanlösung können Informationen aus geschäftlichen Dokumenten effizient digitalisiert und sicher zugänglich gemacht werden. Individuelle Workflows für die Erfassung, Indexierung und Archivierung von Dokumenten lassen sich unkompliziert erstellen. Darüber hinaus ist die Anwendung DSGVO-konform und kann von der Firmen-IT schnell ausgerollt werden“, betont Ehlers.
Schnelle Implementierung und sichere Nutzung
Die Implementierung erfolgt unkompliziert: Ein HyPAS™-fähiges MFP genügt. Nach der Anmeldung stehen die Workflows direkt am Gerät bereit. Der Zugriff ist durch PIN, IC-Karte oder Benutzerdaten geschützt und ausschließlich autorisierten Nutzern möglich.
IT-Administratoren verwalten Benutzer, Geräte, Zugriffsrechte und Prozesse zentral über einen Webbrowser. Ein Setup-Assistent unterstützt dabei, sodass die Lösung sofort einsatzbereit ist.
Flexibles SaaS-Angebot – kostenlos testen
TA Cloud Capture ist ab sofort in der DACH-Region verfügbar und wird im SaaS-Modell pro Gerät abgerechnet – unabhängig von der Anzahl der Nutzer. Zum Einstieg bietet TA Triumph-Adler eine zweimonatige Testphase an. Danach erfolgt die monatliche Abrechnung, ein individuelles Angebot kann über das Kontaktformular auf der TA-Website angefragt werden.
Erweiterung des digitalen Workflow-Portfolios
TA Cloud Capture ergänzt das bestehende Cloud-Portfolio von TA Triumph-Adler, zu dem unter anderem TA Cloud Print and Scan (TACPS) und das Cloud-ECM vuuvis RAD as a Service gehören. Im Vergleich zu bisherigen Lösungen bietet TA Cloud Capture verbesserte OCR-Ergebnisse, mehr Schriften sowie die regelbasierte Dateibenennung.
Alle Cloud-Dienste von TA Triumph-Adler erfüllen die Anforderungen der EU-DSGVO und bieten Unternehmen damit ein Höchstmaß an Datenschutz und Sicherheit.