Immer mehr Unternehmen investieren in ihre IT-Infrastruktur, um die Produktivität und gleichzeitig die Datensicherheit in hybriden Arbeitsumgebungen nachhaltig zu verbessern. Daten aus der Cloud, plattformunabhängige Geschäftsanwendungen und Collaboration Tools prägen heute bereits das Bild in vielen (Heim-)Arbeitsplätzen. Virtuelle, IP-basierte Telefonanlagen aus der Cloud sind häufig das letzte fehlende Glied, um die geschäftliche Telefonie von überall sicher, anwenderfreundlich und effizient zu betreiben. Deswegen sind sich Experten sicher, dass der IP-Telefonie die Zukunft gehört.
Mit dem vorläufigen Ende der Corona-Beschränkungen gelangt wieder mehr Normalität in das Tagesgeschäft. Dennoch arbeitet mehr als die Hälfte der Berufstätigen zumindest teilweise noch hybrid, was Unternehmen auch künftig vor Herausforderungen bei der Unified Communications Strategie stellt. Denn viele Telekommunikations-Lösungen sind nicht von vornherein dafür ausgelegt, mit den Anlagen in hybriden Umgebungen zu arbeiten.
„In der ISDN-Welt war es für gewöhnlich so, dass die Telefonanlage bestenfalls im gleichen Bürogebäude steht, von wo aus über stationär angebundene Endgeräte an den Arbeitsplätzen telefoniert wird. Die Anbindung von externen Endgeräten außerhalb der Büroumgebung ist zwar grundsätzlich möglich, aber Einrichtung, Anpassung, Support und Wartung erfordern einen ungleich höheren Aufwand. Nachträgliche Änderungen an der Konfiguration und individuelle Anwendereinstellungen müssen – sofern überhaupt möglich – vielfach noch von einem Techniker vor Ort umgesetzt werden. Gerade wenn es um eine Vielzahl von Remote-Arbeitsplätzen geht, kann dies sehr aufwändig und frustrierend für alle Beteiligten werden“, weiß Netzlink Geschäftsführer Sven-Ove Wähling. „Das bedeutet nicht, dass Unternehmen ihre gewachsenen Telefonie-Infrastrukturen gleich aufgeben und auf Cloud-Telefonie umsteigen müssen, um unabhängiger arbeiten zu können. Viele Kunden gehen hier nämlich zunächst den „soften“ Weg, indem sie einfach eine zweite Telefonanlage aufsetzen, die in der Cloud läuft. Die Remote-Arbeitsplätze können so bequem, sicher und ohne großen Aufwand eingebunden werden.“
Mit Cloud-Telefonie Schatten-IT und BYOD-Risiken eindämmen
Während sich eingehende Gespräche noch recht einfach auf Remote-Umgebungen umleiten lassen, sind es gerade die ausgehenden Telefongespräche z. B. aus dem Home-Office heraus, die nicht ohne Weiteres über die ISDN-Telefonanlagen der Unternehmen laufen können. Vielfach nutzen die Beschäftigten außerhalb des Büros zähneknirschend ihre eigenen Mobilgeräte und die Privatrufnummer.
Dies ist nicht nur aus Datenschutzgründen als kritisch zu bewerten, wenn etwa private App-Dienste auf – aus Bequemlichkeit in der Kontaktliste gespeicherte – Firmenkontakte zugreifen. „BYOD“-Geräte bieten zudem auch nicht die erforderlichen Sicherheitsstandards für die Geschäftskommunikation – ganz abgesehen davon, dass diese Praxis den Mitarbeitenden auch nicht als Dauerlösung zumutbar ist.
„Mit Softphone-Clients wie denen von 3CX sind Unternehmen hingegen in der Lage, ihre Mitarbeitenden über eine PC- oder Smartphone-App auf einfache Weise an die Cloud-Telefonanlage anzubinden. Über die App oder den Web-Browser lassen sich sowohl Inbound- als auch Outbound-Gespräche bequem über die Geschäftsnummer führen – und zwar völlig unabhängig des Standortes und der genutzten Hardware“, erläutert Joshua Grant, VoIP-Experte beim VoIP-Systemhaus IANT.
Dies wird möglich, indem die 3CX Telefonanlagen vollständig IP-basiert arbeiten. Da IP-Telefone, SIP-Trunks und weitere Dienste über das Netzwerk registriert werden, spielt der Standort der Telefonanlage nur eine untergeordnete Rolle. Diese kann etwa über die eigene IT-Infrastruktur inhouse oder auch über das Rechenzentrum des Anbieters gehostet und als Managed Services verwaltet werden – je nach bestehender IT-Infrastruktur, Unternehmensgröße und Geschäftsanforderungen. VoIP und TCP/IP als Kommunikationsprotokoll erlauben es, die Kommunikation über den Webbrowser bzw. ein Web-Interface abzuwickeln.
„Die Bindung an spezifische oder proprietäre Endgeräte wie bei ISDN-Anlagen gibt es somit bei den modernen VoIP-Lösungen nicht. Dank der zugrundeliegenden Open Standards Technologien können sämtliche SIP-Telefone angebunden werden, ob Polycom, Yealink Gigaset oder andere. Da keine Herstellerbindung bei der Wahl der Endgeräte besteht und auch Wartungsaufwände entfallen, bringen Cloud-Telefonanlagen in Anschaffung und Betrieb auch kostenseitig Einsparpotenziale mit sich“, führt Joshua Grant aus.
Verschlüsselte Cloud-Telefonie macht Kommunikation sicherer
Bei der VoIP-Telefonie gibt es keine Offline-Funktionalität, diese erfordert eine funktionierende Internetverbindung. So ist es grundsätzlich möglich, Clients sowohl über Ethernet Kabel oder auch über WLAN anzubinden. Kurze Unterbrechungen oder Instabilitäten im Netz führen jedoch nicht gleich zu einem Verbindungsabbruch, sondern werden über das System gepuffert – so wie man es bei Teams, Zoom und Meet kennt. Sollte es dennoch mal zu einem Verbindungsabbruch kommen, kann man bequem in das LTE-Netz des Smartphones wechseln, um das Gespräch fortzuführen.
Abrechnung über maximale Anzahl gleichzeitiger Verbindungen
Soll ein neuer Mitarbeiter in die Telefonanlage eingebunden werden, erhält der neue Nutzer eine automatisiert generierte E-Mail mit einem Link auf das Web-Interface bzw. einen QR Code für den App-Download. So kann ein neuer Nutzer direkt beginnen und über die Büronummer telefonieren. Die Abrechnung erfolgt dabei nicht auf Basis der angebundenen Nutzer, sondern auf Basis der maximalen Anzahl gleichzeitig möglicher Gespräche.
Mit der Einbindung eines neuen Mitarbeiters fallen somit nicht automatisch höhere Lizenzkosten an. Einerseits macht es die Lösung Anwendern extrem einfach, direkt out-of-the-box auf dem PC oder auf Smartphones performant zu arbeiten. Andererseits gibt das Lösungsportfolio von 3CX Unternehmen viele Freiheiten an die Hand, um die Konfiguration dem individuellen Organisationsprofil anzupassen, z. B. mit Rechteprofilen für Admins, Verwaltungsverantwortliche und Anwender. Benutzer können zudem Erreichbarkeiten und den Präsenzstatus festlegen oder Kontakte importieren und verwalten. (rhh)