Die Triorail Bahnfunk GmbH hat ihre Softwarelandschaft grundlegend modernisiert und dabei sämtliche zentralen Unternehmensbereiche neu aufgestellt. Durch die Einführung des ERP/PPS-Systems TimeLine mit integriertem Dokumentenmanagement steuert das Unternehmen heute Fertigung, Qualitätssicherung und Verwaltung nicht nur digital, sondern auch deutlich effizienter. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem die durchgängige Transparenz, eine lückenlose Nachverfolgbarkeit sowie die spürbare Reduzierung des administrativen Aufwands.
Moderne Funkstandards, wachsende Datenmengen und hohe Anforderungen an Dokumentation und Qualität: Die Triorail Bahnfunk GmbH mit Sitz in Pfaffenhofen steht unter stetigem Innovationsdruck. „Die Anforderungen unserer Bahnkunden bedeuten für uns, dass wir unsere Workflows sowohl in der Fertigung der GSM-R Funkmodule, Terminals und Testsysteme als auch im administrativen und organisatorischen Bereich kontinuierlich überprüfen, überdenken und optimieren müssen“, sagt Jürgen Hofmann, Geschäftsführer des Unternehmens.
Die bestehende kaufmännische Software stieß zunehmend an Grenzen, vor allem bei der Handhabung verschiedenartiger Datenquellen und bei der Seriennummern-Verwaltung. „Artikelspezifische bzw. fertigungsbegleitende Daten und Dokumente haben wir ebenso wie die Seriennummern-Verwaltung überwiegend mit Excel-Listen gemanagt“, berichtet Michael Follner, Qualitätsmanager bei Triorail. Die Folge: hoher Aufwand, erhöhtes Fehlerrisiko und mangelhafte Nachvollziehbarkeit.
Einführung nach klarer Zieldefinition
Im Rahmen eines strukturierten Auswahlprozesses testete Triorail verschiedene Systeme – mit Fokus auf Flexibilität, Transparenz und Praxistauglichkeit. TimeLine ERP überzeugte mit seinem modularen Aufbau, dem integrierten Dokumentenmanagement und der Möglichkeit, individuelle Anforderungen schnell umzusetzen. Auch die Kostenstruktur passte ins Bild. Besonders das DMS-Modul von TimeLine wurde zur tragenden Säule der neuen Struktur. Statt rein archivierter Dokumente bietet es automatisierte Abläufe, revisionssichere Ablage und durchgängige Verknüpfungen mit ERP-Objekten wie Kunden, Seriennummern oder Aufträgen.
“Mit TimeLine DMS haben wir nicht einfach nur unser bisheriges Papierarchiv durch ein Digitalarchiv ersetzt. Vielmehr schafft die Software eine einheitliche Struktur und überwindet organisatorische Grenzen, indem sie Dokumente und Prozesse automatisiert und lenkt. Dadurch konnten wir sowohl die Sicherheit als auch die Transparenz sämtlicher Unternehmensdaten erhöhen. Effektive Suchmechanismen haben für unsere Mitarbeitenden darüber hinaus den Zeitaufwand reduziert und Abläufe vereinfacht – ganz im Sinne von ´finden statt suchen`”, sagt Follner.
Ein wesentlicher Digitalisierungsfortschritt wurde bei der Seriennummern-Verwaltung erreicht. Mehr als 70.000 Triorail-Produkte tragen eine IMEI-Nummer, die nun automatisiert im ERP-System verarbeitet wird: von der Generierung über die Zuordnung bis hin zur Nachverfolgung.
„Früher haben wir deren Verwaltung manuell in mehreren riesigen Excel-Listen durchgeführt. Heute erfolgt die Seriennummern-Verwaltung automatisiert, durchgängig und transparent in TimeLine“, beschreibt Follner den Effizienzgewinn.
Auch bei der Bearbeitung von Rückläufern sorgen ERP- und DMS-Integration für Optimierungen. Das Qualitätsregelkarten-Modul (QRK) dokumentiert Reklamationen vollständig und ordnet Testberichte automatisch der jeweiligen Seriennummer zu. Ergebnis sind verbesserte Prozessqualität und reduzierte Bearbeitungszeiten.
Prozesse neu gedacht – bis ins Detail
Ob Seriennummernverwaltung, Rückläufermanagement oder XRechnung – zentrale Anforderungen wurden im System exakt abgebildet. IMEI-Nummern etwa werden heute automatisch generiert, zugeordnet, eingelagert und nachvollziehbar dokumentiert. Auch Reklamationen lassen sich mit geringem Aufwand revisionssicher dokumentieren – bis hin zur automatischen Testberichtsverknüpfung.
Die Einführung von TimeLine ERP hat bei Triorail nicht nur zu einer Vereinheitlichung der Prozesskette geführt, sondern auch die Basis für kontinuierliche Optimierungen geschaffen.
„TimeLine ist trotz der erst relativ kurzen Einsatzzeit die IT-Basis für Effizienzsteigerungen, verbesserte Transparenz und Durchgängigkeit sowie quantifizierbare Kosteneinsparungen“, fasst Follner zusammen.
Für die Zukunft sind weitere Ausbauschritte geplant – unter dem Leitsatz: „Alles für den perfekten Workflow!“