Manuelles Procurement ist aufwendig und fehleranfällig. Eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen sorgt für optimierte Lieferketten, entlastet Mitarbeiter und macht wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitintensive Prozesse frei. Worauf Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Beschaffungsprozesse achten sollten, erklärt Sven Mayer, Product Line Manager Business Integration Services bei Retarus im Interview mit dem Midrange Magazin (MM).
MM: Mit welchen Herausforderungen sehen sich Beschaffungsmanager heute konfrontiert?
Mayer: Da es Unternehmen im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun haben, sind sie täglich mit Unmengen an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen, konfrontiert. Bei vielen Unternehmen werden solche Dokumente auch im digitalen Zeitalter noch manuell bearbeitet. Die Mitarbeiter bearbeiten Auftragsbestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten und übertragen diese teils manuell in das ERP-System. Dabei müssen viele Faktoren beachtet werden: Stimmt der Preis? Ist die richtige Menge angegeben? Ist der Liefertermin richtig? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? Die manuelle Datenerfassung ist deshalb sehr zeit- und kostenintensiv. Nicht selten sind auch mögliche Erfassungsfehler ein Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern.
MM: Was können Unternehmen tun, um ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren?
Mayer: Unternehmen sollten ihre Beschaffungsprozesse dringend digitalisieren. Durch eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung lässt sich ein zuverlässiger Informationsfluss im Bestellprozess sicherstellen. Unternehmen profitieren somit von optimierten Lieferketten sowie einer höheren Planungssicherheit im Einkauf und entlasten gleichzeitig ihre Mitarbeiter. Dadurch werden wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitintensive Prozesse frei.
MM: Was müssen Unternehmen bei Digitalisierungsprojekten im Einkauf beachten?
Mayer: Bei der Auswahl einer digitalen Lösung für Beschaffungsprozesse sollten Unternehmen insbesondere darauf achten, dass sich alle ihre Lieferanten, unabhängig von deren technischen Möglichkeiten, auf einer Plattform konsolidieren lassen. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen sollten automatisiert ausgetauscht und ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt im ERP-System weiterverarbeitet werden können. Bestenfalls behalten Unternehmen dabei über ein automatisiertes Monitoring ihre Prozesse und den Bearbeitungsstand ihrer Bestellungen jederzeit im Blick. Um in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite zu sein, muss die Lösung gleichzeitig alle gängigen branchenspezifische Standards unterstützen und die Datenverarbeitung datenschutzkonform in lokalen Rechenzentren erfolgen.
MM: Aber ist insbesondere die Einbindung zahlreicher Lieferanten und verschiedener Lieferantentypen nicht sehr aufwendig?
Mayer: Die Integration großer Stammlieferanten unterscheidet sich wesentlich von der Einbindung kleinerer Lieferanten. Größere A-Lieferanten setzen in der Regel bereits selbst Systeme ein, die auf Electronic Data Interchange (kurz EDI) basieren, um ihre Daten automatisiert in ERP-, SCM- oder Backend-Systemen zu erfassen. Dabei geht es meist um eine Optimierung der vorliegenden Prozesse. Die automatisierte Kommunikation mit B- und C-Lieferanten hingegen gestaltet sich etwas schwieriger, da diese meist nicht dazu in der Lage sind, ihre Bestellprozesse via EDI auszusteuern. Fehlende technische Möglichkeiten, niedriges Bestellaufkommen oder für diesen Lieferantentypen fehlende wirtschaftliche und vom Lieferanten akzeptierte Lösungen führen dazu, dass Auftragsbestätigungen entweder gar nicht versendet werden oder einfach mit einer „Hiermit bestätigen wir…“-Nachricht im E-Mail-Postfach landen. Das manuelle Nachfassen bei Rückmeldungen dieser Art führt zwangsläufig zu einem zeit- und kostenintensiven Aufwand im operativen Einkauf.
MM: Und wie können insbesondere die Beschaffungsprozesse mit kleineren Lieferanten mithilfe von Automatisierungslösungen optimiert werden?
Mayer: Hier leisten moderne EDI-Kommunikationslösungen aus der Cloud wertvolle Unterstützung. An die Retarus E-Procurement Solutions beispielsweise lassen sich beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe und Typ unkompliziert anbinden. Dabei suchen unsere erfahrenen EDI-Spezialisten gemeinsam mit unseren Kunden eine speziell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnittene Lösung und stehen ihnen während des gesamten Automatisierungsprojekts beratend zur Seite. Für nicht EDI-fähige, kleine Lieferanten bietet Retarus spezielle Lösungen, an die beliebig viele Lieferanten mit wenig Aufwand angebunden werden können. So bietet etwa Retarus WebConnect for Suppliers die Möglichkeit, jede Bestellung an kleinere Lieferanten als interaktive E-Mail zu versenden und dadurch nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen zu erhalten.
MM: Und wie funktioniert das genau?
Mayer: Über den in der E-Mail eingebetteten „Check Order“ Button gelangt der Lieferant direkt in das WebConnect-Portal, ohne sich extra einloggen zu müssen. Dort kann er Bestellungen per Mausklick bestätigen, modifizieren oder ablehnen. Im Portal können außerdem Barcodes zur Bestellung als Code oder graphisch ausgegeben werden. Die Erfassung der Daten erfolgt für den Lieferanten damit noch schneller und einfacher, etwa durch einfaches Scannen der Barcodes. Die übersichtliche Darstellung und die einfache, effiziente Bedienung sorgen für höchste Akzeptanz beim Lieferanten und kurze Antwortzeiten. Inhalt und Sprache der Bestell-Nachricht lassen sich für jeden Empfänger individuell einstellen, so dass auch Lieferanten im Ausland unkompliziert an den automatisierten Bestellprozess angebunden werden können. Statische Anhänge, wie zum Beispiel Qualitätsrichtlinien oder AGBs, können der Bestell-E-Mail ebenfalls ohne großen Aufwand hinzugefügt werden. Die Rückmeldung der Lieferanten wird als EDI-Nachricht zugestellt und standardisiert in das ERP-System übertragen. Dort erfolgt die weitere automatisierte Bearbeitung. Dabei behalten Auftraggeber über ein automatisiertes Monitoring jederzeit die Kontrolle über die termingerechte Reaktion ihrer Lieferanten. (rhh)