Von der Personalabteilung gesammelte Daten können sehr vorteilhaft sein und tiefgreifende Einblicke liefern, z. B. in die Leistung und das Engagement auf Beschäftigten- oder Unternehmensebene. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Informationen zu sammeln; aber das Abrufen von Informationen aus einer einzigen Datenbank erweist sich als vorteilhafter und weniger zeitaufwändig.

Um die Unternehmensleistung zu verbessern, sind hochwertige Mitarbeiterdaten und genaue Analysen erforderlich. Ein HR-Datenerfassungssystem bietet vielfältige Möglichkeiten zur Analyse von Personaldaten. Die Belegschaft zu verstehen ist der erste Schritt, um ihr Verhalten mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Und zwar so, dass die Bedürfnisse der Arbeitskräfte erkannt, ihre Fähigkeiten entwickelt und ihre Werte sowie die des Unternehmens berücksichtigt werden. Datengestützte Erkenntnisse der Arbeit und der Prozesse können Unternehmen dabei helfen, neue Arbeitsweisen zu entwickeln, die das bisher verborgene Potenzial der Mitarbeiter zum Vorschein bringen.

Auf der Grundlage der verfügbaren Daten können Personalabteilungen das Verhalten der Belegschaft in bestimmten Szenarien vorhersagen und Maßnahmen zur Leistungsverbesserung ergreifen. Darüber hinaus können Vorgesetze das Sozialverhalten einzelner Mitarbeiter, die Zusammenarbeit im Team und mögliche Herausforderungen im Voraus simulieren. In Bereichen wie der Aufgabenzuweisung, der Bestimmung der Teamdynamik und der Auswahl von Führungskräften ist die Datenanalyse ein wertvolles Instrument, um Auswirkungen bestimmter Entscheidungen vorherzusagen.

Die Abteilung für Personalanalytik kann diese Daten auch nutzen, um die Karrierewege der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu verfolgen und die „Verwandtschaft von Positionen“ zu ermitteln. Diese Informationen ermöglichen es, neue Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens zu entdecken, unabhängig von der Geschäftseinheit oder dem Standort.

Eine einzige Datenbank

Das Sammeln von Informationen aus mehreren Datenbanken ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen, da manchmal nicht alle erforderlichen Angaben gefunden werden können. In nicht miteinander verknüpften HR-Systemen sind die Personaldaten mitunter an verschiedenen Orten gespeichert, was den Zugriff erschwert. Wenn sie für einen Bericht erst aus verschiedenen Plattformen zusammengestellt werden müssen, steigen die Kosten und die Analyseergebnisse sind nicht sofort verfügbar.

Nutzen Unternehmen dagegen ein einziges System für die Personalverwaltung, sparen sie Zeit und haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Mit einer HR-Suite finden Personalverantwortliche alle Auskünfte, von der Lohnabrechnung über die Zeitwirtschaft bis hin zu Leistungsbeurteilungen und allgemeinen demografischen Angaben in einer zentralen Datenbank. Dies ermöglicht es Firmen, effiziente HR-Analysen durchzuführen und eine umfassende Bestandsaufnahme des Feedbacks der Arbeitskräfte zu erstellen. Die gewonnenen Erkenntnisse sind für die Entwicklung und das Wachstum des Unternehmens unverzichtbar.

Informationen über die Erfahrungen der Arbeitskräfte können zur Verfeinerung der Talentmanagementstrategie und zur Ermittlung von Kompetenzlücken genutzt werden. Das ist eine großartige Möglichkeit, die Qualität der Belegschaft zu verbessern. Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit einer zentralen Datenbank ist, dass HR-Teams Abfragen Schritt für Schritt verfeinern können, indem sie verschiedene Fragen testen. Die einzige Einschränkung der Analysekapazität ist die Art der erfassten – oder nicht erhobenen – Personaldaten. Es ist jedoch wichtig, dass die erfassten Angaben nicht der einzige Aspekt sind, der im Hinblick auf die Zukunft eines Mitarbeiters in Betracht gezogen wird, da sie verzerrt sein können.

Datenschutz als Priorität

HR-Teams sollten auch nicht vergessen, dass das Sammeln von Personaldaten neben allen Vorteilen auch Risiken birgt. Unternehmen haben die Pflicht, persönliche Daten zu schützen – dies gilt insbesondere für sensible Informationen wie Kontodetails.

Es gibt gesetzliche Vorgaben zum Datenschutz, an denen sich Personalverantwortliche orientieren können. In der Europäischen Union, aber auch in anderen Regionen, sind Unternehmen verpflichtet, Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr relevant sind. Selbst wenn es keine Vorschriften für die Verwendung und Speicherung gäbe, bestünde die Hauptaufgabe der Personalabteilung in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit der Belegschaft. Transparenz, die sichere Speicherung und der verantwortungsvolle Umgang mit den Angaben müssen daher stets oberste Priorität haben.

Henri Schmidt ist Senior Director Implementation & Business Development Germany & Poland bei ADP.

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