Verteiltes Arbeiten gehört nicht nur zum guten Ton, es bestimmt vielmehr die Wirklichkeit in der aktuellen Krisenlage. Daher stellt sich die Frage, welche Collaboration-Tools als ein „Must Have“ gelten, wenn so viele Mitarbeiter wie möglich aus dem Home-Office arbeiten? Die Antwort auf diese Frage gibt Nicolas Lange, Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG.
„Unsere Service Adoption Spezialisten bei der BTC AG beobachten heute – in einer Zeit der zunehmenden Arbeit im Homeoffice – neben klassischen Office-Lösungen, vor allem die steigende Nachfrage nach Online Whiteboard Tools wie Miro, Mural oder MS Whiteboard sowie Feedback-Tools wie Mentimeter“, stellt Lange fest. Ebenfalls angesagt, aber eher für die Nische, sind laut Lange Tools für das agile Arbeiten, wie zum Beispiel planITpoker oder WorkBoard für die Arbeit mit Objectives and Key Results (OKR): „Zugleich ist der Beginn der Corona-Pandemie in eine Phase gefallen, in der sich viele Unternehmen ohnehin schon mit der Adaption von Enterprise Messengern wie Slack oder MS Teams beschäftigt hatten.“
Quelle: BTC AGNicolas Lange, Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG.
Auf die Frage zu weiteren „Must Haves“ erklärt Lange: „Eine pauschale Empfehlung lässt sich hier nicht aussprechen, man muss sich auf die jeweilige Aufgabenstellung fokussieren.“ Als Orientierungshilfe führt er drei typische Anwendungsfälle im Homeoffice an: „Kommunikation ist im Homeoffice eine der essenziellen Herausforderungen. Zusätzlich zu Lösungen für Videokonferenzen, sind Tools interessant, die das zentrale Kommunizieren ermöglichen. Das sind Anwendungen, die nicht ausschließlich die 1:1-Kommunikation oder die Kommunikations-Verteilung als Designprinzip verfolgen, sondern wie Microsoft Teams oder Slack als moderne Messenger-Tools gleichzeitig den direkten Austausch von mehreren Teilnehmern ermöglichen. Mittlerweile bieten beide Messenger auch die Möglichkeit, Videokonferenzen zu organisieren.“
Für Unternehmen, die sehr viele Videokonferenzen oder auch Trainings mit Breakout Rooms durchführen, sind laut Lange zusätzlich zu MS Teams auch Ciscos Webex oder Adobe Connect eine gute Wahl: „Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht. Die Videokonferenz-Lösung Zoom hat zu Beginn der Corona Pandemie durch die intuitive und einfache Nutzung gepunktet, gleichzeitig aber drastische Sicherheitslücken offenbart. Zwar hat Zoom schnell nachgebessert und durch Akquisitionen und neue Features die Lücken vor allem in der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung behoben, allerdings dabei auch einen Teil der Nutzerfreundlichkeit eingebüßt.“
Eine weitere Herausforderung sind Dateimanagement-Lösungen. „Hier sind Services in der Cloud, wie z.B. Box, Dropbox Business oder Microsofts Sharepoint Online bzw. One Drive besonders attraktiv“, betont Lange. „Gerade für Unternehmen, die Engpässe bei der Verfügbarkeit von Hardware für alle Mitarbeiter haben, bieten Cloud Dateimanagement-Lösungen gute Möglichkeiten für den sicheren Zugriff auf Dateien. Mitarbeiter können hierdurch auch von privaten Geräten zugreifen und werde durch potenzielle Engpässe wie den VPN nicht beeinträchtigt. Zudem arbeiten die genannten Anbieter konsequent an sicheren Speichermöglichkeiten, die IT Security und Datenschutz auch in der Cloud ermöglichen.“
Vielleicht nicht ganz so naheliegend, aber definitiv eine weitere Empfehlung sind Tools für das Aufgabenmanagement und die Koordination von Projekten – so Lange weiter: „Dafür kann ich – je nach Arbeitsweise – umfangreiche Projektmanagement-Tools wie Jira oder MS Projects empfehlen, Auch ‚einfachere‘ Lösungen wie Trello und MS Planner erfüllen ihren Zweck bei den täglichen Abstimmungsprozessen.“
Laut Lange können durch den Einsatz dieser Tools hohe Produktivitätsgewinne erzielt werden, da sie sehr intuitiv das aufgaben- und zielfokussierte Arbeiten unterstützen. „Ein guter Nebeneffekt ist die Transparenz, die sie herstellen.“, so Lange weiter, „Sie versetzt auch Führungskräfte in die Lage stets über den Stand der Bearbeitung von Themen informiert zu sein ohne Abstimmungs-Meetings einberufen zu müssen.“ (rhh)
