„Für den Versand sensibler Dokumente reicht normale E-Mail völlig aus“ – mit dieser Fehleinschätzung räumt Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG, im Gespräch mit dem Midrange Magazin auf.
MM: Warum handelt es sich denn bei diesem Zitat um eine absolute Fehleinschätzung?
Leschke: Unbestritten, E-Mail hat viele Vorteile: Sie ist etabliert, schnell und einfach zu bedienen. Durch diese Einfachheit wurde sie zum universellen Kommunikationsmittel. Dennoch wird E-Mail nicht mehr wirklich als valides Kommunikationsmittel angesehen aufgrund der überhand nehmenden Flut an Spam-Nachrichten – wichtige Informationen gehen aufgrund der Unübersichtlichkeit in der Masse verloren. Wenn es also um den Versand geschäftskritischer Dokumente geht, hat sie also Nachteile. In puncto Rechtssicherheit konnte sie sich auch nie gegen das Fax durchsetzen.
Quelle: Ferrari electronicMM: Warum ist das so?
Leschke: Dies ist teilweise system- oder architekturbedingt. Denn die E-Mail ist ein „fire and forget“-Dienst, es besteht keine gesicherte End-to-End-Verbindung zwischen Absender und Empfänger. Die gesicherte Zustellung einer E-Mail kann nie garantiert werden. Selbst eine angeforderte Empfangsbestätigung kann auf dem „Rückweg“ vom Empfänger zum Absender verlorengehen. Und das E-Mail-System überträgt Anhänge im schlimmsten Fall mit Viren, Trojanern oder Ransomware und ist anfällig für Phishing.
MM: Warum ist die Übersendung via Fax immer noch ein wichtiger Kommunikationsfaktor?
Leschke: „Können Sie uns ein Fax schicken?“ – wer von uns kennt diese Frage nicht. Für die Hälfte der Unternehmen ist laut einer aktuellen Bitcom-Umfrage das Fax immer noch ein wichtiges Kommunikationsmittel, das häufig oder sehr häufig zum Einsatz kommt. Nur sprechen wir heute oft nicht mehr vom klassischen Faxgerät. Bei Ferrari electronic beschäftigen wird uns schon seit Jahrzehnten mit dem Computer-Fax, d.h. Dokumente werden aus Groupware-Programmen versendet und empfangen. Fakt ist: Im Geschäfts- und Behördenverkehr ist es wichtig, rechtssicher zu kommunizieren, wenn es etwa um Verträge, Bestellungen, sensible Kundendaten oder auch Kündigungen geht. Diese wichtigen Dokumente müssen schnell und rechtssicher übertragen werden. Dafür war lange Zeit das Fax das Mittel der Wahl. Durch den Wechsel von ISDN- zu IP-Umgebungen war es nötig, sich anders mit dem Fax auseinanderzusetzen und einen neuen Standard für den Dokumentenaustausch zu etablieren.
MM: Sie sprechen gerne von Next Generation Document Exchange – kurz NGDX – was verstehen Sie darunter?
Leschke: Wir sind Wegbereiter der Digitalisierung, indem wir bestehende Fax-Technologie aufwerten. Dabei bieten wir Unternehmen einen sanften Migrationspfad zu einer neuen Benutzererfahrung. Die Infrastruktur in Form eines Fax-Servers ist ja meistens schon vorhanden, der von uns beschrittene Migrationspfand ist aber minimal invasiv und nicht disruptiv wie der harte Wechsel von ISDN zu IP, den einige Betreiber gemacht haben. Wir nutzen die Potentiale von IP, werten Dokumente auf und haben für deren Übertragungsweg eine duale Dokumentenverschlüsselung implementiert. Es geht uns um einen sicheren Dokumentenaustausch: um Verschlüsselung, die Etablierung von Sicherheitsstandards, ohne dass der Nutzer etwas einstellen muss.
MM: Was ist daran so besonders?
Leschke: NGDX hebt die gesamte Dokumentenkommunikation auf eine neue Ebene, ist quasi ein Quantensprung in der Kommunikation. Das Ergebnis ist keine simple Datenübertragung, sondern ein rechtssicherer Dokumentenaustausch, der viel schneller und in Farbe von statten geht und auch hybride Formate wie archivierbare PDFs oder ZUGFeRD 2.1 kompatible Rechnungen zulässt. NGDX ist das Herzstück unserer OfficeMaster Suite 7DX. Die Softwarelösung digitalisiert den Dokumentenein- und ausgang, indem sie das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer echten Unified-Communications-Lösung verbindet.
MM: Wie ist es um die Sicherheitsstandards beim NGDX bestellt?
Leschke: Die der Fax-Technologie zugrundeliegende standardisierte Ende-zu-Ende-Verbindung bleibt einzigartig. Wer Sicherheit gewährleisten möchte oder muss, benötigt eine Datenübertragung, die auf direkter End-to-End-Verbindung mit der Gegenstelle basiert, deren Inhalte geprüft werden und die verschlüsselt ist. Gerade Branchen wie Behörden, Healthcare, Versicherungen oder Finanzdienstleister, die mit sensiblen, personenbezogenen Daten umgehen und verpflichtet sind, rechtssicher zu kommunizieren, können enorm profitieren – in IP-Umgebungen ermöglicht ihnen NGDX einen rechtsicheren Austausch von Dokumenten.
MM: Wie wichtig ist die Unabhängigkeit von den Endgeräten, über die sich Nachrichten und Dokumente empfangen lassen?
Leschke: Wir schaffen Unabhängigkeit von Endgeräten durch die Integration in die Groupware der Unternehmen – von ISDN bis IP, alles ist möglich. Unser Ausspielkanal ist der E-Mail-Client. Jedes über die Telefonleitung angebundene Endgerät kann angesprochen werden. Die Software prüft, was die Gegenstelle kann und wählt dann den Versandweg. Somit bleibt NGDX auch abwärtskompatibel zu einem herkömmlichen Faxgerät oder Multifunktionsgeräten. Unsere Officemaster Suite 7DX lässt sich von jedem Endgerät aus bedienen. Das macht orts- und uhrzeitunabhängiges Arbeiten möglich. Durch eine Kopplung an mobile Endgeräte können die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort agieren – der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten der Workflows sind trotzdem garantiert. Das ist wichtig für die Arbeit im Homeoffice.
MM: Welche Standards sind beim Dokumentenaustausch heutzutage dringend erforderlich?
Leschke: Eines ist sicher, die Anforderungen an den digitalen Dokumentenaustausch sind im IP-Zeitalter gestiegen. Gerade in punkto Sicherheit ist der Maßstab sehr hoch: Dokumente müssen sicher, ja noch mehr, rechtssicher übertragen werden. Eine End-to-End – Übertragung und Verschlüsselung sind quasi Gesetz. Lösungen, die dieses Sicherheitsniveau nicht gewährleisten, werden sich nicht durchsetzen können. Aus unserer Erfahrung ist auch der schnelle und nahtlose Einsatz ein Kriterium. Gefragt sind Lösungen, die sich schnell und unkompliziert in Betrieb nehmen lassen und nach Einrichten der Telefonverbindung funktionsfähig sind. Bei NGDX ist nur ein Endgerät erforderlich, zusätzliche Investitionen in Hard- oder Software sind nicht notwendig. In kürzester Zeit ist die Basis für einen zuverlässigen und sicheren Dokumentenaustausch gelegt.
Rainer Huttenloher